人事档案管理制度全文
【人事档案管理制度全文】
1.目的：
为保证人事档案材料的完整性和安全性便于档案材料的使用和管理
2.制定依据：
档案管理标准化程序
3.试用范围：
公司各部门
4.制度内容：
4.1人事档案的定义：
是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料;
4.2人事档案的类别：
4.2.1员工人事档案类型：基本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、健康档案等七类
基本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等
薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等
绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等
培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录等
技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等
履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等
健康档案：包括员工健康证、体检记录等
4.3人事档案的建立：
4.3.1电子档案建立：
4.3.1.1根据档案类别核定员工编码及档案编号
4.3.1.2按档案编号在“人事管理信息”中录入员工个人基本信息：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证等信息员工考核、竞职、奖励(获得奖金和荣誉证书)、处罚(书面严重警告、无薪停职检查、开除)由劳动关系管理员根据相应文件录入“人事管理信息”并存入员工个人档案袋中
4.3.1.3电子档案的动态管理：
4.3.1.3.1员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具
4.3.1.3.2员工入司时在录入员工电子档案的同时必须对员工照片进行扫描记入个人电子档案
4.3.1.3.3员工入职时必须详细录入员工入司前经核实的从业经历和有关个人职业发展的重要信息如取得的主要工作经验、成果和业绩等;
4.3.1.3.4员工的培训经历是关系员工职业发展的主要依据员工入司时必须详细记录员工的职业培训经历和获得的培训证书和取得的培训成果员工在公司工作期间的培训经历必须及时记入电子档案以便查询
4.3.1.3.5有关员工信息的变更必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新每月末对档案进行备份以确保电子档案的安全管理 4.3.1.4员工合同信息由劳动关系组按批次提供合同签订汇总表和合同原件劳动关系管理员根据合同签订汇总表核对合同确认无误后在合同签订汇总表上签字劳动关系管理员根据合同在“人事管理系统”中更改员工合同信息更改完毕后将合同放入员工档案中存档 4.3.2纸介质档案建立：
录入系统后的员工档案按七类档案分类统一装入“档案袋”中,在“档案袋”清单上填写档案资料名细档案袋上写明员工姓名、性别及档案编号按档案类别顺序存放在相应的档案柜中(当月入职的员工资料应在当月完成档案录入及存放工作)
4.4人事档案的管理：
4.4.1人力资源部对收集的人事档案材料按规定进行整理并按在职人员档案、离职人员档案进行分类、编号、排架
4.4.2对人事档案应建立登记和统计制度建立各类档案名册严格执行保密制度确保档案的绝对安全和准确无误
4.4.3根据安全保密便于查找的原则人事档案应严密科学地保管库房内应保持清洁整齐和适宜的温湿度
4.4.4对人事档案的接收、传递必须严格手续有案可查查借阅人事档案应严格按借阅程序办理
4.4.5人事档案调动：
4.4.
5.1调动：员工因工作需要调动时应按规定填写“调动申请表”(跨部门调动和部门内部调动)劳动关系管理员接到已审批完毕的调动申请表后在“人事信息管理”中录入调动信息并将其信息调入相应的部门或分公司打印新岗位工作牌调动申请表于每月中旬或月底统一存入员工个人档案袋中
4.4.
5.2任免：员工因工作需要被任免后根据公司的任免文件在“人事信息管理”中录入任免信息并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中
4.4.
5.3离职：员工办理完毕离职手续后将其相关证件的原件退还离职员工本人并将其档案归入离职人员档案
4.5人事档案的使用：
4.5.1档案的查询、借阅：
4.5.1.1副经理级以下员工原则上只能查询/借阅个人档案;
4.5.1.2副经理(含)以上人员可直接查询/借阅所管部门员工档案跨部门查询/借阅员工档案需附有分管总监审批的签呈经人力资源部经理批准后方可查询/借阅(附件一)
4.5.1.3档案中的个人资料只用于公司办理相关事务原则上人力资源部人事劳动关系管理员不对个人提供档案办理其它事务(如照片、身份证复印件、学历证复印件等)
4.5.1.4以上查询/借阅需在“档案查询/借阅登记本”上做登记查询/借阅档案者不得私自复印员工档案工作原因需复印的须经人力资源部经理批准后由劳动关系管理员操作复印借阅档案者应在规定借阅期按时归还完整的档案逾期者按每天5元进行处罚;如将借出的档案丢失者视情况将给予XXX处罚。