数字档案管理系统——高校标准版用户操作手册上海新影捷信息技术有限公司二00九年九月目录一、立卷归档 (3)二、馆藏加工 (10)三、档案管理 (11)1、档案审核 (11)2、档案鉴定 (12)3、档案统计 (16)3.1 馆藏统计 (16)4、三性检查 (17)三、档案服务 (17)1、档案查询 (17)1.1 基本查询 (17)1.2 高级查询 (18)1.3 通用查询 (21)1.4 全文查询 (22)1、档案利用 (25)2.1 借阅登记 (25)2.2 借阅审批 (27)2.3 借阅管理 (28)3、档案打印 (29)四、系统配置 (31)五、系统管理 (38)1、用户管理 (38)1.1 部门维护 (38)1.2 人员维护 (39)2、权限定义 (41)2.1 数据权限 (41)2.2 系统权限 (41)2.3 档案门类权限 (43)2.4 角色管理 (43)2.5 用户角色赋权 (44)3、数据管理 (44)3.1 数据备份 (45)3.2 数据还原 (45)4、代码维护 (46)5、操作日志 (47)六、结束语 (49)一、立卷归档功能介绍立卷归档：各个单位或部门用本单位的账户登录系统，对本单位或部门的档案进行预立卷操作，由原来的纸质立卷变为数字立卷，便于管理和查询。
1.1当你点击立卷归档时会出现如图所示的画面：1.2 选择你要录入的档案门类点击进入，例如点了‘教学’如图所示：1.3 接着点击你要录入的档案这里点‘教学综合’作为例子，点击后出现如图所示：在这里需说明一下，上图所圈之处是可以点击的，有提示，左边的是‘菜单放开’或‘菜单收起’。
右边的是‘查询放开’或‘查询收起’。
1.4 如上图，当点击案卷时会出现如下所示，填写上面的查询条件，再点击“查询”按钮，即可按条件查出所有符合的记录显示下面，不输入条件则查询出所有记录，下面有5个按钮。
下面分别来说说它们的作用。
将鼠标放在以上字段处点击会出现有个前头标识，有向上的（表示按照升序查的）有向下的（表示按降序的）。
点击条目上的附件数量如下图所示：即可查看附件和上传附件，操作页面如图：其中，点击“返回”按钮，可返回到列表界面；点击“上传附件”可进行附件的上传，接着有个筛选框，当选中时上传的附件是要进行ocr识别的，默认情况下是要进行ocr识别的，当不选时则表示此次上传的附件不需要进行ocr识别，下图是要进行ocr识别的，如下图所示：点击“点击这里选择附件”按钮，即可出现要上传文件的路径选择，选中文件，“打开”即可，如下图所示：这样，选中的文件就会出现在附件列表里面，在点击“上传”按钮，这是附件便开始上传，等到该附件下方出现所有文件上传完毕的红色字样，则说明已上传完毕，点击“关闭”即可，如下图所示若所选文件错误，可点击“取消所有上传”，即可清除列表中选中的文件；若正在上传的文件需要停止上传，可点击列表中该附件后面的“删除”。
1.5 “录入”按钮。
当点击“录入”时会弹出如下图所示窗口：可根据业务需要录入数据，当不想在录入数据时就附件上传录入完后可点击“保存”按钮，如果想在录入记录时就想附件上传可在录入完数据后点击“保存并附件上传”，并且支持连续录入。
保存并附件上传可直接上传附件与该条目挂接，附件的操作与1.4中所述相同。
1.6 “修改”按钮。
当点击“修改”按钮时会出现如下图所示：修改记录后可点“修改”按钮保存修改记录。
1.7 “批量修改”按钮。
顾名思义就是选中几条记录一起对其进行修改。
当点击它出现如下所示：按提示操作，可同步增加，同步减少，同值修改，最后点“保存”保存修改信息。
1.8 “删除”按钮。
可一条一条删除，也可多条一起删除。
1.9 “上报”按钮。
点上报即将状态变为“立卷上报”并在档案管理中的档案整理中显示1.10 “组卷”按钮。
此按钮在“待组卷文件”列表下面，选中要同批组卷的文件（可多选），点击“组卷”按钮。
组卷页面如下两个图所示：（本系统提供了两种组卷方式，一种是组成新的案卷，另一种是在案卷列表中选中案卷，将文件添加到已存在的案卷中，用户根据需要进行选择）二、馆藏加工功能介绍馆藏加工：主要是档案馆的人员对本馆的纸质档案进行数字化的预立卷操作。
基本操作过程和“立卷归档”部分一样，可参考上面第一部分进行操作。
三、档案管理功能介绍档案管理主要分为三部分：档案审核：对所有完成数字化预立卷并上报的档案的信息进行审核，编号，修改，删除，查看等。
档案鉴定：对几个字段的鉴定和管理。
档案统计：对所有馆藏档案按照保管期限进行数量统计，用表格或柱状图的方式展现。
三性检查：主要针对其真实性，完整性，有效性进行检查是否合标准。
1、档案审核1.1 当点击“档案审核”然后选择要选的档案，例如选择“教学综合”会出现如下图所示:此操作与“立卷归档”中的操作基本相同。
因此不再赘述。
主要来看看上图的5个按钮的作用。
在此之前，先说一下列表显示第一列。
当你点击“查看”时会出现如下图所示查看详细：1.2 “审核”按钮。
当点击它时会出现如图所示的画面，选择“审核通过”或“审核退回”并“填写退回意见”再提交，若“审核通过”则该记录的状态将由“立卷上报”改为“上报成功”。
相反状态将改为“上报退回”并在“立卷归档”中显示。
1.3 “自动编号”按钮。
当“审核成功”状态为“上报成功”后可点此按钮进行自动编号。
自动编号成功后，则该记录的状态将由原来的“上报成功”改为“整理完成”。
1.4 “修改”“删除”“批量修改”与“立卷归档”中的“修改”“删除”“批量修改”操作一样，可参考具体操作，此处略了。
2、档案鉴定2.1 点击“档案鉴定”再点击“保管期限鉴定”接着选择档案（这里例子是选了教学综合档案）出现如图所示：2.2 若什么都不输入点击“查询”则查询出所有如图示：其中“返回”按钮可返回到“查询”页面如图所示：2.3 选中要鉴定的条目，然后点击“鉴定”按钮出现如图所示：2.4 可点击列表中的第二列“[查看]”可看到详细如图示：2.5 在“目标保管期限”的下拉框中选择需要的期限，“备注”中可填写，可不写，然后点“确定”按钮鉴定此条目。
2.6 “密级鉴定”“公开控制鉴定”“销毁鉴定”与上面的“保管期限鉴定”操作基本一样，请参考其进行操作。
此处略。
2.7 点“鉴定管理”如图所示：2.8 点“查看”按钮出现如图所示：2.9 点击“生效”按钮，此条目的鉴定状态由“未生效”变为“生效”如图所示：3、档案统计3.1 馆藏统计3.1.1 点击“馆藏统计”进入如图所示：3.1.2先“按单位统计”。
“重置”按钮也就是重新选择。
“全选”全部选中。
点击“生成excel”出现如图所示：点击“图形展示”出现如图所示：4、三性检查4.1 真实性，有效性，完整性暂略。
三、档案服务功能介绍档案服务主要分为四部分：档案查询：对档案进行基本查询，高级查询，通用查询，全文查询。
档案利用：在档案借阅时需要登记，审批，管理。
档案统计：主要对馆藏，借阅，鉴定进行统计。
档案打印：主要是对选定的档案进行打印和生成excel。
1、档案查询1.1 基本查询1.1.1 点击“基本查询”选择档案如图，可查看所有记录和详细信息。
1.2 高级查询1.2.1 点击“高级查询”出现如图所示：下面对此图中出现的7个按钮的功能详细的介绍。
1.2.2 “查询”按钮。
在不输入任何条件的情况下点“查询”按钮，会将所有的记录查出，如图所示：1.2.3 “新增”按钮。
先填好下面的高级检索中，字段，条件，值。
填好后点击“新增”按钮，再点击“查询”结果如图所示：1.2.4 “并且”按钮。
还是先填好高级检索中的条件后再点击“新增”按钮出现如图所示：1.2.5 “或者”按钮。
如果不想两个条件是并且而是或者的关系可以点此地按钮。
如图（案卷号和保管期限的条件是或者的关系）：1.2.6 “删除”。
想删除某个条件的话，可以先选中你想删除的条件再点击“删除”按钮即可。
如图：1.2.7 “组合”。
也就是说当条件很多时可以方便的使用，想哪些条件一起执行就可以选中它们进行“组合”，如下左图；也就是说将选中的条件用（）括起来，如下右图：1.2.8“拆分”。
与“组合”刚好相反。
操作一样，此处略。
1.3 通用查询1.3.1 点击“通用查询”出现如图所示：1.3.2 选中一种或多种档案类型，点击“查询”会查出案卷，卷内，一文一件的所有记录如图所示：1.3.3 可以在“关键字”处输入要查找的关键字，再点“二次查询”就会在现有的记录中查找与输入的相同的记录，如图：1.4 全文查询1.4.1 点击“全文查询”选择档案出现如图所示：1.4.2 在文件名包含的文字中输入你要找的文件的名字，若文件名是汉字，即输入拼音可全拼也可单个拼。
若是数字可直接写数字即可，如图：1.4.3 若想在文件中突出某个单词或某个字要以在文本框中输入然后点击“查询”即可，如图所示：1.4.4 可以点击附件的名字这里是“西宁测试1.jpg”将会出现如图所示：1.4.5可以点击附件的名字这里是“[查看]”如果该文件对应的档案类型不存在的会出现如图所示：如果该文件对应的档案类型存在的话，可以查看详细信息如下图所示：若附件是卷内级的附件如下图所示：点击“查看案卷”可以查看这个卷内附件所对应的案卷信息，如下图所示：1、档案利用2.1 借阅登记2.1.1 点击“借阅登记”出现如图所示：2.1.2 将“登记信息”填好后，点击“选择档案”按钮，选择档案进入如下图所示：2.1.3 点击“查询”按钮查询出所有的记录如下图：2.1.4 选中某一条或多条点“借阅”按钮进入如下界面，再点击“确定”，至此借阅登记完成：2.1.5 可以点[查看]，查看详细，也可以查看附件，不想借阅这条明细的可以点“删除”按钮，再点击“确定”按钮对如上两条记录进行借阅。
2.2 借阅审批2.2.1 点击“借阅审批”进入如图所示：2.2.2 点击“查看”按钮，如图：2.2.3 点“查看”和“查看附件”查看附件，然后点击“返回”按钮，再点击“审批”按钮判断是否通过如图所示：2.2.4可在“审批批注”中写入未通过的原因，在“审批结果”的下拉框中选择通过或未通过，最后点“确定”按钮，出现如图所示，“审批状态”一列变为“通过”：2.3 借阅管理2.3.1 点击“借阅管理”出现如图所示：2.3.2 点击“查看”进入如下图：2.2.5如果不想借阅则可点击“借阅归还”按钮，确定借阅的则点击“借阅完成”。
如下图所示，“操作”一列已变成只可“查看”。
3、档案打印3.1.1 点击“档案打印”选择档案进入如图所示：点击“生成excel”出现所图所示：在“打印类型”下拉框中选择这里面的其中一个，再填好打印页数，每页条数，最后点击“生成打印页面”，如图所示：四、系统配置功能介绍主要功能有增加档案类型，字段配置，录入界面的排列，列表的显示配置，档号的定义，打印页面的字段和复制档案配置等1.1 点击“系统配置”再点击档案类型树出现如图所示的界面：1.2 点击“新增”按钮可新增一个档案，如下图：如果想在这个新的档案中添加子档案，只需点击此档案再点击“新增”按钮按要求填写即可。