2019/12/20
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总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备总账各科目的期初数据 年初建账
准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2011年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2010年12月 末各账户的期末余额作为2011年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2011年年初余额。
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财务-指定会计科目
只有指定了“现金总账科目” 和“银行总账科目”，才能 进行出纳签字，查询现金日
记账和银行日记账。
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财务-新增会计科目
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财务-凭证类型
类别字
类别名称
限制类型
收
收款凭证
借方必有
付
付款凭证
贷方必有
转
转账凭证
凭证必无
限制科目 1001,1002 1001,1002 1001,1002
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总账管理系统初始化
选项设置-凭证打印
合并凭证显示、打印
选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭 证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并” 或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显 示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时 结算方式及票据号必录
打印凭证页脚姓名
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总账日常业务处理
框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中
设置完成
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总账系统概述
总账系统的应用流程
总账初始化
总账期末处理
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总账管理系统概述
总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
开始下月业务
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总账管理系统初始化
选项设置
必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求， 总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大 量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业 可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特 点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的 设置决定了企业的应用模式和应用流程。
科目设置:
6602 管理费用 660201 招待费 660202 差旅费 660203 邮电费
部门核算 部门核算 部门核算

业务处理:
部门 企管办
计入科目、辅助核算项目 财务部
采购部
报表编制:
销售部
查询部门辅助账
生产部
10个 合计
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二级明细科目表示-项目栏目
招待费
差旅费
管理费用明细表 邮电费
157,600.00
日期
凭证号
2011-0625
2011-0710
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客户
华宏公 司 昌新贸 易公司
摘要
期初数 据 期初数 据
方向 借 借
金额 99600 58000
业务员 孙健 孙健
票号
票据日期
28
参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、 其他
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总账管理系统初始化
选项设置-凭证
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总账管理系统初始化
选项设置-凭证
制单控制 制单序时控制：
该类凭证最后一张凭证日期〈=凭证日期〈=系统日期
支票控制
两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据 管理
达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能
赤字控制
控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，
系统给予提示
可以使用应收受控科目
即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单
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总账管理系统初始化
选项设置-凭证
66020102 财务部
660202 差旅费 660203 邮电费
业务处理:
部门 总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部
计入相应明细科目
Байду номын сангаас
报表编制:
10个 合计
查询明细账
2019/12/20
二级明细科目表示-项目栏目
招待费
差旅费
管理费用明细表 邮电费
办公费
三级明细科目表示-项目对象
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管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成
备注
设定限制类型和限制科 目的含义在于可以让计 算机自动判断用户输入 的内容是否与选择的凭 证类别相符。
填制凭证时选择错误的凭 证类型系统弹出相应的提
示信息
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管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成
科目设置:
6602 管理费用
660201 招待费
66020101 总经理办公室
年中建账
准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2011年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2011年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。
末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数
据逐级向上汇总而得。
科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额 后，还要输入相应的数量和外币信息。
科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期 初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅 助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发 生额可以直接输入。
办公费
部门目录
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财务-项目目录
增加项目大类
2019/12/20
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财务-项目目录
定义项目级次
2019/12/20
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财务-项目目录
选择项目核算科目
2019/12/20
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财务-项目目录
进行项目分类定义
2019/12/20
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收付结算-结算方式
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在填制凭证时，使用设置了“票据 管理”的结算方式时，系统要求登 记支票登记簿（未事先登记）或支
票报销功能（前面已登记）
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总账管理系统初始化
准备期初数据
为什么？
很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机 信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔 接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将 截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息 处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。
凭证控制
现金流量科目必录现金流量项目
填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的 科目”系统要求指定现金流量项目及金额
自动填补凭证断号
新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭 证的凭证号
凭证录入时结算方式及票据号必录
在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方 式及票据号。
决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、 审核人、记账人的姓名。
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总账管理系统初始化
选项设置-权限
制单权限控制到科目
单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以 使用的科目为费用类科目和现金科目
制单权限控制到凭证类别
限制某个操作员只能填制某个类别的凭证
2019/12/20
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总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备辅助账各科目的期初数据
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅 助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理
2019/12/20
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总账管理系统初始化
总账期初余额录入
财务模块的初始化
2019/12/20
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总账系统概述
总账系统与其他系统的数据关系
薪资管理 固定资产 应收应付 资金管理
记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证
2019/12/20
成本管理
记账凭证 其他费用
账证
总账
记账凭证 存货核算
余额表
财务分析 会计报表 决策支持
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总账系统概述
总账系统的应用流程
2019/12/20
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总账管理系统初始化
总账与辅助账的关系
科目名称 现金(1001) 应收账款(1131)
方向 币别/计量 借 借
年初余额
1-启用月累计 1-启用月累计
借方发生额
贷方发生额
7,256,157.39 7,254,000.00
60,000.00
20,000.00
期初余额 14,195.89
操作员进行金额权限控制
系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制， 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般 财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以 减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。
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总账管理系统初始化
选项设置-权限 凭证审核控制到操作员
如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人 填制的凭证，则应选择该选项。
出纳凭证必须经由出纳签字
出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付 的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流 程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。