§3.2总账系统初始设置
（三）关闭“科目初始数据录入”功能 尽管不同财务软件关闭“科目初始数据录入”功能的方法有所 不同，但都是在科目初始数据试算平衡后才能关闭。 1.提示关闭：这类财务软件，只有科目初始数据试算平衡后，系 统就会提示用户是否关闭“科目初始数据录入”功能。一旦关闭 该功能，即使有权限的操作员也不能操作，但在以后每年年 初，该功能模块将被开放。因此，用户关闭“科目初始数据录 入”功能一定要小心谨慎。 2.记账关闭：这类财务软件，只要有凭证记账（科目初始数据试 算平衡是凭证记账的必要条件），系统将自动关闭“科目初始 数据录入”功能，初始数据不能再录入和修改，只能浏览处于 只读状态。
本节结束
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（二）账簿选项 1.打印宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度， 包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。 2.证账套打：是指用友公司专门为用户设计的套打 纸型，能够适用于各种表单与账簿的打印机输出。 3.打印输出方式：按月排页、按年排页
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（三）权限选项：详细控制 1.制单权限控制到科目 3.操作员进行金额权限控制 5.出纳凭证必须经由出纳签字 7.允许修改、作废他人凭证 9.制单、查询控制到辅助核算 11.查询客户往来辅助账 2.制单权限控制到凭证类别 4.凭证审核控制到操作员 6.凭证必须经由主管会计签字 8.可查询他人凭证 10.明细账查询权限控制到科目 12.查询供应商往来辅助账
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三.数据权限设置：只有账套主管有权操作 功能权限的细化；与选项功能中相关设置配合起来才能生效。 数据权限设置分为记录权限设置和字段权限设置两个方面： （一）记录权限设置 对具体业务对象进行权限分配。设置时，先在系统管理中定义 用户（或角色），然后选择业务对象，最后再进行详细授权。 （二）字段权限设置 对业务对象（如单据等表单）中包含的字段（即指标）进行权 限分配。设置时，先启用涉及有表单的子系统（如采购管理系 统），然后选择某一子系统中的具体表单，最后进行详细授权。 注意：一旦对某业务对象启用“字段”级权限控制，在没有具体 授权之前，系统将默认所有操作员对此业务对象没有读写权限。
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四.金额权限设置：只有账套主管才有操作 功能权限的细化；与选项功能中相关设置配合起来才能生效。 （一）金额权限设置的类别 1.科目金额级别设置 （二）金额权限设置的方法 1.先设置各级别不同限制科目的各级别金额 2.然后再给不同操作员进行授权使用 （三）金额权限控制的范围 1.此控制对调用常用凭证生成的凭证、期末转账结转生成的 凭证和从外系统转来的凭证不进行控制。 2.操作员如果要使用超过授权的金额，就必须让账套主管先 授权签字。 2.采购订单级别设置
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五、常用凭证设置 （一）设置常用凭证的意义 提高制单速度，减少录入工作量，在系统预置，随时反复调用。 （二）设置常用凭证的方法 1.专门定义常用凭证：主要通过以下几项内容来设置。 （1）编号 （3）凭证类别 （2）说明 （4）详细信息
2.保存当前凭证为常用凭证：将编制并保存的凭证设置成常用 凭证。此处设置只需要给该张凭证确定一个代号和说明即可。 3.常用凭证举例：如提取现金、生产领料、支付料款、收回货 款和销售产品等 。
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（四）其他选项 1.外币核算：“固定汇率”即在制单时，一个月只按当月月初固 定的汇率折算本位币金额；“浮动汇率”即在制单时，要按当日 汇率折算本位币金额。 2.本位币：显示在建立账套时设置的本位币名称和编码，例如 人民币RMB。 3.辅项排列方式：是指部门、个人和项目排序方式是按编码排 或按名称排。 4.分销联查凭证IP地址：使用网络版本财务软件时，在这里 输入分销系统的网址，就可联查分销系统的单据。 5.启用调整期：调整期启用后，要加入“关账”操作，在结账之 后关账之前为调整期，在调整期内填制的凭证为调整期凭证。
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二．选项设置：有凭证、账簿、权限和其他四个选项。 （一）凭证选项：四个方面。 1.制单控制：主要设置在填制凭证时，系统进行的操作控制。 （1）序时控制 （3）赤字控制 （1）现流项目录入 （2）支票控制 （4）受控科目 （2）自动填补凭证断号
2.凭证控制：主要是对凭证后续加工处理的操作控制。 （3）结算方式及票号录入（4）主管签字后取消其他签字 （5）同步删除外部系统凭证 3.凭证编号：系统编号、手工编号 4.现流窗口：显示内容、显示方式。
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（二）科目初始数据的试算平衡
1.试算平衡的原理和内容：录入过程：自动完成“上下级科目”之 间的试算平衡。“试算”功能单独进行“一级科目”之间的试算平衡。 有以下两种平衡原理： （1）借贷必相等原理：具体包括：“借方期初余额合计=贷方期初 余额合计”和“各期借方发生额合计=各期贷方发生额合计”两项内 容。 （2）会计恒等式原理：按照“资产=负债+所有者权益”或“资产+成 本费用=负债+所有者权益+收入”的原理进行试算平衡。 2．科目初始数据的试算平衡：如果试算结果不平衡，必须根据 校验报告中的提示信息与手工准备的平衡数据进行依次逐项进行 核对、检查和更正，直至试算平衡。
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总账系统虽然可以与其他子系统共享使用事先建立的大量基础 档案，但还有一些初始化工作专属于总账系统，主要包括：
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科目期初数据录入 选项设置 数据权限设置 金额权限设置 常用凭证设置等
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一.科目期初数据录入 （一）科目初始数据录入的方法 1.常规会计科目录入的方法：只需要录入末级科目的初始数据。 2.辅助核算科目录入的方法：有以下两种录入方法： （1）分别装入：分直接录入、相互一致。 （2）自动生成：只需录入辅项，科目自动生成。 3.科目初始数据录入的内容：因建账时间和账户格式的不同而不同。 （1）年初建账时：只需要录入末级科目的年初余额。 （2）年中建账时：既要录入末级科目的，还要录入累计发生额。 （3）金额式账户：只需要录入末级科目的本位币初始数据。 （4）外币金额式账户：既要录入本位币，还要入有关数量。