(11)文秘档案管理制度1XX有限公司文件2005（4）文秘档案管理制度一、目的作用：公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，保证公司机密不外泄，特制定本制度。

二、管理职责：1.管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的执行和贯彻。

2.各部门所涉及的档案资料，有各责任担当负责，应执行本制度所规定的各项条款要求。

3.管理部应对各职能部门文件资料归档进行监督指导。

提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够得到充分利用，并能为公司的经营提供服务。

三、归档资料的范围和内容：1.计划性文件资料。

包括公司的战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划和计划等。

2.批示性文件资料。

包括公司各种指示、指令、考核标准等。

3.法规性文件资料。

包括各种需要贯彻的政府规定、要求、标准等文件，以及公司制定的各类规章制度等。

4.公司的重要决议。

包括公司总经理会议所作的决定、决议等。

5.总结性文件。

包括公司所作的各类工作总结、月度的、季度的、年度的、目标计划完成情况的、项目进度情况的等。

6.凭证性资料。

包括各类产品销售定单、合同书、协议、契约书、台帐、单证等原始记录和凭证。

7.汇报性材料。

包括汇报材料、统计报表、汇总报表、财务报表等。

8.人事档案资料，包括员工登记表、工资核定发放表、人事考勤等。

9.证件性文书资料。

包括法人营业执照、税务登记证、进出口企业资格证书等。

10.馈赠性资料。

包括各种领导、友人、名人、协作单位等赠送的题词、书画、文献资料、有意义的工艺制品等。

11.协作性文件资料。

包括客户技术文件资料、供应商文件资料、封样件、送样件等。

四、文件资料的立卷归档：1.档案的收集凡属本制度第三项所涵盖的文件资料，均应归档统一管理。

各部门应做好资料的分类立卷，会计归档类在年度终结后，由财务部编造清册。

1.2 银行票据有财务部立卷留存，各类报表（应收帐报表、销售报表等）报总经理或其代理人阅后只保留在财务部立卷留存，电脑中的报表应保持连续性。

1.3 采购合同定单、进舱单、箱单、报关单、保险单等有营业部或采购部担当负责分类立卷留存。

1.4 各类客户文件资料、外来协作文件资料由管理部负责立卷留存，统一归档。

1.5 员工应随时注意收集各种信息资料，并报送部门主管。

客户下达的产品仕样书、认定书、环保资料及供应商提供的样本、考察资料等应递交管理部分类归档。

2. 立卷归档的时间2.1 凡具有保存价值的各种文件资料，除营销等专门文件外，均应在一周内递交管理部立卷归档。

2.2 事务所分所需保存的文件资料，可放宽递交时间。

3. 立卷归档的要求3.1 归档的文件资料应完整、真实、准确、印本和底稿、正文和附件应归在一起。

3.2 立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

3.3 立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

3.4 立卷归档文件资料应按一定规律进行排列，分类做好登记，做到查找方便。

3.5 各种实物档案（题词、奖品、牌匾、书画、工艺品等）必须原件归档，并保持完好无损。

五、文秘档案的借阅：1.文秘档案是供本公司员工查阅利用，一般不得对外借阅。

除非经总经理批准，可查阅一般资料。

2.员工查阅资料，仅限于本工作范围的文秘档案，如需查阅非本职工作以外的重要文件资料，需经总经理同意。

3.文秘档案的查阅者应负责查阅资料的完整和完好，不得私自复印、拆散、调换、书写、转借等。

4.借阅文秘档案应妥善保管，若有遗失，将承担一切损失。

六、文秘档案保密要求：1.文档管理人员和借阅利用档案的人员要树立高度的工作责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2.档案管理人员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直至追究法律责任。

3.员工离开本公司，应退还所借档案，文档管理人员离职，应有管理部长监督办理，档案交接之后，方能离开。

附件：文件归档登记表文件归档登记表(12)工程质量文件和记录编制管理制度1工程质量文件和记录编制管理制度1 范围1.1 为了达到工程质量拟定的目标，使质量体系有效运行，各施工单位应编制好质量文件，以保证工程质量。

1.2 质量文件是工程建设质量活动的行为规范，从保证质量的角度上讲它具有法律含义。

1.3 质量记录是证明工程质量达到规定质量要求的记载，反映工程质量的水平。

1.4 质量记录是检验质量体系有效运行的证据。

1.5 质量记录是工序质量动态管理的记载。

1.6 质量记录的大量数据，可以用来分析现有质量水平，找出薄弱环节，从而为提高工程质量提出决策依据。

还可以追溯已完工序，查找存在的问题，为改进质量提供依据。

1.7 本制度适用于龙腾公司发电工程建设工程质量文件和记录编制的管理工作。

2 规范性引用文件2.1 国标GB/T9000-ISO90002.2 国档发第四号《基本建设档案资料管理暂行规定》。

2.3 电力部颁布《电力质量监督大纲》。

2.4 电力部颁布《电力基本建设技术管理制度》。

3 质量文件和记录一般要求如下：3.1 要有系统性，它反映工程建设各个环节的全过程。

3.2 要有可靠性，其数据一定要来自基层，一定要有可靠的试验和检验依据，一定要实事求是，一定要以国家有关规范的原则为前提。

3.3 要有可追溯性，以利反馈分析。

3.4 要有检索性，以利查询。

3.5 文字要通顺，出版清晰，内容要完整。

3.6 要使用法定计量单位和统一简化汉字。

3.7 要符合国家有关规范、规程的规定。

4 质量文件记录的分级4.1 一级（法令性文件）：系指国家规定，经国务院或人民代表大会通过与质量有关的法令及条例。

（如《中华人民共和国经济合同法》为全国人民代表大会通过，《建筑安装合同承包条例》为国务院批准）此部分文件，牵涉质量部分必须遵守。

4.2 二级（指令性文件）：系指中央各部，省市和地区制定，经地方人民代表大会或同级政府批准，与质量有关的法规和规定。

4.3 三级（临时法令性文件）：系指项目法人及监理部门发布的文件，这些文件根据国家标准和上级有关规定，结合工程实际情况而制定的，它具有临时法律性效力。

4.4 四级（指导性文件）：系指本工程各个施工施工单位，根据项目法人制定的质量标准而编制的指导性文件，对指导相应的工程也具有法律效力。

5 质量文件的项目项目法人需要编制的三级质量文件主要如下：5.1 有关质量管理的各类文件。

5.2 有关设计及其评审文件，包括图纸、说明书、概预算书、设计评估、设计审查以及图纸会审、设计变更等文件。

5.3 设备、材料采购文件，包括设备采购计划、订货合同、设备制造、运输保管、化验检验、新材料选用等。

5.4 各类施工管理文件，包括：A 施工组织设计B 作业指导书C 施工测量管理D 施工总平面管理E 施工现场管理F 单位工程开工报告G 不合格项处理H 隐蔽工程验收I 质量事故处理J 分部分项工程验收K 单位工程竣工验收L 工程总体验收6 质量记录的项目工程主要应编制和控制的质量记录如下：6.1 设计变更记录。

6.2 采购质量记录：A 设备监造记录；B 设备开箱及缺陷处理记录；C 设备出厂合格证及检验记录；D 原材料及半成品检验记录。

6.3 施工准备的质量记录：A 施工测量定位记录；B 开工条件考核记录；C 施工图会审记录；D 单位工程作业指导书交底记录；E 培训考核记录。

6.4 施工中的质量记录：A 分部分项作业指导书交底记录；B 施工工序交接记录；C 不合格项处理记录；D 隐蔽工程验收记录；E 焊接记录（包括焊工考核、焊口检验、焊口热处理、焊接工艺评定）；F 安装质量记录（包括锅炉安装的结构安装、水压、酸洗、吹管、保温记录。

汽机安装的找正、扣盖、间隙、保安装置、油质记录。

电气安装的各种测试、校正、整定记录）；G 安装设备的调试和分部试运记录；H 安装自动化程序控制调试的投入记录；I 质量公关和成果鉴定记录；J 质量事故处理记录。

6.5 质量监督记录。

6.6 质量验收记录：A 分部分项工程验收和质量评级记录；B 单位工程验收和质量评级记录；C 工程总体验收和质量评级记录；D 未完工程项目处理记录；E 竣工图纸；F 竣工报告；G 沉降测量记录；H 质量数理统计记录。

（如果有时）6.7 各种施工记录（指国家验收规范和电力部验评项目要求的而各程序名细中又没有规定的各种记录）7 相关联系7.1 属于一级（法令性文件）二级（指令性文件），在文件名细中又没有要求，按照国家有关规定、规程、法令、规定、细则办理。

7.2 质量记录中细目、按国家规范和电力部验评项目划分中名细的要求。

7.3 本规定和一、二级文件和记录有矛盾时，应执行上级文件的要求。