体系文件基础知识
什么是体系文件？ •如果你是一名新员工，上班第一天就要你 开始工作，你能够做到吗？
体系文件就是：
按照文件 流程
体系文件就是：
质量体系文件是描述质量体系活动的法规性文件，是质量体系的 主要部分。 体系文件一般包括：手册、程序文件、记录、操作规程、规章制度 、岗位职责。体系文件一般划分为三个或四个层次。管理体系一 般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，是现代法定企业管 理制度中的题中之义。
体系文件的内容
•文字叙述程序： •一、目的（WHY）说明为什么开展该项 活动说明为什么开展该项活动
•二、适用范围（WHERE）
体系文件的内容
•活动涉及哪些部门的哪方面工作 •三、职责（WHO） •哪个部门或岗位完成相应的工作 •实施部门、实施人员的责任和权限
体系文件的内容
• 四、程序要求： • 按活动顺序列出开展该项活动的细节（方法 记录） • 注：一定要注意工作开展的先后顺序和逻辑 关系
4.2.1 内部培训
• 4.2.1.1 人事科负责督促各单位（部门）按照《年度 培训计划》开展培训工作，指导、监督培训工作相 关事宜。
• 4.2.1.2各县局（分公司）的二级培训计划及费用预 算由县局自行管理、控制，在计划内开展的内部培 训无需再向市局（公司）进行申请，填写《县局内 部培训申请表》在各县申请、审批即可。
是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能 沟通意思，统一行动。
体系的作用
提高工作质量，帮助员工按步骤按要求完成作业
三
级
文
为管理层提供必要地质量信息，以便及时发现存在的问题
件
作
用
有利于对公司职员开展培训，提高职员素质
注：体系文件是对怎样工作或作业的科学描述。对工作细节的正确描述， 保证现场工作环节准确无误地进行，使现场处于受控状态。即工作人员 在现场工作过程中，如果确实按照工作文件的要求去操作，就可以避免 出现差错。
讨论
我们在日常的工作中会接触到哪些体系文 件？
部门通常有的接触 到的体系文件
• 岗位说明书
• 业务操作类作业指导书（含流程图）
• 管理类作业指导书（含流程图）
• 标准类文件
• 表格
体系文件的结构
•公司级手册 •阐明公司的综合管理方针，并描述其包 含的综合管理体系的文件 •包括：方针/目标、组织结构、职责、 管理原则 引用程序
体系文件的内容
•五、记录表格：
•本程序中所有需要填写的表格和记录。注 （其他文件中需要填写的表格不在此列出 ）
•六、相关文件 •与该程序有关联的所有其他文件
员工教育培训制度
• 3 职责 • 3.1 市局（公司）人事科负责对全市员工的教育培训工作归口管
理，对所属各级部门的培训进行指导、监督、检查； • 3.2 各县局（分公司）、营销中心、物流中心负责对所属基层部
质量管理体系文件的内容及级文件的作用
方针目 标
质量手册
组织质量管理的总方向和目标 组织质量管理方面纲领性文件
程序文件
针对各职能部门，质量手册的支持性文件
作业指导书、检验规定、技术图纸、技术 规定、管理规定/制度、外来文件等
表格记录
质量管理体系的基础文件 为质量管理活动提供客观证据
质量管理体系文件类型及 作用
4.2.1.6各县局（分公司）内部培训工作流程：
• 1）培训组织部门根据县局（分公司）年度二级培训计划及预算 ，填写《县局内部培训申请表》在县局（分公司）内部申请、审 批；
• 2）拟订培训方案或培训通知、以及培训项目预算； • 3）组织培训，在培训实施过程中进行培训管理，包括签到、考
• 4.1 培训计划
• 4.1.1 每年12月份各单位（部门）安排所属内训师开展下 一年度的培训需求调查，根据调查结果拟定《年度培训 计划》，经单位（部门）主管审核后送人事科审核，作 为市局（公司） 拟定年度培训工作计划的参考依据。
• 4.1.2 市局（公司）根据当年预提职工教育经费总额，结 合各单位（部门）上报的培训计划，制定《年度培训计 划》行文下发。
体系文件的结构
•程序文件（支持质量手册） •描述某项活动的途径及方法的文件 •注：特指标准要求形成程序的条款。
•包括：法规与企业管理科依据ISO9001 标准要求制订的程序
体系文件结构
• 作业指导书（支持程序文件） • 针对对某一作业具体操作过程、方法、 标准或要求的描述。 • 过程作业指导书 • 设备维护作业指导书 • 监视测量类作业指导书 • 任职资格及培训要求 职位说明书
体系文件结构
• 表格和记录（支持程序或作业指导书） • 体系运行过程中使用的各种记录表格及形 成的记录。 • 包括标准要求的记录 如：文件控制记录 内部审核记录 培训记录 • 与产品直接有关的其他记录
我们运用的体系文件是从哪些方面写的？
• 部门的目标和职能活动都有哪些？ • 如何实现目标及完成职能活动，是否复杂？ • 这些活动是否组成一个完整的流程？并需要形成流程图
• 4.2.1.3市局（公司）各科、室、中心按照审核后的内训项 目及核定的预算总额开展培训，计划内开展的内训无需 再向市局（公司）进行申请，拟定培训方案或通知下发 后，按照相关管理制度组织实施即可。
• 4.2.1.4 培训结束时，应进行考核测验，由培训师负责监 考，考核测验题目由培训师于开课前递交培训实施部门 负责人进行审核，特殊专业培训应安排有关专业人员协 助、配合。
？ • 如果没有文件规定新员工是否能够操作？ • 活动和方法本身是否有问题，需要通过文件规范和改进
？ • 其他部门是否也会就同一工作内容有同样的规定要求？ • 是否有需要与其他部门协调的工作内容（要标明）？
通常看到的体系文件
•由谁做（WHO） •规定做什么（WHAT） •何时做（WHEN） •在何地做（WHERE） •如何做（HOW） •如何控制（谁来控制，怎么控制）
门培训工作的具体安排、督导、检查； • 3.3 市局（公司）机关各科、室、中心，县局（分公司）机关各
股室，各烟叶站、稽查队、服务大厅（客户部），物流中心综合 办、储配部、送货部，营销中心综合部、订单部、采供部、品牌 部等接受各层级管理部门对员工教育培训工作的指导、监督、检 查，负责对本部门员工教育培训工作的具体实施。