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合同与订单评审控制程序

修订履历

1. 目的

对顾客合同与订单进行评审,使与顾客有关的质量、环境、HSF过程能有效控制,确保满足顾客合同与

订单要求。

2. 范围

适用于对所有顾客合同与订单需求的评审。

3. 定义

3.1常规合同与订单

已形成大批量生产产品且客户要求未发生变化的产品的合同与订单。

3.2特殊合同与订单

3.2.1顾客与本厂首次签订的合同与订单;

322新产品(包括首次量产及停产12个月产品)的合同与订单;

3.2.3过去已经正常生产但要求发生变化的产品的合同与订单;

3.2.4订单交付日期不符合公司正常交货周期的订单;

3.2.5其它常规合同以外的合同与订单。

4. 职责

4.1销售部:

4.1.1负责组织相关部门进行销售有关的特殊合同与订单的评审,及签订(合同涉及销售负责人签署时);

4.1.2负责销售有关的常规合同与订单的审核,及签订(合同涉及销售负责人签署时);

4.1.3负责与顾客之间的协调与联络工作。

4.2品质部:

4.2.1负责组织相关部门进行质量/环保有关的特殊合同的评审,及签订(涉及质量负责人签署时);

4.2.2负责质量/环保有关的常规合同的审核,及签订(涉及质量负责人签署时)。

4.3技术部、品质部、工程部、物管部参与特殊合同与订单的评审,对有关技术要求、质量要求、交货期、数量、包装、

货款结算方式及交付等条款进行评审。

4.4总经理:顾客合同的签署(涉及法人代表人签署时)。

5. 流程图(见附件一)

6. 工作程序

6.1接收到顾客的销售合同与订单后由销售部销售员进行编号和分类,并按“常规订单”或“特殊订单”分别

录入ERP系统组织评审。

6.1.1订单编号方式如下:

x xx_ xx xxx

I ------ 序号(001 〜999)

月份(01〜12 )

--------------------- 年份(取后两位,如 2015年,用15表示)

__________________________ P (只适用于计划订单)

6.1.2合同的编号参照《外来文件管理规程》的编号方式。

6.2常规合同与订单的评审

6.2.1常规合同

621.1 涉及销售有关的合同,如采购合同、保密合同等,直接提交销售部长审核,按合同要

求签署;

6.2.1.2 涉及质量、环保有关的合同,如质量保证合同、环保协议等,由销售部转交给品质部

长审核,按合同要求签署。

6.2.2常规订单

销售员将顾客的订单交由销售部长审批后由销售员统一录入EPR系统,直接下发形成生产计

戈叽

6.3特殊合同与订单的评审

6.3.1特殊合同

6.3.1.1 涉及销售有关的合同,由销售部进行初步的评审,填写于《合同评审记录表》,根据合

同的内容提供给技术主管、物管部长、工程部长、品质部长评审,最终提交总经理批准;评审结

果可以符合,则按合同要求签署;

6.3.1.2 涉及质量、环保有关的合同,销售部销售员转达给品质部组织评审,品质部进行初步

的评审,填写于《合同评审记录表》,再根据合同的内容提供给技术部长、物管部长、工程部长

评审,最终提交总经理批准;评审结果可以符合,则按合同要求签署;

6.3.1.3 评审结果不符合时,应统一由销售部部长或品质部长整理与顾客进行沟通,直到所有合

约内容达成共识。

6.3.2特殊订单

6.3.2.1 销售员将顾客的订单交由销售部长审批后由订单管理员统一录入ERP系统,经销售

长、技术部主管、物管部长、工程部长、品质部长评审后,应对评审的内容及意见做出具体说明;

最终提交副总经理批准;

6.3.2.2 评审取得一致意见后,销售部将审批的顾客订单提交给顾客;

6.3.2.3 评审意见与顾客要求不一致时,由销售部销售员负责与顾客沟通,并对沟通取得一致

意见的订单组织重新评审;

6.3.2.4 订单评审应在二个工作日内完成,如顾客有特殊期限应予以满足;销售部销售员负责

跟进;

6.3.3各评审部门应围绕以下内容进行评审:

6.331 销售部长对交付方式、交付地点、价格、付款期限进行评审;

6.3.3.2 技术部主管对顾客新产品的设计或变更的可行性、完成时间进行评审;

6.3.3.3 物管部长对能否满足顾客交期和材料采购时间进行评审;

6.334 工程部长对产品工艺、效率及工装设备等是否满足要求进行评审;

6.335 品质部长对检验项目、顾客质量要求、环保要求等进行评审;

6.3.3.6 对于新品和显着更改的产品,技术部和工程部要特别对制造可行性和风险进行评审;

6.337 评审过程中,应注意对顾客要求、有害物质减免及其他隐含要求的评审与产品相关的法

律法规要求及应确定任何附加有害物质减免要求的评审;

6.3.4评审过程中,若涉及文件上的修订应按照《文件控制程序》执行。

6.4合同与订单的修订

6.4.1当顾客的要求发生变化时,销售部销售员应根据顾客的更改内容,编制《合同修订记录表》提交各相关部

门进行评审。如顾客对产品性能、质量要求、环境、有害物质减免等发生变化时,评审要求按特殊合同与

订单要求评审;

6.4.2因公司原因需要对顾客要求进行更改时,各相关部门应形成《合同修订记录表》,交由销售部

销售员与顾客进行沟通,经顾客同意后,销售部内勤知会品质部通知各相关部门执行。

6.5记录的保管

6.5.1顾客订单应由销售部进行整理和归档保存;

6.5.2顾客合同应由品质部/销售部按照《外来文件管理规程》要求,交由办公室档案员归档保管。

7. 相关文件

7.1《外来文件管理规程》

7.2《文件控制程序》

8. 相关记录

8.1《合同评审记录表》

8.2《合同修订记录表》

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