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（三）合理控制会议频数(3)
会议的频率
固定的部门会议 建议频率：每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。
根据统计调查，会议最合适的人数 一般为 5-7最为合适
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（三）合理控制会议频数(4)
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（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
与会人员、及其它资源的配置；
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（二）系统的会议策划（3）
特别提示： 一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会
议规划或（方案）进行管理！
如果是全体会议，会议布局 ——阶梯教室的形式
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（二）企业会议现状透视（2）
** “请对号入座！”（如有此现象请用“Y”）
1、会议太频繁；
（）
2、会议时间拖得太久； （ ）
3、主席话说得太多了；（ ）
4、老板太独裁了； （ ）
5、讨论结构太松散了；（ ）
6、主席讲的我们都知道 （ ）
7、会议常一成不变； （ ）
8、会议记录不完整； （ ）
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（一）弄清会议目的（3）
1、资讯的分享（30-40%） 2、达成决议、解决问题（40-50%） 3、开发创意（5-8%） 4、激励士气（8-10%） 5、巩固管理者地位（5%）
--开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！
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（二）企业会议现状透视（1）
分组讨论，代表发言：
*我们召开会议时存在哪些问题？ *哪些问题最严重？ *哪些问题出现最频繁？
有效沟通
---高效的会务管理
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第一部分
正确认识会议!
（一）弄清会议目的 （二）企业会议现状透视 （三）合理控制会议频数
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(一)弄清会议目的（1）
为什么要开会?!
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（一）弄清会议目的（2）
*会议是企业经营管理的重要工具。 *会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。 *现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人的相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
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试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
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会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签
会议成本的计算
会议的时间成本——与会者的时间、会议的准备时间、 后勤保障人员的时间成本等
直接的会议成本——会议设施费用等 效率损失成本
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（三）合理控制会议频数 (2)
结论：
能够不开会就解决问题, 我们就坚决不开会!
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第二部分
高效会议的八大特征
只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人
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第二部分
如何进行ห้องสมุดไป่ตู้效的会议管理?
*明确会议目的
*系统策划
*精心的会前准备
*成功的角色扮演
*有效的过程控制
*会后追踪及评估
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(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
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（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
如果与会人员超过10人，会议布局应该是 ——“U”字型
如果与会人员5-7人，会议布局应该是 ——半岛型
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（二）系统的会议策划（4）
简洁、可行的会议议程：
---会议议程是需要提出并讨 论的问题或项目的清单。
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（二）系统的会议策划（5）
如何编排会议议程？
*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 *议程中关于会议的主要目的应尽量明确。 *全体与会者需知道会议对他们的要求。 *分配给每一项的时间应体现出它们的次序。
忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时
间是令人不快的！
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会议议程参考格式
按照****************，为分析总结***********************并对 *******************做出安排，特召***************会议。
相关事宜通知如下： 一、 会议时间： 二、 会议地点： 三、 会议议程： 1. 开始时间-时间1 与会人员签到入席 2. 时间1 -时间2 议程一 3. 时间2 -时间3 议程二 4. 时间3 -时间4 break 茶点时间 5. 时间4 -时间5 议程三 6. 时间5 -时间6 议程四 7. 时间6 -时间7 会议总结 四、 参加人员： 五、 有关要求 1. 参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假； 2. 荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录。
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（三）合理控制会议频数（1）
我们一定要开会吗？！
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（三）合理控制会议频数(2)
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类
按开会目的分类
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政策 的会议 2.当众表扬或批评别人的会 议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
9、会议常开完就没有结果了（ ） 10、会议气氛经常很紧张 （ ）
11、会议通知不及时； （ ）
12、部分与会人员准备不充分 （ ）
13、开会时常有迟到、早退、缺席现象 （ ）
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（二）企业会议现状透视（3）
企业会议现状： *会议次数与时间增加 *跨部门会议增加 *会议效率低下 *浪费惊人
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