1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看短劇? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信?
如何提升 Email 的處理效率
•一進信箱第一個動作就是把所有信件的 主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作
3. 溝通不良
4. 授權不足
5. 組織／制度的障礙
6. 他人的錯誤
7. 優先順序的衝突
8. 工作情緒與情境
9. 完美主義
10. 會議
自我檢查
1、我是否難以說清一天裡幹了些什麼？ 2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？ 3、我是否做了實際上不需要做的事？ 4、我是否常常越權處理？ 5、我是否往往對某些任務要花費更多的時間？ 6、我是否難以按時赴約？ 7、我是否經常會忘記接下去準備做的事？
溝通 向員工或團隊蒐集資料 推銷概念、產品或一項服務 解決問題 作重要的決策 危機的處理
有效率的會議
1. 會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動 2. 有效率的會議需要小心的準備與紀律 3. 每一個會議都意味著高成本
3-1 參與人員薪資 3-2 準備所花的成本（人力, 時間） 3-3 心理成本 3-4 機會成本
如何計劃一個有效率的會議
1. 考慮是否非要會議才能解決問題 2. 決定會議目的 3. 決定參加人 4. 準備議程 5. 決定合宜的設備, 場地與時間 6. 跟催動作
如何計劃一個有效率的會議
1. 考慮是否非要會議才能解決問題
有以下狀況時, 你不應該召開會議：
電話或是書面通知即可解決問題 關鍵人物不能參加 準備時間不夠 外界因素可能會浪費會議時間 成本太高
如何計劃一個有效率的會議
2. 決定會議目的
通知或解釋（最好準備書面資料） 訓練或指示（需要練習） 收集資訊（怎麼做？） 說服式
無論哪一種目的, 你必須清楚的知道你想從會 議所達到的目標
如何計劃一個有效率的會議
3. 決定參加人
人越多, 效率越差 不一定所有人要全程參加, 安排每一階段 所需的參加人 考慮參加人所需的背景資料
有些無謂的請托 有些臨時的邀約
不緊迫的事
計畫之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查
有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷
艾森豪規則
陷阱一:時間的配置不對
•Reaction消極回應 vs Proaction 積極 掌握
•危機就是轉機 •規劃重於做事 •最好的控制是預防 •預防勝於處理
80% 成效
Are You Lonely ???
Then call a MEETING!!!
Group Discussion--
進行很差的會議
進行很好的會議
會議不夠有效率的原因：
開會時討論沒有焦點 會議資料未事先備妥 開會時沒有擬妥會議流程 關鍵人物沒有出席 延遲開始，一路延誤
正確的開會原因：
2、訂定目標並擬訂計畫，使時間的應用更具 效用 3、切實執行計畫，研究造成時間浪費的原素 及因應之道改掉浪費時間的習慣，成為掌 握時間的主人
時間計畫表
工作 起止時間 使用時間 優先順序 備注
如何管理你的EMail
葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它
.
先問自己以下這幾個問題
日干擾圖
〔次〕
干擾頻 率
78
9 10
時間〔時〕
11 12
13 14
15 16 17 18 19
工作與體力配合的情況
工作要求與體力水準
5
4
一開
3
始就做
最重要
的工作 2
1
生產力高 的時間
9:00
10:00 11:00
12:00 1:00 2:00 工作時間
3:00 4:00 5:00
注︰陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提升
时间管理课程
2020年7月16日星期四
時間資源的重要性
孔子─“逝者如斯夫，不舍晝夜。” 沙士比亞－ “時間的無聲的腳步，是不會因為我們
有許多事情要處理而稍停片刻。”
管理大師彼德杜拉克－時間是最稀少的資源，除非 時間被妥善管理，否則任何其它資源皆無法被 妥善管理。
時間資源的重要性
★ 時間就是金錢 ! ★ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰! ★ 生命是時間的累積，浪費時間即等
x
365 ＝ 29,200
yy
x
365
＝
(A)
MM x
30
＝
(B)
29,200 - {(A)+(B)} ＝
從現下起我尚有
天的時間
(24 x
＝
小時)
光陰似箭, 歲月如梭??
加油 !!!
如何提升工作效率
如何提升工作效率
1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈周一到周五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好
時間壓力 為什麼我的時間總是不夠用？
「如果你正坐在一台火熱的爐子上，一 分鐘就像一小時，但是如果你是在做某些 愉快的事，一小時就像一分鐘。」
──愛因斯坦 你承受著時間壓力之苦嗎？現代人在越 來越少的時間裡，塞入更多的事，但是大部 分的時間太忙，是因為我們選擇要這麼忙。
1. 干擾等待
時間損耗原因
2. 同事間的需求與輔助需求
重要的事 不重要的事
? ? 1 st
2 nd
急 AC 重
? ? 3 rd B D 4 th
輕
緩
正確的行事優先順序
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事 不重要的事
1 st 急
3 rd 輕
2 nd 重
4 th 緩
緊急
20% ~ 25% I
不緊急
65% ~ 80% II
重要
25% ~ 30%
15%
15%
III Less than 1% IV
思考遲頓, 適 合散心, 放鬆 (Check)
下午
冷靜, 溝通 (Action, Plan)
晚上
Relax, 人文, Thinking
1.發球: EMail 2.電話敲定事 情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中 專案
1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調
陷阱四: 有求必應
會花太多時間, 時間不夠會犧牲第二項 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要？
•不好意思拒絕請托的原因 •接納請托比拒絕請托容易 •擔心觸怒請托者 •想要做廣受愛戴之好人 •不知如何拒絕他人之請托 •每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠
”, 可以適當地拒絕.
我現下的年齡是 歲 月
80
1.大型專案丟 球 2.組內專案丟 球 3.給予組員做 事方向/做事重 點 4.創造議題
1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Update 計畫 3.議題收尾 4.傾聽溝通
1.想想目的是 什麼? 意義何 在? 2.有沒有辦法 提升自己的價 值? 3.計畫/ 規劃
時間管理三步曲
1、記錄自己的時間，追蹤流向，診斷並分析 時間運用的狀況
於慢性自殺!
時間的獨特性
(1)供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何 情況下都不會增加，但也不會減少。因此，管理者無法針對時間 進行開源
(2)無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。 不論管理者願意或不願意，管理者都被迫按一定的速率消費時間
(3)無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說，時間是 任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。
不合理的時間配置
I.
45% 處理危機
II 5%
IV
15% II.
35%
明智的時間配置
I
1.重要的事情著重在 Plan
Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check
Check 著重在 Action
2.重要的事情要逐漸地交給
II
信任的部屬, 這叫 “灌能”
陷阱二: 拖延
•除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 •不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情
•養成速戰速決的習慣 •將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完
成每一塊的任務 •完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做
完 80% 一般
陷阱三: 事必親躬
韓非子.八經 •下君,盡已之能 •中君,盡人之力 •上君,盡人之智
諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. •為何事必親躬? •因為怕部屬取代 •不放心部屬, 不信任部屬 •要求標準過高
•the Vital Few & the Trivial Many •柏拉圖法則 •花最少的力氣, 獲得最多的效益 •你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於
20%的時間=>也就是說80%的努力是與成 果無關的
80/20原理意示圖
瑣碎的 多數事物
80% 時間
重要的 少數事物
20% 時間
20% 成效
•養成習慣, 一天只有三個時段看 Email •除了急件以外, 集中時段回信
看Email 的時段分發
時段 09:10 13:00 16:30 22:00
信箱 公司 公司 公司 私人
回信 V X V V
備注
Email資料夾的分類
•Reply: Private, 公務 •Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事