大型国有集团公司公文使用规范化指引（公文格式规定
版）
一、公文种类按照《党政机关公文处理工作条例》〔中办发〔2022〕14号〕所明确，现行公文种类主要有：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共计
15种。

其中，集团公司常用公文种类主要有：
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

各类
公文在制发目的、
-2-格式、印发对象、签发流程等方面各不相同。

二、公文格式〔一〕格式要素1.版头
版头例如
〔11〕份号：涉密公文应当标注份号。

〔22〕密级和保密期限：涉密公文应当分别标注密级与保密期限。

〔33〕紧急程度：紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标
注“特提”“特急”“加急”“平急”。

〔44〕发文机关标志：一种是发文机关全称或者标准化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者标准化简称。

联合行
文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。

〔55〕发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行
文使用主办机关的发文字号。

主体例如
〔11〕标题：由发文机关名称、事由和文种组成。

〔22〕主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、
-4-标准化简称或者同类型机关统称。

〔33〕正文：公文的主体，用来表述公文的内容。

〔44〕附件说明：公文附件的顺序号和名称。

一般与上面正文保持空1行距离。

附件说明例如
〔55〕发文机关署名：署发文机关全称或者标准化简称。

一般与上面正文保持3行距离。

〔66〕成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

成文日期
一般居右空4字距离。

〔77〕印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

印章例如
3.版记
-6-
〔11〕抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关的统称。

〔22〕印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。

〔二〕标准要求1.发文机关标志
由发文机关全称或者标准化简称加“文件”二字组成，也可以使用发
文机关全称或者标准化简称。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。

2.标题一般由发文机关全称或标准化简称、公文主题和文种组成，位
于红色分隔线下空二行位置。

多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

3.主送机关主要受理公文的机关。

主送机关名称应用全称或标准化简
称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应标准、稳定。

有多
个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标
全角冒号。

4.正文中的层次序数第一层“一、”；第二层“〔一〕”；第三层“1.”；第四层“〔1〕”。

5.成文日期
一般署会议通过日期或领导同志签发日期。

两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。

6.加盖印章的公文联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。

最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。

〔骑年盖月〕印章之间排列整齐，互不相交或相切。

7.抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。

-8-8.总体格式要求
〔11〕页边距
一般情况下，上为37mm，下为35mm，左为28mm，右为26mm。

〔〔2〕空格和对齐公文中每段首行缩进2个字符，全文要做到两端对齐。

〔33〕字体和字号
总体来讲，文件大标题采用二号方正小标宋简体；一级标题采用三号黑体；二级标题采用三号国标楷体；正文采用三号国标仿宋。

除此以外，密级和保密期限、紧急程度采用3号黑体；签发人姓名采用3号国标楷体；版记中要素采用4号国标仿宋。

〔44〕行数和字数
在以上页边距和字体字号标准标准下，国标定义为每页22行和每行28个字，以此计算得出，行间距掌握在28磅左右。

〔55〕标点和字母
正文中标点采用全角，字母通常选用TimeNewRoman字体。

总体格式例如
三、常见错误〔一〕标题要素不全标题的三要素是：发文机关、事由、文种。

除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的标题形式外，各
要素应齐全。

〔二〕文件标题断行不当应保证标题词句的连贯性，不应从词中间断
开换行。

如：
《《集团公司关于健全完善集团公司董事会专门委员会的通知》》
〔三〕文种使用混乱报告、请示不分，通报、通知不分，函、请示不分；一个公文标题中出现两个文种，如《天津港集团公司关于开展第二批
多式联运示范工程验收工作的请示报告》。

〔四〕生造文种将“方案”“方案”“安排”“措施”“要求”“汇报”等，这些不属于公文的文种作为公文文种使用，如：《天津港集团公
司关于清产核资管理的汇报》《天津港集团公司关于2022年投资的方案
安排》等。

〔五〕发文主送单位名称不标准如将“天津市人民政府国有资产监督
管理委员会”写成“市国资委”。

〔六〕行文中前后称谓不一致
-10-如：将“天津港集团公司”一会儿称为“天津港集团”，一会儿
称为“集团本部”，一会儿又称为“集团公司”。

一般情况下，集团公司
标准全称为“天津港〔集团〕”，标准简称为“天津港集团公司”或“集
团公司”，根据语境或发文对象灵活使用。

行文中应标准使用集团公司下属企业简称，不应将“煤码头公
司”“交易市场公司”“邮轮母港公司”“中航油公司”等简称为“煤码头”“交易市场”“邮轮母港”“中航油”等。

〔七〕计量单位前后表述不一致如：前面用“3000平方米”，后面
用“3千平方米”或“3000㎡”。

〔八〕结尾表达欠妥每一个文种都有自己的结尾方式，例如，情况报
告用“特此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”；请示用“妥否，请批示”或“当否，请指示”或“以上请示妥否，请批复”。

发函的结尾
用“特此函达”“请函复”或“盼复”，复函用“特此函复”或“此复”。

〔九〕发文机关与落款不一致如发文机关为“天津港〔集团〕”或
“中共天津港〔集团〕委员会”，而落款是“天津港集团公司某某部”。

〔十〕抄送单位不对如将“公司领导”、“某某〔人名〕”作为抄送
单位。