窗口服务人员客户投诉处理及服务礼仪
参考文档
目录
客户投诉处理 (3)
客户为什么会投诉 (3)
日常投诉类型 (3)
服务类投诉 (3)
业务类(计费类)投诉 (3)
申请办理的优惠政策当月办理次月生效 (4)
客户投诉处理的一般步骤 (4)
处理过程中的五个阶段 (4)
服务过程规范——客户投诉处理 (4)
工作赠言: (5)
言谈礼仪—表情语言 (5)
表情语言 (5)
一、表情神态 (5)
二、微笑 (5)
三、眼神 (6)
四、倾听 (6)
电话礼仪—接听电话 (6)
接听电话的四个基本原则 (6)
电话礼仪—拨打电话 (7)
服务过程规范——日常业务办理 (7)
窗口人员服务规则 (7)
客户投诉处理
客户为什么会投诉
客户之所以投诉首先意味着公司的服务环节出现问题
服务人员能让客户满意的技巧如何,最突出体现在替客户解决问题和处理不满情绪的能力上。
总结日常投诉分为以下五类:
日常投诉类型
1、服务类
2、业务类
3、计费原则类
4、网络类
5、网站信息类
服务类投诉
服务类投诉包括服务质量和服务态度两个方面。
服务质量是指:为客户服务是否达到了客户的合理要求。
服务态度是指:你是否用心的真诚的面带微笑为客户服务,真正体现服务宗旨。
•集中交费产生的拥挤现象
建议:分时段交费
接待人员有效分配
示意客户排队办理
充分利用客户休息区
•用户对一卡通业务涉及范围(知晓度)不满
建议:在营业厅内摆放相关介绍
宣传资料的发放
业务类(计费类)投诉
费用类(交错、交重、号码报错等)
注意事项:提醒客户核对号码及户主姓名
申请办理的优惠政策当月办理次月生效
前期做好充分的宣传
如果客户质疑费用偏高,可主动介绍相关活动
客户投诉处理的一般步骤
处理过程中应遵循的四项原则
1、隔离原则(将客户领进专用区域)
2、冷静原则(无论客户情绪如何,要控制自己的情绪)
3、中立原则(要把事情看成是公事,公正对待)
4、先处理心情后处理事情
这些是营业员处理客户投诉过程中应做到的.
处理过程中的五个阶段
1、准备阶段
2、接受投诉阶段
3、解释澄清阶段(重点阶段)
4、提出解决方案(重点阶段)
5、跟踪回访阶段
服务过程规范——客户投诉处理
基本原则:当发现客户有争议倾向时,立即引导客户到客户接待室/区,专人负责处理。
迅速判明投诉的原因,并采取相应对策;
稳定投诉者情绪;
始终保持对客户的关注,让客户感觉你在为他解决问题;
与客户建立朋友关系;
及时予以回复,否则应告知回复时间;
不能满足客户需求时,应从客户角度耐心解释原因,避免直接予以拒绝。
超出处理权限时,应及时上报,做好跟进,并告知客户问题处理进程;
记录主要内容并保存确保信息共享;
向客户表示感谢。
工作赠言:
1、你不能控制生命的长度,但你可以控制生命的宽度
2、你不能左右天气,但你可以改变心情
3、你不能改变容貌,但你可以展现笑容
4、你不能控制他人,但你可以掌握自己
5、你不能预知明天,但你可以利用今天
6、你不能样样胜利,但你可以事事尽力
以上讲的就是有些事物我们是不能改变也不能左右的,但是我们可以改变自己啊。
那首先就要改变心态。
言谈礼仪—表情语言
表情语言
人与人相识,第一印象往往是在前几秒钟形成的,而要改变它,却需付出很长时间的努力。
良好的第一印象来源于人的仪表谈吐,但更重要的是取决于他的表情。
微笑则是表情中最能赋予人好感,增加友善和沟通,愉悦心情的表现方式。
现场服务
让客户看到的是亲切的笑容,感受的是真诚的服务
一、表情神态
向客户提供满意的服务,就要注重服务过程中的每一个细节。
客户的态度与喜好瞬息万变,任何时刻、任何细节都可能引起客户的怨言。
表情是服务客户最重要的一个方面,合理的运用微笑和眼神,会使客户心情愉快,并能和客户在友好的气氛中进行交流和相互理解
1、表情亲切自然而不紧张拘泥。
2、神态真诚热情而不过分亲昵。
3、眼神专注大方而不四处游动。
二、微笑
1、微笑是服务人员在工作岗位上的一种标准表情。
2、微笑的主要特征是:面含笑意,齿不露、声不出,充分表达友善、诚信、和蔼等美好的情感。
3、微笑的基本方法是:先要放松自己的面部肌肉,然后使自己的嘴角微微向上翘起,让嘴
唇略呈弧形。
自然、真诚、不露牙,不出声。
切忌做作和皮笑肉不笑。
三、眼神
(1)眼睛是心灵的窗口,视线与客户接触时要真诚热情;
(2)神情专注大方,不过分亲昵,也不呆板面孔;
(3)禁止有斜视、瞟视、俯视或眼神闪烁等不礼貌的神情。
四、倾听
服务人员在倾听客户的要求和意见时,应当暂停其他工作。
目视客户,并以眼神,笑容或点头来表示自己正在洗耳恭听。
在倾听过程中,可适当加入一些“是”、“对”保持回应。
(二)、服务语言规范
(三)、营业厅的员工必须注意谈话技巧,正确的使用恰当的措辞能够提高客户的满意度,形成良好的口碑,增强公司的美誉度。
(四)、应答
与客户交流时,多使用征询式话语,杜绝使用命令语气,注意说话的方式。
(五)、声音
说话声音根据客户情况进行相应调整;语气亲和有力,语速试中。
接待礼仪—礼貌用语
服务用语
使用普通话,解答客户提出的问题时,应尽量使用通俗易懂的语言和用语,不应多使用专业术语,使用专业术语时应对客户进行解释
语气:轻柔和缓,亲切自然
语速:适中,每分钟应保持在120个字左右
欢迎语:欢迎光临、欢迎来到。
问候语:您好!早上好!下午好!
送别语:再见,慢走,走好,欢迎再次光临!
征询语:需要我的帮助吗?我的解释您满意吗?
应答语:很高兴能为您服务,我会尽量按照您的要求去做
答谢语:谢谢您的夸奖,谢谢您的建议、多谢您的合作
电话礼仪—接听电话
接听电话的四个基本原则
电话铃响在3声之内接起
电话机旁准备好纸笔进行记录
确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项
告知对方自己的姓名
电话礼仪—拨打电话
要考虑打电话的时间(对方是否方便或有时间)
注意确认对方的电话号码、单位、姓名,以避免打错电话
准备好所需要用到的资料、文件等
讲话的内容要有次序,简洁、明了
注意通话时间,不宜过长
要使用礼貌语言
外界的杂音或私语不能传入电话内
避免私人电话
讲电话时,如果发生掉线、中断情况,应由打电话方重新拨打
服务过程规范——日常业务办理
与客户亲切交谈,了解客户需求,识别确认客户身份;
清晰说明业务办理程序和注意事项;
根据客户的要求办理业务;
打印业务单据并请客户审核无误后,双方签字确认;
推介各项新服务。
征求客户是否满意,并向客户表示感谢,与客户道别;
服务过程规范——自助服务
了解客户的需求;
协助或指引客户进行相关操作;
提醒客户相关注意事项;
窗口人员服务规则
凡事要以顾客的角度去思考,不符合我的要求的服务,当然也不会满足其他顾客。
“顾客想要的”与“你认为顾客想要的”。
永远不要与顾客为敌。
保持工作区域清洁。
笑脸相迎,热诚地打招呼。
永远不能让顾客感觉受到冷落。
营业员在顾客面前一律不得吃食物,嚼口香糖等。
从顾客进门的第一步起,不论他们的态度是好是坏,都不能用不尊重的语言、态度、举动对待顾客。
一定要保持笑容,直到顾客离去。