宣传物料管理办法规定公司企划物料管理办法第一章 总则 第一条 为规范公司企划部宣传物料用品的计划、购买、领用、维护、 报废等管理，特制定本办法。
第二条 公司行政人事部为管理部门，负责审查及监控企划部宣传物 料的申购及使用情况，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。
第三条 财务部负责企划物料费用的监控。
第四条 使用部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。
第五条 本办法所指企划物料包括： 1．耐用品： 桌椅板凳、音响、展板、条幅、指示牌、桌布、警戒栏、笔记本、 无线信号发射器等。
2．低值易耗品： 单页、手册、刊物、各类登记表、资料袋、文化衫等。
第二章 企划物料的日常管理流程与工作标准 为明确职责分工，梳理、规范企划部宣传物料日常操作步骤，有效 管理和使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、发放、 使用等工作，合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣 传物料的费用和经营成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序化，提高公司的管理水平和竞争力。
特制度此物料管理流程与工作标准。
第一条 宣传物料日常管理流程图主办部门 行政人事部 流程名称宣传物料日常管理流程宣 传总经理分管副总物料管理制度建 设审批审核行政人员开始 1.拟定宣传物料日常管理制度宣传物料执行宣传物采购料日常管理制度企划部门宣传物领 用 与 使 用宣权限外传 审批物料报废审核权限内料需求 2.统计宣传物料库存否 采购？ 是 3.宣传物料申购权限外审批4.宣传物料采购审核权限内 5.宣传物料验收 领用申请入库宣传物料6.领用审查使用审核 权限外审批料发放宣传物权限内7.监督宣传物料 宣传物料使用报废申请8.报废审查9.报废处理 结束编写人签发人签发日期第二条 宣传物料日常管理工作标准阶节工作执行标准段点宣（1）行政人员调查、收集相关企业传 1 或优秀企业的宣传物物料日常管理制度料（2）结合本企业的文化和实际情管况，拟定适合本企业的宣传物料日常理管理制度制度建设（1）汇总企划部或其他部门的宣传物料需求 2（2）盘点宣传物料库存、填写宣传宣物料采购单传宣传物料申购管理流程参照第三章物 3 “宣传物料申购管理流程与工作标料准”采（1）宣传物料采购流程参照第四章购“宣传物料管理流程与工作标准4 （2）宣传物料比价管理流程参照第五章”宣传物料比价管理流程与工作标准”宣传物料验收入库流程参照第六章5 “宣传物料验收入库流程与工作标准”（1）行政人员对宣传物料领用申请进行审查6 （2）宣传物料领用管理流程参照第七章“宣传物料领用管理流程及工作 领标准” 用（1）明确公共办公用品的保管人与 与责任人 使（2）监督、调查的内容包括宣传物 用7 料领用单与宣传物料台帐、宣传物料申请书与宣传物料实际使用情况、宣传物料领用登记表与实际用品登记表等企（1）核对宣传物料报废申请表填写划 8 是否正确，是否已经主管审批物（2）调查报废申请情况是否属实料（1）检查宣传物料报废申请单是否报已经分管副总及总经理审批废（2）对经过报废申请审批的宣传物9 料进行出售或销毁处理（3）登记已作报废处理的宣传物料的名称、编号、报废日期、处理方式等第三章 宣传物料申购管理流程图及执行标准第一条 宣传物料申购管理流程图主办 行政 流程名称 宣传物料申购管理流程部门 人事部需 计求统总经 理分管副 行政人员 财务部 企划部 总申采 请购采 请购申开始权限 外审批审批2.统计宣 传物料采购需求3.递交宣 传物料采购清单1.填写 宣传物 料需求单审查 4.市场询权限内价支付方5.统计费 式用预算审核7.采购宣传物料 结束编写 人签签发发日期人根据公司目前现状，宣传物料的使用部门主要是企划部，且企划部 正直组建初期。
建议采购清单费用预算审批均需总经理批复。
试行三个 月后，分管副总可直接审批费用预算在 1000 元以下（含 1000 元）采购 清单。
费用预算超过 1000 元除分管副总审查后另需总经理审批后方可借 支、采购。
费用借支环节参照公司费用借支制度执行。
第二条 宣传物料申购管理工作标准阶段 宣传 物料 需求节点 1 2工作执行标准 企划部填写并提交宣传物料需求单 （1）行政人员统计宣传物料采购需求统计（2）对库存物料统计，结合需求，确定需采购物料的类别、数量采购申请3（1）根据采购需求统计结果，填写宣传物料采购清单（2）将采购清单递交至分管副总及总经理审批费用预算与审批4（1）根据分管副总和总经理审批确认的宣传物料采购清单，对各类宣传物料进行市场询价（2）至少确定3家供应商，对供应商的价格进行对比分析5（1）根据供应商报价统计费用预算（2）编制详细的宣传物料预算表进行审核，确认数据无误6（1）财务部核对各项宣传物料的数量与单价是否符合实际（2）对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误宣传物料采购7（1）行政人员根据审核通过的宣传物料采购清单及预算表，将采购任务分配给相应的采购人员（2）采购流程参照第四章“宣传物料采购管理流程与工作标准”物料采购需求单填表说明：申请部门请认真详细填写表格白色部分（如不明细将可能造成延误）；采购部门(专员)负责填写表格灰色部分内容；申请日期：2014年月日申请部门：申请人：申请人手机：需求内容规格说明数量单位用途单价费用小计供应商资料付款说明备注(必须详细注明规格、尺寸、重量、颜色、材质等)(联系人、电话)合计申请部门负责人签字：分管副总审批：行政人事部核价：总经理审批：第四章宣传物料采购管理流程与工作标准第一条宣传物料采购管理流程图主办部门行政人事部流程名宣传物料采购管理流程分管副总行政人事部财务部指定采购计划选购宣传洽谈价宣传物料验收入编写人签发人签发日期开始1.统计宣2.制定宣3.比价及筛选购物品4.洽谈价格支付货款5.提货6.验收宣传7.入库登记结束审审第二条宣传物料采购管理工作标准阶段节点工作执行标准制定采购计划1（1）根据企划部的宣传物料需求表，统计宣传物料采购需求（2）编制宣传物料采购需求表2（1）根据宣传物料采购需求表，制定宣传物料采购计划（2）采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等选购宣传物料3（1）根据审批通过的采购计划，参与比价与筛选供应商（2）比价管理流程参照第五章“宣传物料比价管理流程与工作标准”洽谈价格4（1）根据供应商报价，结合以往采购价格，进行价格洽谈（2）确定各项需采购宣传物料的价格宣传物料验收入库5（1）在规定时间内提货（2）保证宣传物料及时送达6（1）检查所采购宣传物料的质量，及时发现质量问题（2）对无质量问题的宣传物料进行统计（3）宣传物料验收入库可参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标准”7（1）核对确认待入库办公物品的数量、种类、及时记录多购或少购的情况，并进行处理（2）登记宣传物料的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息第五章宣传物料比价管理流程与工作标准第一条宣传物料比价管理流程图主办部门行政人事部流程名宣传物料比价管理流程分管副总行政人事部采购人员开始1.收集供2.筛选供3.比较产品4.比较价格5.洽谈价格采购办公用6.确定候选7.确定采购结束收集价格信息产品价格洽谈并确定价格及供提供信息配合未通过通过编写人签发人签发日期审第二条宣传物料比价管理工作标准阶段节点工作执行标准收集价格信息1（1）收集供应商价格信息（2）确定供应商的资质与信誉2根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息，初步筛选信誉良好、价格合理的供应商产品及价格比较3对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将统一价格范围的办公用品的质量进行比较4对不同供应商统一质量或规格的办公用品进行价格对比，将各供应商按价格高低顺序进行排列洽谈并确定价格与供应商5根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业采购预算，在采购人员的协助配合下与供应商洽谈价格6（1）根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商（2）将候选供应商及报价交分管副总审批7 经分管副总审批，确定采购供应商第六章宣传物料验收入库流程与工作标准第一条宣传物料验收入库流程图主办部门行政人事部流程名宣传物料验收入库流程分管副总行政人事部采购人员否是开始1.验收宣3.宣传物料4.开具入库5.签收入库6.报销宣传审验收宣传物料宣传物料入库报销宣传物采购宣传物2.退换货合编写人签发人签发日期公司目前入库环节并未有审批流程，建议开设入库审批流程。
入库登记宣传物料收入、支出、结余明细表。
入库人员严格按照入库凭证及物料领用单出、入库。
不定时有总经办抽查。
宣传物料出入库明细表：XXXXXX有限公司1月份宣传物料品出入库明细表编号物料名称规格型号单位期初库存本期入库本期出库结余库存数量单价金额数量单价金额数量单价金额数量单价金额1 只23456789101112131415合计第二条宣传物料验收入库工作标准阶段节点工作执行标准验收宣传物料1（1）对多采购宣传物料进行验收，检查质量，及时发现问题（2）检查所采购宣传物料的数量，确定数量无误2（1）如检查发现质量不合格的宣传物料，相关采购人员应与供应商进行联系（2）采购人员与供应商确定商品不合格品的退换货处理办法。
若退货，则采购人员需重新进行采购；若换货，则采购人员根据公司换货制度进行操作宣传物料入库3（1）确定质量合格的宣传物料的类别、数量等（2）清点完毕后将宣传物料入库（3）填写宣传物料入库登记表4 经分管副总确认后，行政人事部开具宣传物料入库凭证5（1）检查入库登记及审批手续是否已办理完毕（2）确认后，在宣传物料入库登记表上签字并填写日期报销宣传物料费用6（1）确认宣传物料入库手续已办理完毕（2）根据实际情况计算需报销的实际费用（3）到财务部报销费用物料入库单：公司材料物资入库单供应商：年月日NO:( ）品名规格型号单位数量单价金额税率备注质检员：分管领导：保管员：经手人：第七章 宣传物料领用管理流程与工作标准第一条 宣传物料领用管理流程主办部门 行政人事部 流程名称 宣传物料领用管理流程总经理 分管副总行政人事部企划部权限外权限内编写人签发人签发日期开始填写宣传1.审查审审发放宣收到领领用 发放 2.确认确认领用3.登记4.领用领用登5.记录保结束领用申请审批宣传物料领领用登记与记录存第二条宣传物料领用管理工作标准阶段节点工作执行标准领用申请审批1（1）行政人事部收到宣传物料领用申请后，审查领用申请的真实性（2）审查无误后确认需领用的宣传物料宣传物料领用2 确认实际发放的宣传物料及领用人领用登记与记录存档3登记实际发放的宣传物料的名称、数量，领用人或部门，领用时间，经办人等信息4（1)行政部确认宣传物料领用登记表的内容无误（2)领用人在宣传物料领用登记表上签字确认5（1）确认宣传物料领用登记表已签字（2）将宣传物料领用登记表按归档保存物料领用登记表：物料领用登记表序号物品名称规格数量用途领用人领用日期备注123456789101112131415物料领用申请单：物品领取申请表申请部门物品名称申请数量实领数量用途备注申请人申请时间部门主管分管领导总经理使用注意事项：1、申请人认真填写此表格信息，且根据审批权限批准签字后方可领取。