公文函格式
公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下：
(一)首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

公函的标题一般有两种形式。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一
种是由事由和文种构成。

2、主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。

主要说明发函的缘由。

一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然
后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。

复函的
缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函，还要注意
答复事项的针对性和明确性。

请示报告类公文的写作方法
一、种类
请示报告类公文，从行文方向来说是上行文，凡是送上级领导机关或业务主管部门的文件，都属请示或报告。

从目的和作用来说，一种是请示，一种是报告。

（一）请示。

下级单位向上级领导机关请求指示和批准，使用请示。

请示的目的通常有三种：①请求指示。

下级不能自行处理的重大原则问题，必须向上级请示，求得上级的指示。

例如《XX小学
关于2007年招生工作的请示》，就属此类。

②请求批准。

按上级规定要求，上级批准才能办
理的事项。

例如《XX学校关于组织学生春游的请示》。

③请示帮助。

工作遇中到难以解决的
困难，需要上级帮助解决具体问题。

例如《XX学校关于解决“新三室”建设所需资金的请示》。

（二）报告。

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求，使用报告。

报
告从形式上分有总结报告、情况报告、检查报告等等。

从时间上分有年度报告、季度报告等等。

根据内容上分，一般可分为综合报告、专题报告。

二、特点
（一）有严格的使用范围。

这类公文只能用于下级机关、单位向上级领导机关或业务主管部门的请示或报告。

如果需
要联系事情、商恰工作，只能用函件形式。

请示和报告之间，使用范围有严格界限。

凡是需要
上级批准、答复、审核的，必须用请示而不能用报告。

凡不需上级批复、答复，纯属汇报工作
或情况的，则用报告而不能用请示。

不能请示与报告不分，或请示报告合用。

（二）有严格的内容要求。

无论是下级向上级的请示，还是下级向上级的报告，都是是事关重大的问题，或者是按上
级的明确要求所办的，内容是重要的，形式是严肃郑重的，都要按规范划的格式正式行文。

使
用请示报告类公文一定要慎重。

不该行文请示的事项不要随意行文请示，不该行文报告的事项
不要随意行文报告。

能口头请示（包括电话请示）当面汇报的工作，应尽量不用行文的方式。

这样，一方面可以减少不必要的行文，提高办事效率，另一方面也有利于保持请示报告类公文
的严肃性、郑重性。

请示必须严格执行一文一事的制度，不得在一份文件中请示数事，也不得
在报告中夹带请示的内容。

三、作用
（一）是加强党的集中统一领导，保证党的路线、方针、政策和国家的法律、法规正确贯
彻执行的重要手段。

在日常工作中，因遇到新情况、新问题，无章可循；或上级虽然有规定，但理解不深，把
握不准，容易出现偏颇，或事关重大等，都需要向上级领导机关及时请示。

上级领导机关经过
答复、批复，把握方针政策，工作中有所遵循，正确贯彻执行。

（二）是下级向上级领导机关反映情况、汇报工作的重要途径。

基层的每个单位，在一个阶段工作结束后，都应该认真地搞好总结，及时向上级领导机关
或业务主管部门作出汇报，书面报告是一种主要形式。

报告要紧紧围绕中心，有重点的说明基
本情况，进行客观地分析，作出科学的评估，并对今后的发展提出意见或建议，以便上级机关
了解下情，掌握全局，科学决策和指挥。

（三）是总结工作、推广典型经验、指导全局的有效形式。

如果总结的经验、提出的意见对全局有普遍指导意义，就会被领导机关批转，从而起到推
动指导全局工作的重要作用。

四、写作技法
（一）请示的写法。

请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。

1、标题。

请示的标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。

发文机关是“谁”请示，事由是“请示什么”，文种是“请示”。

例如，《XX学校关于急需体育教师的请示》。

有时
请示的标题也可省略发文机关，只由事由和文种两部分，落款要注明发文机关。

2、主送机关。

即受文机关，用全称或规范化简称（下同）。

例如“船营区教育局”、“区教育局”。

关于工作方面的书面请示，一般情况要主送给有关部门或者组织，由有关部门
或组织呈送给有关领导，不宜主送给领导个人。

特殊情况除外。

3、正文。

撰写请示正文一般要掌握三个要领。

一是正文开头开门见山，简明扼要陈述
情况，阐述请示的理由和依据，要把为什么要请示写清楚，从而引起审批机关的重视。

二是提
出意见、要求，这是请示的目的。

意见和要求要写得明确、具体，便于领导机关认真考虑、审议。

三是结尾要根据请示的目的写上“请指示”、“请批示”、“请审核”等字样。

4、落款。

注明发文机关名称和发文时间。

发文机关名称要使用全称或规范化简称。

（二）报告的写法。

报告是陈述性文件，无论是综合报告还是专题报告，一般都由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。

1、标题。

一般由发文机关、报告内容、文种三部分组成。

例如《XX学校关于贯彻落实局第六次党代表会精神的情况报告》。

有时标题可省略发文机关（同前）。

2、主送机关（同前）
3、正文。

正文由开头、主体、结尾三部分组成。

开头常常使用非常简洁的语言，说明报
告的事由，然后用“现将有关情况报告如下”（呈报性）或“现将有关情况和今后的意见报告
如下”（呈转性）之类的惯用语言过渡，领起下文，也有的直接进入主体。

报告的主体就是报
告的具体内容，如内容较多，可采取分条、分题结构叙述。

汇报工作的报告，要侧重写出做了
哪些工作，进展到什么程度，收到了什么效果，有什么基本经验，存在什么问题，今后怎样改
进等。

反映情况或问题的报告，要侧重写出问题的表现、产生问题的原因、问题的危害和解决
问题的办法等。

提出工作的具体建议的报告，要侧重写出对有关工作的具体意见，如指导思想、方法步骤、工作措施等。

结尾视报告的题目而定，呈报性报告常用“以上报告如有不当，请指示”、“特此报告”等惯用语言，呈转性报告则常用“以上报告如无不妥请批示转XXX参照执行（或贯彻执行）”等惯用语言结尾。

4、落款。

标明发文机关名称和发文时间（同前）。

批复
1、标题
由“发文机关＋事由＋文种”组成，如：
关于同意核销×××呆帐贷款的批复
关于同意你校×××同志赴美国考察的批复
深圳市编办关于市直机关生活服务中心等单位“八定”方案的批复。

2、正文
一般由引据、主体、结语三部分组成。

引据：主要引述下级机关行文标题和来文文号。

必要时还可以引述来文要点。

主体：针对请示的内容，作出明确的答复，即同意或不同意。

如不同意要尽量写明理由，以便下级机关接受。

3、结语
结语提出希望、要求、限定条件和说明。

一般用“此复”或“特此批复”等惯用的结束语。

有的叙述完批复事项全文自然结束，不再用“此复”。