电子文件控制程序
一、目的
二、范围对公司内所有质量系统文件的编制、审批、发放、修订、废止、销毁等管理作业进行控制，使文件标准化、系统化，为质量管理体系运行提供依据，防止无效及作废文件的使用，起到沟通意图和统一行动的作用。
适用于质量管理体系范围内与文件有关的所有活动。
三、定义
四、职责
五、权责单位
各部门
管代
各部门
电子文档
技术室
综合办公室
质管室
No六、流程
1需求
2编制
可形成或不可形成纸面的电子文件或记录，如： 3D图纸、影音、仿真等负
责外来产品图纸 / 标准 / 技术文件等的管理及有效性评审。
负责行政类文件的行文、传递和管理及有效性评审；
负责质量手册、程序文件和作业文件的管理及有效性评审；
七、作业内容
1.1 各部门依据现行的文件状况每年评审一次，以确定文件：如系统文件不足/ 需修订 / 部门协调用 / 需废
止等情况向文件主管部门提出文件需求；
1.2 文件主管部门报请管代批准后组织实施和文件有关的相关活动。
2.1 编制： 2.1.2 质量管理体系文件编号规定
2.1.1 文件架构以金字塔方式分为下列四阶：质量手册 Q/D-ZS-2012（年号）
第一阶系统文件手册
程序文件 Q/D-CX+（条款号） -2012 （年号）
作业文件Q/D-ZY+（条款号） -2012 （年号）第二阶程序文件程序书
质量记录 JL+（条款号） -01 （顺序号）
第三阶作业文件标准书
记第四阶记录文件质量记录名称公司手册程序作业
录
代号Q/DZS CXZY JL
2.1.3 部门代码 2.1.4 技术文件编号
技术室01 作业 / 检验指导书 Q/D.ZJS （作业 / 检验指导书） -XX（序号） - 年号
五、权责单位 No六、流程
各部门
2编制
各部门
编写人
修订人2修订
车间02
控制计划
Q/D.KZX（控制计划） -XX（序号） - 年号检验室03 Y—样件，试生产— SS，生产— S。
理化室04 PFMEA Q/D.PFMEA-XX（序号） - 年号
质管室05
模具协议Q/D.MBX（模具技术保证协议） -XX（序号） - 年号市场部06
七、作业内容页次第 2页共 3页
2.1.5 文件编制、审核、批准及管理权责表
文件种类编制审核批准管理质量手册质管室管代总经理质管室程序文件部门主管或指定专人部门主管管代质管室作业文件技术室或指定专人室主任 / 部门主管部长 / 管代 / 主管副总技术室记录表格使用部门依各程序文件及作业指导书的相关规定质管室
①编制者不能为审核者；②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会
编审批的原则审。
③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。
2.1.6 文件版本 . 修订号：如： A.0 即 A 版未修订； B.1 即 B 版第 1 次修订； C.2 即 C 版第 2 次修订；以此类推。
2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。
2.2 修订：原编写者于接获通知后， 5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。
填
写“更改单”并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。
2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。
技术室废止
2.4 管理：依〝文件收发登记表〞至各部门收回后，完成审批手续后，以碎纸机 / 手工销毁 / 烧毁或划×记
2 以示作废该文件。
经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““已质管室销毁
作废积累知识保存”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依
据文件。
留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。
3.1 审核：相关单位主管于 3 个工作天内，依不同的需求进行审核，若通过，进入流程4，若未通过，则
回到流程 2
部门主管
3.2 审核要求：确定是否有相同或类似文件，若有，则签注意见并批示不准；若无则可批准。
3.3 临时文件：但若遇以下时机可指定编制暂行文件：①客户暂订的要求；②因急需暂时更动标准；③C
研究开发之试作；但临时文件应盖红色“临时”印章。
3审核技术室
五、权责单位 No六、流程主管部门4分发/补发
技术室接到顾客的产品图/ 技术协议 / 规范 / 更改通知单等文件，应组织相关人员评评审时间
审，评审不超过 2 个工作周。
完整性、清楚性、有无自相矛盾、顾客要求和可实施性等，并填写“工程规范评审3.4 工评审内容
记录” 。
程规范
若需对控制计划、 PFMEA、PPAP文件、作业 / 检验指导书等进行更改时，填写“更改更改相
PFMEA等应提交顾单”，并记录更改实施日期。
当顾客要求时，更改后的控制计划、
关文件
客重新评审与批准。
七、作业内容页次第 3页共 3页
4.1 分发 / 补发：依各部门实际文件需要情况，主管部门分发 / 补发文件给申请单位，记录〝文件收发登记表〞，由接收人签收并标注日期，若有旧版本文件，须交还发放人收回。
对文件有分发范围规定的应在
规定范围内分发文件。
4.2 受控文件：应加盖红色“ID 受控” 印章，并编制受控编号，该编号应遵循便于追溯的原则编制。
主管部门
5控制
使用部门
使用部门6适用存档部门7记录存查
技术室应每年或必要时按文件类别编制《最新文件受控清单》，并向相关部门发放，以5.1 文件清单明确文件最新情况。
对外来文件：技术室一年查新检索一次，以查新检索证据为有效版
本，并对索取新版本标准，对属于顾客提供的文件：应加盖红色“顾客财产” 印章。
5.2 印章控制技术室负责所有戳章式样，并详列于〝文件控制印章一览表〞中。
由文件编制的原单位负责，由更改人填写“更改单”，履行审批后，立即以换页或杠改5.3 文件更改形式更改全数文件，不得遗漏。
并将文件更改单编号/ 标识 / 处数 / 更改者 / 日期填写到文
件更改记录栏中。
更改不得使用铅笔更改。
①最新版本文件原稿须长期保管；②废止的文件自废止日起销毁处理；
5.4 保管年限④顾客有要求的按顾客规定的期限保
③国家法规另有规定者，依国家法规规定；
存；
5.5 存放条件应符合即防雨、防潮、防火、防盗，由专人保管等；
5.6
可以是纸张、计算机软盘、光盘、照片、移动硬盘、U 盘或其它电子媒体或它们组合形存放形式
式。
文件适用性：各相关单位主管按使用现况及保管年限及现行需求，判定是否适用。
不适用，则回到流程 2，若适用，则进入流程 7。
现场使用文件应协调一致，杜绝应有而无，不同版本并存，作废文件等问题存在。
7.1 电子文档：应由专人和设备进行管理和存储。
视文件的重要程度考虑是否设置权限密码进行管理。
电子文档每年整理一次，存储到脱机载体上如：只读光盘、移动硬盘等。
有条件时载体应一式两套，一套封
存保管，一套供查阅使用。
载体应放置在不易导致存储载体失效的环境条件（如远离磁场、防潮、变形
等），并应定期检查。
电子文档的更改或作废必须执行审批手续，并确保发放的电子文档得到更改或
删除，保证版本的一致性同时更新电子文档的目录。
技术性电子文档管理见《电子文档管理办法》。
7.2 存档控制：存查的文件应清晰可辨，易于识别和检索。
存档文件应加盖红色“存档” 印章。
7.3 借阅：借阅时需登记“文件借阅登记表”借阅人签字，送还时保管人应检查文件是否完好，并做注
销记录。
7.4 技术室依据《质量记录控制程序》对相关记录进行整理，并妥善保管，以备查阅。