[模拟] 秘书三级技能操作模拟13第一部分案例分析第1题：请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出15处正误点）。

时间：上午9点地点：秘书办公室人物：业务部秘书初萌、业务部经理冯建、客户王佳必备物品：计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品（报纸等）情景一（初萌办公室）初萌身穿职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆放凌乱。

经理冯建推门进来：“初萌，下星期的会议通知你准备好了吗？”初萌起身：“哦，冯经理，都整理好了。

”初萌在乱放的文件堆里找来找去：“您稍等啊，哪去了？哦，在这儿！给您。

”拿出一张纸递给了冯经理。

冯经理：“你的工作习惯该改改了！对了，一会儿你先给我印盒名片，要总经理那种的。

还有，明天香港的孙老板到京，你再落实一下宾馆。

”初萌：“好的。

冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。

”冯经理：“嗯，你去订吧。

我现在有个急事要马上出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。

”初萌：“好的，您放心吧。

”冯经理走出房间。

情景二初萌翻找出大上海宾馆电话。

初萌：“你好！是大上海宾馆吗？”宾馆前台：“您好，大上海宾馆，愿意为您服务。

”初萌：“我是宏远公司。

5月19号我公司订了一个套房，我们下周五到。

请问房间都准备好了吗？”宾馆：“请稍等，我马上查一下。

对！没问题，在1508房间。

我们恭候客人的到来。

”初萌：“1508房间，谢谢，再见。

”边说边记下来。

宾馆：“再见！”情景三初萌正打算关电脑，有人敲门。

初萌：“谁呀？进来！”王佳推门而入：“你好！请问这是业务部吗？”初萌坐在那里，抬眼看着来人：“这里就是。

你找谁？”王佳：“冯经理在吗？我跟你们冯经理约好了。

”王佳说着掏出名片，双手递给初萌。

初萌用左手接过名片，随手放在桌上，同时马上变得热情起来，招呼道：“啊，刚才冯经理还等您呐。

不过这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他马上就回来。

您先坐。

”初萌让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人（特写）。

“您是习惯喝茶还是开水？”客人：“不客气，都可以。

”这时，电话铃响起，铃响四遍后，初萌拿起电话：“谁呀，打错了。

”挂断。

初萌坐下后开始与客人交谈。

初萌：“我在报上经常看到对您公司的宣传，我想买你们那个新产品，可以优惠吗？”王佳犹豫着：“……我回去给你想想办法。

”初萌：“您知道吗？我们公司刚刚研制出的WEC产品，马上就要投入市场了。

这回，我们能大赚一笔。

哎，你们公司待遇怎么样啊？……”（淡出画面）_______参考答案：(1)着装符合要求。

(√) (2)环境不整洁，办公用品摆放凌乱。

(×) (3)能够提前准备会议通知。

(√) (4)能熟练操作办公室事务.提醒上司的工作安排。

(√) (5)能够用电话确认为上司订客房。

(√) (6)订房间没有事先查对标准。

(×) (7)电话语言规范正确，认真记录。

(√) (8)没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。

(×) (9)对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。

(×) (10)接名片动作不规范。

(×) (11)接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。

(×) (12)送饮品能征得客人意愿。

(√) (13)没有遵循接电话“响铃不过三”的原则，电话接应不及时。

(×) (14)对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。

(×) (15)不懂得与客人沟通时的语言禁忌，为个人谋私利。

(×) (16)没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。

(×) (17)随便问客人公司的待遇情况。

(×)详细解答：第2题：请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。

人物：宏远公司总经理助理高叶、总经理李蒙、钟苗、五个部门经理物品：挂钟、电话、计算机、优盘、投影仪、会议室茶具、矿泉水、资料、手机、烫伤膏、服装场景：高叶办公室、会议室、洗手间、书柜情景一上午，宏远公司经理办公室挂钟指向8：10，电话铃响起三遍后仍无人接听，断掉。

电话铃再次响起，只见高叶一身正装匆匆进门，抓起电话：“抱歉，你好!宏远公司高叶。

”电话中：“高叶啊，我是李蒙。

”高叶愣了一下马上回应：“啊，李经理您好。

不好意思，我来晚了，正要给您回电话呢。

昨天您要的那本企业形象策划书不在我手里，我找到再送过去好吗?”李蒙：“一会儿开会就要用了，你怎么搞的嘛!快点啊，9：00带到会议室来吧!”高叶：“好的好的。

”高叶放下电话回身在书柜的资料中着急地翻着，自言自语着：“明明放在这里怎么会没了?”(特写：书柜中的资料摆放无序，有些资料一碰就散落下来。

)这时有人敲门。

听见敲门声，高叶说：“请进。

"钟苗进来：“哟，找什么呢?这么着急?”高叶：“上周弄出来的那本企业形象策划书找不到了，一会儿开会要讨论呢。

”钟苗：“在我这里嘛。

你真是贵人多忘事，你让我去加一张图片，我还问你要不要填跟踪卡来的。

”说着递过手中的资料和一个优盘。

高叶：“对对，看我真是忙晕了。

”高兴地接过东西，翻看资料：“图片加上了，太好了。

幻灯片的模板用的是这里的标志吧?”钟苗：“对，应该没问题。

”高叶：“会上要给经理们看的，我再检查一遍。

”钟苗：“那我先回去了。

”高叶：“好，好，你先去会议室查看一下会议要用的东西和投影仪，我马上到。

”高叶打开计算机，把优盘插上审看着幻灯片。

情景二会议室里，会议桌上物品摆放规范。

(特写：茶杯、记录用的纸、笔放在座位前的桌面上、投影仪在桌上。

)几个部门经理围坐在会议桌旁，总经理李蒙正在讲话：“前面的几个事就这样定了，现在看看我们上次讨论修改的企业形象策划书，大家再提提建议。

”高叶打开投影仪开始介绍：“为了让大家更清楚地了解，已经修改的部分我们做了个幻灯片来说明……”(声音淡出)这时钟苗来给李蒙的杯子续上开水，又去给别人续水。

这时，高叶的手机忽然响了，她说：“不好意思。

”立即起身出去接听电话，却碰翻了旁边的杯子，开水泼到旁边的王经理的手上，王经理痛苦地甩着手。

高叶忙关掉手机拿起一瓶矿泉水倒在王经理的手上，便拉起王经理向外边走边说：“太对不起了，赶紧用凉水冲冲。

”(特写：玉经理在水池边用凉水冲手，高叶拿了毛巾和一管药膏轻轻擦干后给王经理敷上药。

两人来到高叶的办公室，高叶给车队打电话：“你好，车队吗?我是高叶，王经理烫伤了，要安排一个车送他去医院……")高叶回到会议室，李蒙关切地问：“怎么样啊?”高叶：“上了药，已经派车送去医院了。

散会后我再去看看，您放心吧。

”李蒙：“好在你还有些应急的药品，以后真要注意了。

”会议还在进行。

(声音淡出，画面淡出)_______参考答案：(1)上班迟到。

(×) (2)着装符合要求。

(√) (3)电话应答语符合要求。

(√) (4)没有做好开始工作的准备(事先没有做好开会的准备)。

(×) (5)书柜的资料摆放无序。

(×) (6)借出的资料无跟踪卡登记。

(×) (7)交代的工作有检查。

(√) (8)知道使用有公司标志的幻灯模板。

(√) (9)对会议要用的文件事前检查。

(√) (10)正确要求检查会议用品。

(√) (11)会议用品准备到位。

(√) (12)会制作幻灯片。

(√) (13)会议中没有关闭手机(或设置成振动)。

(×) (14)会中接听手机有道歉。

(√) (15)有应急的必要生活常识。

(√) (16)备有应急药品。

(√) (17)考虑到了后续事务安排。

(√) (18)忘记安排陪同就医的人员。

(×)详细解答：第二部分工作实务第3题：背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条高叶：以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：上午开董事会议，所有的经理都参加；上午给参加员工培训课的新员工讲话；中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；下午会见丽康公司销售部经理张建。

请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。

谢谢！行政经理苏明2013年3月15日_______参考答案：苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：详细解答：第4题：背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。

便条高叶：公司准备设立一个销售分公司，你协助他们制定一个办公设备和家具的预算采购方案，你先设计一下编制预算的基本程序交我过目。

谢谢！行政经理××××年×月×日_______参考答案：编制采购预算的基本程序： (1)确定预算的核算基数。

确定预算的核算基数实际上是要确定采购费用的总额。

(2)进行市场调研。

可以通过上网等各种方式了解所要采购产品的型号、价格、功能等详细信息，根据实际需要进行确定。

(3)确定采购产品的种类及型号价格。

(4)编写预算方案。

(5)征求意见，完善方案。

详细解答：第5题：背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

备忘录至：秘书——高叶自：行政经理——苏明日期：××年×月×日内容：公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。

另外，请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。

谢谢！_______参考答案：设计办公结构和布局需要考虑的因素： (1)职工的人数。

人数多，需要的空间就要大，费用也要增加。

(2)购买或租用的面积。

面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。

(3)机构的建制、办公空间的分类。

如需要多少个部室。

(4)组织经营的性质或内容。

如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为主，办公室不应安排在公司的大门旁边，接待区一般安排在离门较近的区域。

(5)部门间的工作联系。

确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。

如将业务相关联、相衔接的部门安排为近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。

(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。

(7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。

(8)办公室要根据组织的发展变化，在设计上讲究灵活性，如采用容易站立、移动或拆除的间隔物等，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。

销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型： (1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。