[模拟] 秘书三级技能操作模拟11第一部分案例分析第1题：请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出10处正误点）。

人物：宏远公司经理助理高叶，王总，钟秘书，紫霞饭店前台（声音），公司同事小杨，星辉公司初秘书（声音）物品：文件夹，食品袋，包装盒，支票，电话，纸笔，印章场景：高叶办公室，王总办公室情景一（宏远公司经理助理高叶办公室）早上八点，高叶穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。

办公桌上堆放着文件夹、食品袋、包装盒，地面上有散落的支票。

此时，电话铃响。

高叶：“喂，你好，我是高叶。

”对方：“高叶，台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了？”高叶：“啊，王总，我马上过来。

”对方：“你赶紧过来吧。

”高叶：“好的。

”挂上电话。

情景二（宏远公司王总办公室）王总正在看文件，高叶敲门。

“请进。

”王总发话后，高叶进了办公室。

王总：“台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了？”高叶：“王总，这是接待的计划，请您过目。

”王总：“接待规格、接待准备人员、接待经费，还行。

另外，住宿和旅游观光是怎么安排的？”高叶：“已经安排好了。

”王总：“具体活动时间有没有和对方确认？”高叶：“是这样的，住宿的酒店已经定好，过一会儿再和他们确认一下。

另外，一些商务活动是由我们来定的，旅游观光活动计划确定后，还没有和对方联系。

要不，等他们到再说？”王总：“接待日程定了之后，一定要和对方先通通气，请对方确认一下，否则人家会觉得我们不够礼貌。

”高叶认真听着，并做着笔记。

王总：“你抓紧时间把这几项工作办好吧，他们后到到，观光的事情一定要准备好。

”高叶：“王总，送给客人的纪念品还没定，您有什么建议？”王总：“礼物最好能体现地方特色。

”高叶：“那就买些北京2008年奥运会纪念品吧？”王总：“行。

那好，这件事你来负责，把这个事情办好。

”高叶：“我马上去拿支票借单请您签字。

”王总：“快点吧，我马上要出去开会，你抓紧时间。

”高叶：“好的。

”随后打开门走出办公室（没有再把门关上）。

情景三（高叶办公室）高叶已经换上西装，坐在办公桌前。

高叶：“钟秘书，紫霞饭店前台的电话你那有吗？”钟秘书：“我找找。

噢，在这……”高叶：“等会，等会，我拿支笔。

”钟秘书：“66168000。

”高叶：“66168000是吧，谢谢。

”高叶拿起电话，拨号。

高叶：“喂。

”对方：“您好，紫霞饭店前台。

”高叶：“您好，我是宏远公司高叶，我前几天预订了几间客房，现在想和你们再确认一下。

”对方：“请稍等。

您预订的是一个套房，两个单间，四个标准间，后天入住。

我们已经安排好了，你们还有什么要求吗？”高叶：“没有了，非常感谢。

后天一早我们接待人员提前到你们饭店大堂与您联系。

还有，因为是台湾客人，请注意安全保卫工作。

就这些，再见。

”对方：“好的，再见。

”高叶放下电话：“钟秘书，王总让我负责买给台湾客人的礼物，我实在忙不过来，要不，辛苦你跑一趟吧？”钟秘书：“好的。

”高叶：“就是昨天咱们在华联大厦看到的2008年奥运会纪念品，王总批了2000块钱，你去财务部领一下。

”钟秘书：“好的。

高助理，昨天咱们看了那么多样，到底买哪种？”高叶：“你就看着办吧，差不多就行。

”钟秘书：“那可不行，我可不敢随便做主。

上次买东西，买回来了，结果王总说颜色不好，让我又跑了一趟。

”高叶：“真是啊，昨天应该要本宣传册给王总看就好了。

就这样吧，你还是先去买。

”钟秘书：“那也行。

”高叶：“给星辉公司李总的要档次高一些，就买那款400多块钱的礼盒纪念品，要选黄色，显得大气。

其他8件买168元那款，选红色或者宝石蓝色的。

”钟秘书：“那我就照你说的买了。

”高叶：“就这样吧。

”钟秘书离开，小杨进来。

小杨：“高叶。

”“小杨，有什么事吗？”高叶起身问。

小杨：“我负责台湾客人去亦庄经济开发区的参观接待工作，你要不要先与亦庄经济开发区管委会打个招呼？”高叶：“我正忙着联系星辉公司呢，我这儿介绍信也没有了，要不我给你写一个，盖上章，你自己直接去吧。

”小杨：“行。

”高叶拿出笔和纸，写了介绍信（介绍信没有正文），在落款处盖上章。

小杨拿着介绍信离开。

电话铃又响了。

高叶：“你好，宏远公司。

”对方：“你好，我是星辉公司的初秘书，请问高助理在吗？”高叶：“你好，我是高叶，我正要和你联系，商量你们公司代表团来京的旅游观光活动。

昨天我发给你的计划和路线，李总觉得怎么样？”初秘书：“李总觉得很好。

只是他还想再看看北京近年来的城市建设。

”高叶：“好的，没问题。

我可以在旅游活动中再加上一个城市景观一日游。

”初秘书：“那太好了，谢谢。

”高叶：“不用谢。

”初秘书：“再见。

”高叶：“再见。

”_______“台湾客人，一定要好好接待。

还差什么呢？数码相机，还有北京旅游地图和常备药。

得赶紧准备去。

”高叶放下电话，开始为来宾的接待活动做准备。

参考答案：(1)上班前准备时间不足，并在匆忙中将篮球带入办公室。

(×) (2)办公室物品摆放凌乱。

(×) (3)穿运动服进领导办公室，不符合企业秘书的着装要求。

(×) (4)在领导的要求下能迅速赶到。

(√) (5)公司支票掉在办公室地上，粗心。

(×) (6)进领导办公室先敲门，有礼貌。

(√) (7)主动征询领导的意见并做好记录。

(√) (8)及时为领导决策提供合适的建议。

(√) (9)为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。

(√) (10)出领导办公室不关门。

(×) (11)提前预订酒店并进行确认。

(√) (12)能重视来宾的安全保卫工作。

(√) (13)请下属帮忙购置赠送来宾的礼物，注意了人力资源的配置。

(√) (14)介绍信写法不规范。

(×) (15)印章没有盖在署名上。

(×) (16)公司印章随便放在办公桌上，没有做好安全工作。

(×) (17)与来宾秘书进行及时的信息沟通，做好接待工作。

(√) (18)接待计划周详，并能提前请领导确认。

(√) (19)能根据实际情况修改接待计划，有灵活性。

(√) (20)对来宾接待中的设备需求考虑周到，并能及时做好准备。

(√)详细解答：第2题：请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出10处正误点）。

人物：行政秘书钟苗、总经理（声音）物品：投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本场景：办公室、会议室情景一秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前，正在整理文件，这时电话铃响了！钟苗很快拿起电话：“喂，请问您找谁啊？”听筒中传来总经理的声音：“钟苗啊，你通知一下，今天下午2点在一楼会议室召开各部门经理会议，讨论下个月的工作安排。

我要用一下投影仪，你安排一下。

”“好的。

”钟苗答应着放下话筒，时钟特写：10点钟。

钟苗打开计算机主机电源，然后又打开显示器电源，（特写）钟苗的手机放在显示器旁。

计算机启动后，钟苗打开邮件发送窗口，在窗口中写会议通知。

屏幕特写：会议通知各部门经理：兹定于今日（3月20日）下午2：00在一楼会议室召开各部门经理会议，请务必准时出席。

总经理办公室××年3月20日发送完毕，钟苗想了想，自语道：“还是再用电话通知一下保险。

”她拿起话筒，拨号。

钟苗：“张经理您好。

王总让我通知您今天下午2点在一楼会议室开会，具体情况您可以查一下邮箱，我已经给您发过去了。

”放下话筒，钟苗继续拨号：“刘经理您好。

今天下午2点钟在一楼会议室……”（画面淡出）情景二会议室，时钟特写：13：30。

会议室中只有钟苗一人，她正在连接笔记本电脑和投影仪。

投影仪通风口处堆着一些文件，几乎挡住了通风口。

连接好后，她先打开投影仪电源开关，再打开电脑开关。

启动后，投影未显示计算机上的信号。

钟苗按下笔记本电脑上的Fn键与F8键（特写），墙壁上显示出图像，但不清楚而且画面倾斜。

钟苗调整机器的支架使画面正常。

钟苗调整投影仪的镜头旋钮，进行对焦，直到墙壁上画面清晰。

钟苗看了一下表，自语道：“还有10分钟才开会呢，先把镜头盖盖上吧。

”她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头（特写）。

钟苗坐在自己的位置上，打开“会议记录本”，在上面写着什么。

_______参考答案：(1)秘书着装正确。

(√) (2)接听电话及时。

(√) (3)电话应答语不正确。

(×) (4)计算机开机顺序错误。

(×) (5)手机有磁性，不能放在显示器边。

(×) (6)能够选择正确的发送会议通知的形式。

(√) (7)会议通知没有写明会议内容。

(×) (8)会议通知落款日期应该用中文格式。

(×) (9)能够及时完成经理交办的任务。

(√) (10)能够提前到会议室做好设备准备工作。

(√) (11)不能遮挡住通风口，以免影响机器散热。

(×) (12)笔记本电脑与投影仪连接正确。

(√) (13)开机顺序正确。

(√) (14)能够正确切换电脑的输出方式。

(√) (15)能够解决画面倾斜现象。

(√) (16)能够正确进行对焦。

(√) (17)不应用镜头盖遮挡镜头，这样容易导致元器件损坏。

(×) (18)有做会议记录的意识。

(√)详细解答：第二部分工作实务第3题：背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的工作任务。

便条高叶：法国威尔玛公司总经理凡尔纳一行6人将于5月5日抵京，由于双方是初次见面，所以迎送工作一定要做好做细。

请你把涉外迎送工作程序的相关知识以书面形式报给我，如果没有问题，则打印出来发给所有参与迎送工作的相关人员。

谢谢！行政经理苏明××年×月×日_______参考答案：安排涉外迎送工作程序： (1)确定迎候人员。

本着身份对等的原则，参加涉外迎送仪式的有与主宾身份相当的主人以及随送人员，还要有翻译。

(2)准备迎宾的物品。

如果双方互不相识，则需要准备一块牌子，上书来访团体的名称或主宾的名字，用对方都看得懂的文字，书写工整。

如果决定送花，一定要用鲜花，不可以用黄白两色的菊花或百合花。

献花人应为年轻的女性。

要按照来访团体的人数和主宾的身份决定接客人的车辆。

(3)见面讲究礼节。

双方见面以后，主人一方的秘书先把自己这方的主要人员介绍给主宾，然后由主宾或他（她）的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。

双方握手互致敬意。

有的国家来宾习惯先行拥抱礼、合十礼、鞠躬礼等，我方均应做出相应表示，不可表现出勉强。

献花人献上鲜花。

然后主人马上引领客人上车。

秘书要注意关照客人的行李，提醒客人检查行李，不要有遗忘。

如果出现客人的行李丢失问题，秘书或其他随从人员应该留下来向航空公司方面交涉，而让客人先行。

(4)送行前的拜访。

在拜访前秘书应该打电话给对方的秘书，告知将去拜访的时间和主要人员的身份，提醒其做好准备。