电子与 纸质档案数字化
2015.5.28
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声 像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
档案数字化副本移交
• 6、档案数字化副本移交
• （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数 据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应 的图像数据档号一致。
• （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档 案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确
二、文书类电子档案的移交
• 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价 值并归档保存的电子文件。
电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、 格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。
• 5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合《文 书类电子文件数据存储结构要求》的要求的数据存储结构。
• 6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据《文书类电子文件元数据方 案》检查元数据，必选项不得缺失；依据《天津市文书类电子文件数据存储 结构要求》检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办 文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需 与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交 的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。
2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时， 其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。
档案数字化副本移交
• 3、纸质档案数字化
• （一）纸质档案的扫描色彩模式统一采 用彩色模式，一般较差等，可适当 提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF
• 简化整理以件为单位的档号规则：全宗号、
档案数字化副本移交
• 4、扫描后的原始图像应按照《纸质档案数 字化技术规范》（DA/T31-2005）和《陕西 省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》 （2009）的要求，做好图像优化处理、目 录建库、数据挂接等工作。
档案数字化副本移交
• 5、非纸质载体档案数字化
• 扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹 下。扫描图像档号命名规则为文件级档号 全宗号、归档年度、保管期限、机构（问 题）、件号，中间以“-”连接。
档案数字化副本移交
• 3、科技档案及专业档案的档号
• 案卷级档号命名规则：全宗号、分类号 （专业代号）、案卷号、顺序号（或件 号），中间以“-”连接。
• 照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫 描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照 片建议扫描分辨率≥400dpi，5吋以下照片 建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图 像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描
档案数字化副本移交
• 视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量， 采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频 码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率 设为720*576，音频设定音频采样率为 48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精 度设为16。
档案数字化副本移交
• （二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采 用不同的命名方式。
• 1、卷内文件 • 扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫
描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺 序号，中间以“-”连接。具体形式为：全宗号-目 录号-案卷号-案卷顺序号。
档案数字化副本移交
• 2、归档管理文件
• 7、电子档案的格式要求：移交电子档案中版式文件格式应使用国家标准OFD、 CEB/X格式或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF格式，应将原格 式转换成上述版式格式，转换后原格式保留。
文书类电子档案的移交
• 9、电子档案的数据移交：电子文件的移交 可采用离线或在线的方式进行。在线移交 电子档案应通过全市电子政务内网或电子 政务专网移交。离线移交的载体介质一般 为光盘、硬盘或磁带，推荐使用一次性写 光盘；移交载体内电子档案的存储结构要 符合《文书类电子文件数据存储结构要求》
据结构应符合《文书类电子文件数据存储结构要求》，元数据应符合《文书类电子文 件元数据方案》； • （二）电子档案的格式应符合国家标准要求。应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许 的版式格式，目前允许使用PDF或者PDF/A格式； • （三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中 著录相关信息； • （四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后 移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； • （五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年； • （六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转 换、数据封装、数据移交等功能的系统。
文书类电子档案的移交
• 离线和在线两种 • 离线方式是指通过介质将数据移交到档案
管理系统中，采用此方式进行电子公文归 档，需要电子公文在文件处理系统中进行 一定时间的存留，在规定的时间内集中向 系统进行移交。作为一种过渡，随着网络环境的健全，这种
方式会随之减少。
对电子文件的要求：
• （一）电子公文形成单位应指定有关部门或专人 负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责， 制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导 电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。
• 2、各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责； 各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作 进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案 接收的职责。
• 3、各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向 同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可
• 4、电子档案移交的基本要求： • （一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的格式组织档案数据，数