谢谢合作！
联系电话：58002033
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商务信函的标准
清晰 完整 准确 省时 树立良好信誉 建立友善关系
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商务信函的作用
1)信函是商务沟通的重要工具 ①信函是商务文书的最主要形式 ②商务信函关系到形象问题 ③信函是商务沟通的重要工具
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常见商务信函
商业函件 ①致谢函 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情
况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关 于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。
希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致 礼
×××敬上 ××年×月×日
• 内容正确、完整 • 语言清晰、简洁 • 较强的时效性
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四、商务文件写作的原则
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1、使用规范的语言和格式
• 由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈， 误解是书面沟通中最常出现的沟通障碍。
• 为了避免产生误解，在商务文件写作过 程中要尽量采用规范的语言。
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们尽一切努力避免类似事情的发生，但是可能由于我们质检程序
的偶尔疏忽造成了这次事件。
我们非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，并且希望
这件事不会破坏您对蓝航公司的良好印象。感谢您乘坐我公司的
航班。
此致
康晓东
客户关系部经理
2005年8月7日
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说明性信函
向读者说明情况，便于读者了解有关信息。 既不肯定，也不否定，许多商务信函均可归 入此类
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劝说性信函的基本结构
吸引注意力 激发兴趣 阐明益处 明确行动步骤 友善结尾
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友情提醒
尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情 况于15日内到工商银行缴费存单中备足存款， 并于7天后向工商银行索要收费发票。如无发 票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费， 请抓紧补足存款，以免引起不必要的麻烦。
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负面性信函的写作技巧（结构）
开头段
中间段 提及坏消息
结尾段
并作出解释
对 读 者 的 影 为坏消息 响 设置背景
引向 坏消息
提及坏消息 中积极方面
减少坏消息 影响的陈述
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尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划
第7章 商务书面沟通
——经济管理专业实战课程 商务沟通
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第一节 商务书面沟通概述
• 进入信息时代以后，各商务领域、系统中前所未有的问题也纷至 沓来，使得现代商务活动变得更为纷繁复杂。
• 在此背景下，如何开展有效的商务书面沟通，如何寻求提高书面 写作能力的有效途径已成为现代商务活动的重要话题。
非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持 和欢迎。
也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5 月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。
我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在 人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功 的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研讨 会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话， 我将让他与您联系。
• 书面沟通是以书面或电子作为载体，运用文字、图示、符号等进 行的信息传递。 美国管理学家克莱姆和史尼德指出，管理者将他们89%的时 间花在有关沟通活动的事务上，其中59％的时间花在“听”和 “说”上，19%的时间花在“读”上，而22%的时间则花在 “写”上。
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一、书面沟通的优势
在信函中不得不拒绝某人或某事，或者提出 批评
告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受 该消息，同时保持组织或撰写者已有的良好 形象和信誉
否定信，拒绝信，纪律警告或处分信，
不良业绩评估信，解雇信，开除信等
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负面性信函的基本结构
缓冲语开头 令人信服的理由 明确而婉转的陈述 有益的、友好的、积极的结尾 缓冲语包括 －谢意、赞扬、同意、理解
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二、书面沟通的缺点
• 书面沟通方式对沟通者的要求比较高 • 书面材料的准备比较耗时 • 书面材料不利于反馈 • 书面材料缺少非语言信息 • 1、耗费时间较长 • 2、容易产生沟通的障碍 • 3、信息反馈速度较慢 • 4、无法运用情景和非语言要素
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三、有效商务书面沟通的特征
• 直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论 证
• 间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主 题
• 还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有 特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读 者的期望，有助于读者更好地获得他们所需要的信 息。
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第三节 商务写作概述
一、商务写作的一般过程
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二、商务写作的注意要点
• 积极 • 清晰 • 简洁 • 礼貌
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三、商务写作的技巧
• 改变写作观念
• 改变自己的行动
• 改变自己的固有观念
• 改善写作的技巧
•
1、留下良好的第一印象
•
2、开头要鲜明并具有感染力
•
3、使用简洁的词语和句子
•
4、书写规范、清楚、工整
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说服性的文件
说服性的文件是指对阅读者的态度不明了， 努力说服其接受己方观点或建议的文件。
说服性文件一定要把握住对方的心理、想 法和利益所在，以具有煽动性、感染力 的语言加以铺陈。
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第二节 商务书面沟通的 基本策略
• 只有当你的读者做出你所期望的反应时， 这样的书面沟通才算成功，也才是进行 了有效的书面沟通。
组织的内部文件，评估信，个人证明，
推荐信，资质证明等
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说明性信函的基本结构
陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助
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尊敬的凌先生： 您好！ 现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一
预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡
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劝说性信函
让读者采取一定的行动，提供读者采取行动 所需的足够信息，消除所有阻碍行动的反对 意见
努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠 不关心到产生兴趣，最终做你所希望的。
催款信，推荐信，建议书，推销信等
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15பைடு நூலகம்
三、信息组织和写作方式策略
• 有效的书面沟通还必须注重信息的组织 和写作方式的选择。信息组织和写作方 式的选择解决的是“如何写”的问题。
• 根据人的记忆规律，人们往往容易记住 文章的开头和结尾，而忽略中间部分。
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• 有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者 结尾。
家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实 上，我们所收到的很多订单都大大超过500万美元。因此，我 们觉得为该公司提供500万美元的信用几乎没有什么风险。
如果您需要任何细节材料，请再与我方联系。 此致
焦晓康 信用控制部经理
2005年8月7日
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负面性信函
中的摩擦。
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书面沟通的优点 1 写作人可以从容地表达自己的意思
2 书面材料传达信息的准确性高 3 书面材料是准确而可信的证据 4 书面材料可以不受时空的限制，实现不同时空的沟 通 5 书面沟通的能力主要表现在对词句的灵活运用、语 法结构的贯彻、格式的准确把握等方面 6 在特定群体内部约定俗成的规则对书面沟通的影响、 限制很大。
• 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通 形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有 其更多的优势。
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• 书面沟通具有准确性、权威性。 • 书面沟通具有较强的规范性。 • 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 • 书面沟通形式有利于减少信息错误。 • 书面材料可以配合口头表达使用。 • 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通
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尊敬的王茵女士：
您好！
据我们蓝航餐饮部主任李波报告说，在您6月19日乘坐我公司
航班从上海飞往昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请
接受我公司对您的最诚挚的歉意，我真心希望我们不会因此而失
去一个像您这样宝贵的顾客。
毫无疑问，这件事引起了有关机场和部门的高度重视。尽管我
准备阶段
初稿阶段
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修改成稿阶段
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拟订提纲
1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
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