文件和资料控制程序范文
1、目的
本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。

2、范围
本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。

3、职责
3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。

3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。

3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。

3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。

3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。

3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。

3.7 技术部部长负责技术文件审批。

4、工作程序
4.1 本公司文件控制范围
a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；
b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指
c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。

d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。

4.文件的编号
4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准
422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件
Q / SSZ XX---XXXX
发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序
号企业特征代号企业标准代号
4.2.2 .2管理标准编号
QG / SSZ XX---XXXX
发布年号：用四位阿拉伯数字表示
要素号
企业特征代号
管理标准代号
4.243质量体系程序文件编号
QP / SSZXXX---XXXX
发布年号：用四位阿拉伯数字表示
要素号
企业特征代号
程序文件代号
4.2.. 2.4 质量记录编号
422.5操作规程编号
4.3文件的编写、审批和发布
431为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件，质量保证负责人审核，总经理批准。

其他支持性文件由文件责任部门领导编写，办公室审核，质量保证负责人批准发布。

4.3.2各有关技术文件由技术部技术人员编写，产品总装图、产品技术条件由总经理批准，其它技术文件及资料由技术部长批准。

4.3.3计量器具、设备操作规程由专职计量、设备管理员编制，技质部部长审
核，经总经理
批准后发布实施。

4.3.4每一编号的质量文件为一独立文件，为此每一质量文件应明确该质量文件的编制人、审核人、批准人、发布日期等方面资料。

质量管理体系文件编制、审核、批准在封面上进行；其他质量文件在文件的末页的末端明示编制、审核、批准人；对于图纸的设计、校对、审核、批准可直接在图纸上签名。

4.3.5公司至少每两年要对质量管理体系文件或其它文件进行评审，必要时，
可增加评审频率，修改后还要按431/432 进行批准。

4.4 文件的版本、标识和受控状态
441质量管理体系文件的版本号以A,B,C……来标识，修订状态以0,1,2 •… 来标识，
其他质量文件以发布年号表示。

4.4.2 质量管理体系文件和其他质量文件都以文件编号为标识。

4.4.3 质量管理体系文件和其他质量文件的控制状态分“受控”和“非受控”两种状态。

“受控”文件用受控印章为标记。

为此办公室要编制出《受控文件控制清单》以确保得到相应文件的有效版本, 以防止使用失效或作废文件。

“非受控” 文件由办公室按总经理或质量保证负责人批准发放给顾客或供方,发放时注明“非受控”。

4.5 文件的发放和更换
4.5.1 质量管理体系文件和其他质量文件由办公室根据《受控文件发放一览表》来确定发放范围,经办公室主任审核,总经理批准后实施发放。

技术文件由技术部根据《技术文件发放一览表》确定发放范围,技术部部长审核,总经理批准后由办公室实施发放,发放应确保在使用处可得到有效版本的适用文件。

4.5.2 文件领用人在《文件资料发放、回收登记表》上签名领取,资料管理员在《文件资料发放、回收登记表》上建立总台帐,并注明分发号和加盖“受控” 印章,填写修订状态,以便对发放文件修订状态的控制,以防止混淆使用。

4.5.3 有关人员所使用文件严重破损而影响使用时,使用者提出口头申请,经办公室负责人同意后,才可向办公室以旧换新。

新发的质量管理体系程序文件分发号要与交回的保持一致,使用者要确保文件保持整洁、清晰。

4.5.4 受控文件如有丢失,文件使用人及时报告,向该文件批准发放者申请补领。

办公室
在补发文件时, 应给予新的分发号, 并注明遗失文件的分发号作废。

可办理补领申请。

4.5.5 文件和资料持有者不准出借或擅自修改和复制，失效文件和资料应及时交回归口管理部门。

4.5.6 递交质量认证审核机构及顾客在现场审查时所用“受控”文件及顾客或上级部门要求索取的“非受控”文件，须事先得到总经理同意。

4.5.7 需临时借阅文件和资料的人员，应在《文件资料借阅登记表》签字，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由资料员收回，一般情况下正版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

4.6 文件的修订、换版和评审。

4.6.1 文件和资料修订时，管理性文件由文件更改提出者或部门提出申请，并在《文件更改申请单》中填写文件名称、内容及原因，经原审批人批准，原审批人不在时，由总经理或质量保证负责人批准，但要获原审批部门的有关背景资料。

技术文件及资料更改按JB/T5054.6-2000《产品图样及设计文件更改办法》JB/T9169.8-1998 《工艺管理导则、工艺文件修改》执行。

4.6.2 文件修订批准后，若是质量管理体系文件，由办公室统一收回，进行修订换页或划改。

换页后或划改好后再由办公室发给持有者。

对于图纸更改，经总经理批准后，由技术部统一收回进行更改，更改后发给持有者，并做好更改记录。

4.6.3 文件经多次修订或需大幅度修订时，对质量管理体系文件进行换版，新版发布时，旧版本即被废除。

技术文件底图经多次使用，污损不能继续使用时，或整套文件进行整改须重描新底图，但不改变其代号时，无须更改手续。

4.7 文件的回收作废和销毁文件换版时，办公室按《文件资料发放、回收登记表》收回
旧版本，并在
“回收”栏目内作出记录。

对收回的文件加盖“作废”印章，然后在《文件资料销毁清单》中填写名称份数等。

经总经理或质量保证负责人批准后，进行销毁。

需作保留的作废文件，经总经理或质量保证负责人同意后，由文件管理员加盖“作废”和“保留”印章方可保存留用。

4.8.3 文件的持有者，要妥善保管所发的文件，不得外借。

如有遗失，要及时向办公室报告和登记。

4.8.4 文件的持有者调离本公司或转岗时，要到办公室办理归还手续。

4.8.5 办公室对所有文件的记录，应按《质量记录控制程序》的规定进行管理。

4.8.6 质量管理体系文件的正本作为永久性保存，但要按本程序的
5.7 条款的规定加盖“作废”和“保留”印章。

4.9 外来文件的识别、分发直接引用外来文件，应由相关部门领导审阅同意后，由资料管理员进行登记后，根据各部门需要进行发放。

5、记录
《受控文件控制清单》
QR4.2.2-01-1
《文件更改通知单》
QR4.2.2-01-2
《文件资料发放、回收登记表》
QR4.2.3-01-3
《文件资料借阅登记表》
QR4.2.2-01-4
《文件更改清单》
QR4.2.2-01-5
《文件补领申请单》
QR4.2.2-01-6
《文件资料销毁单》
QR4.2.2-01-7
《文件资料归档登记表》
QR4.2.2-01-8
QR4.2.2-01-9《技术文件发放清单》
QR4.2.2-01-10 《技术文件受控清单》
QR4.2.2-01-11 《受控文件发放一览表》。