集团有限公司总部办公区管理手册编制：行政办公室实施日期：2016年1月1日目录一、总则 (3)二、办公纪律管理 (3)2.1办公日常管理 (3)2.1.1办公区行为规范 (3)2.1.2办公区礼仪 (4)2.1.3办公区着装 (4)2.2固定资产管理 (4)2.3办公用品管理 (5)2.4名片管理 (5)2.5公司报刊、邮件收发管理 (6)2.6办公设备使用 (6)2.7计算机网络管理 (6)2.7.1计算机配置标准 (6)2.7.2上网管理 (7)2.7.3 OA系统管理 (7)2.7.4公司官方网站管理 (7)2.7.5机房管理 (7)2.8办公电话的使用管理 (8)2.9办公室钥匙管理 (8)2.10公司访客及来宾参观接待管理 (9)2.10.1访客接待 (9)2.10.2访客接待时间要求及服务提供 (9)2.11前台值班管理 (9)2.11.1迎客接待 (9)2.11.2送客接待 (10)2.11.3电话规范 (10)2.11.4日常工作要求 (10)2.12员工工作证管理 (10)2.13办公室布置管理 (10)三会议室管理 (13)3.1会议室名称及功能配置 (13)3.2会议室的使用划分与预订 (13)3.2.1会议室的使用划分 (13)3.2.2会议室预订 (13)3.3会议室的日常管理与维护 (14)3.4会议室纪律 (14)四安全卫生管理 (15)4.1清洁管理 (15)4.2绿化管理 (16)4.3消防管理 (16)五办公室楼面管理 (17)5.1公共区物业管理 (17)5.2用餐管理 (17)5.3办公区打卡管理 (18)六附则 (18)一、总则1.1文明办公环境是公司形象和员工素质的综合体现，创建文明办公环境也是公司每位员工的责任。

为加强办公区管理，保持安全、有序、舒适的工作环境，规范员工的行为，营造良好的工作氛围，特制定本管理手册。

1.2集团总部办公区由集团行政办公室统一管理。

二、办公纪律管理2.1办公日常管理2.1.1办公区行为规范（1）应严格遵守《员工手册》关于员工标准、员工守则、员工管理条例的各项规定。

（2）应遵守工作制度。

上班作息时间内要坚守工作岗位，不得迟到、早退，不得溜岗、串岗、擅离职守，违者按公司相关制度处罚。

（3）在公共区域不得闲坐聊天，不得坐在工作台、各类箱柜和办公桌上，违者每次扣罚绩效5分。

（4）保持办公场所整洁，不得在办公区域乱扔废纸、污物，办公场所内墙面、门面、桌柜面不得随意张贴；个人办公区域和桌面不得摆放与办公无关的物品；桌椅、桌面文件资料、物品要摆放整齐；要符合公司规定的6S管理标准；违者每次扣罚绩效5分，情节严重者每次扣罚绩效可达10-20分。

（5）严禁上班时间在办公区打瞌睡，违者每次扣罚绩效5分。

（6）不得在办公区吵架斗殴，违者每次扣罚绩效5分，情节严重者每次扣罚绩效可达10-20分，直至开除。

（7）不得在上班时间玩网络或手机游戏。

违者每次扣罚绩效5分。

（8）不得随意翻阅他人文件、资料，未经允许不得私自开启他人办公设备，一经发现或举报核实，每次扣罚绩效5分，造成他人财物损失的应照价赔偿。

（9）办公区严禁任何形式的娱乐游戏和赌博，违者每次扣罚绩效10分，情节严重者开除处理。

（10）办公区人员应收藏好文件、资料，整理好办公桌椅及其他物品，下班离开时应检查灯光、电脑等设备是否关闭或上锁。

违者每次扣罚绩效5分。

（11）最后一个离开办公区的人员或值班人员要检查电脑（包括显示器）、复印机及相关物品的电源是否关好，并注意关灯、锁门。

2.1.2办公区礼仪（1）员工在办公区内与上级、来宾、同事相遇，要主动点头微笑、致意或礼貌问好；如遇领导应加以职称，如“董事长好、×总好”；如遇来宾参观访问时，应称“先生好”、“女士好”，并停留、侧立、礼让先行，微笑点头致意。

如正在工作状态，起立、点头致意后应立即投入工作，不得观望、议论或拍照。

（2)对前来办事、联系业务、来访的客人，不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”，要认真倾听，热心引导，快速衔接；在与内部人员确认后，要为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址，或引导到要去的部门。

2.1.3办公区着装1）办公区内员工个人仪表应整洁、衣着正规。

禁止穿背心、T恤衫或拖鞋等不得体衣饰上班，违者每次扣罚绩效5分。

2）男性员工的一般着装要求：夏天穿衬衣、西裤；穿衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣。

3）女性员工的一般着装要求：不得穿低胸衫、透明衣衫或其它有碍观瞻的奇装异服。

4）员工有外出活动或重要业务洽谈时应着西装。

5）员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并一般不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。

2.2固定资产管理2.2.1固定资产（除IT设备外）由行政办公室负责管理，IT设备由信息技术科负责管理。

各管理部门要根据业务需求提出固定资产购置、租入、报废、毁损等申请。

要建立管理台帐，详细记载资产名称、规格、型号、外形尺寸、价值、产地、编码、使用年限、购入日期、存放地点、使用部门和使用责任人等信息，并在实物表面标示编码牌。

应定期或不定期会同财务中心进行资产盘点。

2.2.2使用部门根据谁使用谁负责的原则，办理领用手续，归口到人管理，对本部门所使用的固定资产的完好性、安全性负责。

2.2.3固定资产增置（1）固定资产的增置权集中在营运管理中心。

使用部门应向上级主管和行政办公室（或信息技术科）提出购买申请，经集团董事长审批后由行政办公室（或信息技术科）负责询价采购。

（2）行政办公室（或信息技术科）、财务中心和使用部门应每半年对帐一次，使帐实保持一致。

行政办公室（或信息技术科）牵头，每季度对办公区固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。

2.2.4减损处理。

固定资产报废时，由使用部门提出申请，经行政办公室（或信息技术科）核实、报集团董事长批准后，各部门同时销帐。

对非正常损失减少的固定资产要查明原因，追究责任。

若固定资产发生人为严重损坏、遗失或盘亏，应查明原因并视情况追究相关责任人或责任部门的责任。

2.3办公用品管理2.3.1办公用品由行政办公室统一管理，各业务部门不得另行安排办公用品的配置和发放。

2.3.2公司办公用品分为消耗品和耐用品两类。

行政办公室设专人分别负责采购、保管、发放。

2.3.3办公用品申领（1）由各部门根据实际需要填写《办公用品申领单》，将所需增配办公用品的数量、用途填写入表，经本部门负责人签字交行政办公室专人对申领表内容进行核查，不合规定或超出标准的予以驳回，经行政办公室审核后，根据发放情况及时汇总统计库存进行采购。

（2）行政办公室建立办公用品采购、库存、发放管理台帐。

采购入库时填写《办公用品入库单》，由专人逐件验收，对规格质量不符合要求的商品要及时通知经办人退换。

已验收合格的进仓物品，如规格、数量与发票一致的在送货单上签收，凭证报销；行政办公室设专人发放办公用品；建立员工领用台帐。

（3）办公用品保管员应对进仓物品进行登记，分类放置，完备物品进出仓账册登记，定期清查实物、核对账册；同时做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，确保安全。

（4）对非第一次申领的耐用办公品，实行以旧换新，包括圆珠笔、签字笔、订书机、计算器、笔筒、尺子、剪、刀、胶纸座、起钉器、文件架等。

2.4名片管理2.4.1公司新入职的经理级以上员工、其他需要印制名片的员工、需要更改名片内容的员工、需要增补印制的员工应填写《名片印制申请表》，由部门主管签批确认，集团办公室负责在5日内印制完毕。

2.4.2名片印制者的职务须与实际工作相符。

因工作需要经主管领导签批确认后，可以使用比实际高的职务头衔印制名片，但不享受其实际职务和薪资待遇。

2.4.3公务、客户名片须在公司内共享使用，不得占为己有。

2.5公司报刊、邮件收发管理2.5.1办公区公私报刊、外来邮件、外发公文由前台负责收发。

2.5.2外发函件要求：（1）各部门因公需外发函件，经办人员应于每天下午17：00点前将函件送到前台，分别填写速递、平信外发登记表。

（2）每天下午17：30点前，前台文员应将当日外发函件清点交邮差寄发，最晚不得累积至次日9：00。

2.5.3外来邮件管理：（1）外来邮件一律经公司前台签收分发。

（2）凡挂号、包裹、网购快递、货运单等由前台文员通知收件人到前台当面签收。

不论公私邮件前台应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置积压。

2.5.4报刊收发。

前台文员每天对送来的报刊、杂志应对照清单分类清点，及时挂取更新报夹及杂志栏。

2.6办公设备使用2.6.1行政办公室负责公司办公设备管理，其他人员不得擅自拆装和维护。

2.6.2不得随意开启他人电脑设备及查阅相关资料，如有特殊情况，须征得对方本人和其部门负责人的同意后方可使用。

违者每次扣罚绩效5分。

2.6.3办公桌椅实行个人负责维护保管制，按谁使用、谁负责的原则，如人为损伤或划痕，资产使用人承担相关维修费用。

2.6.4部分暂无人使用的办公桌椅日常维护及保管由所属区域部门负责，如有损坏，将由该部门第一负责人承担相关责任。

所属区域的确认由行政办公室按就近原则决定。

2.6.5严禁擅自挪用或更换个人办公设备（含电脑、桌椅、活动柜、电脑主机架等），违者每次扣罚绩效5分。

2.7计算机网络管理2.7.1计算机配置标准（1）公司所有的计算机可分为两类：办公用台式计算机与办公用笔记本计算机，配置标准如下：（2）如无特殊需要，计算机均不配置刻录机和音箱；如有需要，请提交集团董事长批准。

（3）计算机的主要配置将随着市场新产品的推广而相应提高。

2.7.2上网管理（1）为满足集团管理和上市公司信息管控要求，公司逐步实施INTERNET访问痕迹管理。

（2）禁止在上班时间内访问游戏、娱乐、黄色、反动、毒品类网站，禁止个人上班炒股，禁止从事与工作无关的事项。

2.7.3 OA系统管理（1）公司OA系统由营运管理中心信息技术科管理和维护，并提供技术支持服务。

（2）不得用于广告、游戏等与工作无关的信息内容的传输，不得利用OA系统收发私人信件。

（3）员工应尽可能减少在OA服务器上占用的空间，将个人文件定期下载到计算机中的个人文件夹内。

公司OA系统中的公共文件夹是为了共享工作中的相关电子消息，公司员工不得用来存储大量数据；不得滥用公共文件夹，违者将取消相关使用权限。

（4）当组织架构调整、部门职能调整、岗位调整、人员异动、权限调整发生后的1个工作日内，OA管理员应报经部门负责人审批后，将OA相应调整和更改完成。

（5）新进员工入职当日，OA管理员应报经部门负责人审批后建立其OA使用权。

（6）离职员工或请假超过15个工作日的员工离开岗位的当日，OA管理员应报经部门负责人审批后取消其OA使用权；请假员工复岗后的当日，恢复其原有OA使用权。