❖ 选择出席对象——根据既定会议宗旨确定。 ❖ 设备安排——确认能提供所必需的设备。 ❖ 准备会议议程——按逻辑顺序排列，每个议程都
标上名称和时间。 ❖ 制定基本准则——以保持行为规范。 ❖ 发出邀请——让他们有时间做好准备。 ❖ 与非出席者联系——使他们也能获得有关信息。
成功的会议，需要做到五个明确
议程的内容的顺序
在制定会议议程时必须记住
❖ 某些议题将使会议团结一致，而另外一些可能会分裂会议。 以此为据，主席将影响会议能否团结、顺利的开始和结束。
❖ 任何会议持续时间不应超过两个小时（以60分钟到90分钟为 宜），如果会议开上两个小时之后，就很难讨论出个有意义 的结果来，通常只有一个半小时就足够把所有的议案理出一 个头绪了。
❖ 会议对于政府部门贯彻执行政策，集思广益，统一 思想，有效地推动工作很有意义。对于企业和公司 来说，会议于发展业务同样必要，英国英特尔计算 机公司总裁安德鲁·格罗夫说：“会议是管理工作得 以贯彻实施的中介手段。”
会议的计划与筹备
筹划会议应遵循的步骤
❖ 确定会议宗旨——确认这些宗旨都能在指定的时 间内实现。
❖ 通知一般用书面形式、开会日程、期限、地 点、报到的日期、地点、路线等。必要时， 还应写明会费和差旅费报销等事宜。会议通 知印好后，应盖上举办单位章再发出。
会场布置
会场选择
❖ 与会人员确定并且发出通知以后，就要选择、 布置会场。选择会场时，要根据参加会议的 人数和会议的内容来考虑
思考的七个问题
政府部门召开的会议上，确定与会人 员可采取以下办法
❖ 查找有关文件、档案资料。 ❖ 请人事部门提供。 ❖ 征求各部门意见。 ❖ 请示领导。
拟发会议通知
❖ 与会人员确定后，即可向与会人发出通知， 以便他们做好参加会议的准备工作。有时准 备工作量比较大，而距离开会时间还远，可 以先发一个关于准备参加会议的通知。在开 会前，再发出开会通知。
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“口”字型
❖ 如果出席会议的人数较多，可以把桌子摆成 口字型，内侧也可以安排座位。
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“［”字型，：“V”字型
❖ 摆成“［”字型，“V”字型时，要注意主席 位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑 板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就 可以看到。
会议礼仪
效率就是效益
主讲：王建和
世界上的事物可归纳为两种特 质——有效率的以及没有效率的； 而人亦可归纳为两种人——有效率 的人以及没有效率的人。
——萧伯纳
需要那么多会议吗
❖ 在商务活动中，据统计数据显示，一般的工作人员 平均每周要花4小时开会。这样，一个人一生中大 约有整整一年时间花在开会上，中层管理人员有 35%的工作时间在开会。对于高层来说，据统计， 他工作时间约32%是在与别人的单独会议上，34% 是在与一群人的会议上，而有的大公司的总经理每 天的预定会议就占去了59%的工作时间。
需的时间。在选择会议日期和时间时，应考 虑到其他人的日程安排。一般来说，星期五 下午和星期一上午不适合开会
会议议程表的样本
❖ 2：05-2：10 开场白（欢迎词、介绍、会 议目标、宣布基本准则）10%至15%的时间
❖ 2：10-2：25 目前的销售额数据。 ❖ 2：25-3：00 营销预算。 ❖ 3：00-3：25 管理培训计划。 ❖ 3：25-3：30 结束语。
❖ 所有与会者，包括会议举办者与参加者，应 有某种共同目标。
❖ 具备与会议规模相适应的经济、物质条件。 ❖ 制定完善、周密的会议计划 。
确定会议议程
议程的作用
❖ 在会议举行之前，会议议程必须制定出来。因为议 程表就像一张地图，当我们明确了方向，知道自己 要到哪儿去，我们就能走得更远。美国通用汽车公 司总裁托马斯·默菲是一位成功的公司领导人，他说： “会议的议程必须事先准备妥当，并分发给与会者， 这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。 必要时还可以向与讨论题目有关的部门收集信息， 以便会上提出准确的数据和资料。”会议议程起着 重要作用，有利于达到会议目的，提高会议效率。
❖ 会议议程议题清楚明确，使成员有机会在会前集中其思想和 信息，这样会使正式会议 信息充足，效果更佳。
❖ 会议的论题所需的支撑材料往往会影响会议议程与实际开会 的间隔时间。
商务会议议程的确定
❖ 你在会议上发言的论题是什么？ ❖ 你的发言需要多长时间？ ❖ 你希望讨论什么样的问题或事情？ ❖ 一旦明确会议有哪些议程，就能确定会议所
❖ 主题明确。也就是会议公开打开的题目或公 开提出的“旗帜”要明确鲜明，避免造成任 何歧义或误解。
❖ 与会者明确。明确自己在会议中的角色。
❖ 目的明确。包括两个方面，一是会议本身的 目的，二是与会者的目的。
❖ 时间明确。何时开会，会议时间多长。
❖ 地点明确。包括大致地理位置、具体的会议 地址。
成功的会议，需要具备三个必要条件
❖ 会议室是否足以容纳所有的出席者和必要的设备？ ❖ 会议室是否有充足的通风和照明设备？ ❖ 会议室是否受室外活动的干扰？ ❖ 会议室的设备是否能满足会议的要求和时间的长
短？ ❖ 会议室地点是否对所有出席者都方便？ ❖ 会议室的费用是否可以承受？ ❖ 会议室在你需要时是否有空？
要达到的标准
❖ 大小要适中 ❖ 地点要合理 ❖ 附属设施要齐全 ❖ 要有停车场地
确定与会人员
❖ 会议并不是参加的人越多越好。出席会议的 人数越多，这个会就越复杂，时间也越长， 费用就越高。有研究表明，当4个人的会议增 加到5个人时，其复杂的程度将增加127%。
不同类型会议的理想出席人数
❖ 解决问题型
少于5人
❖ 调查问题型
少于10人
❖ 工作回顾或展示型 小于30人
❖ 动员型
越多越好
会场设计
❖ 会场中的桌椅和摆放形式对与会者心理和会 议的顺利进行非常重要。一般而言，会场形 式依会场的大小、形状、会议的需要、与会 人数的多少而定，通常呈大方形、圆形、方 形等。
圆桌式、方桌式
❖ 在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相 看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自 由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会 议。