1 目的
通过对东莞**电子有限公司（以下简称“本公司”）的质量管理体系文件( 包括外来文件，如适用的质量法律法规、标准及客户提供的文件、资料等 )的管理，确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制，使本公司的各项工作依据有效的文件进行。

2 适用范围
本程序适用于本公司所有质量管理体系文件的管理和控制。

3 主要职责
3.1 行政部：负责本公司质量管理体系文件的组织编制、修改、发放、原件保管及与控制有
关的其它工作。

3.2 各部门：负责本部门文件的管理和控制。

4 工作程序
4.1 文件的编制、审核、批准
4.1.1文件的编制、审核和批准按下述规定执行：
4.1.2 文件在审批过程中，如需征询相关部门的意见，则通过文件会签的方式进行。

4.2 文件的分类、编号
4.2.1文件的分类、编号按东莞励光电子有限公司质量管理体系《文件编写导则》规定执行。

4.3 体系文件的有效性控制
4.3.1 体系文件分为受控原版、受控文件、非受控文件。

a)受控原版为不加盖印章的审批原件，仅作为复制用途。

b)受控文件为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章，作为公司内使用的
合法文件。

公司内不允许使用“受控文件”印章变黑的非法复印文件，以确保体系文件更新时能够从发放或使用场所及时撤出失效或作废的文件。

c)非受控文件为受控原版的复印件，其上加盖蓝色“非受控文件”印章，作为提供给客
户或本公司以外的人员使用的合法文件。

本公司内部不允许使用加盖蓝色“非受控文件”印章的文件。

4.3.2为确保本公司体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次编号来控制最新有效版
本，版次标识方法按《文件编写导则》规定执行。

4.3.3 行政部编制《受控文件清单》以登录所有的受控文件，并在《受控文件清单》中确定
文件的分发范围，其分发范围需管理者代表审批。

4.3.4外来文件的有效性控制
a)外来文件包括适用的国际、国家、行业、地方的标准和法律法规，客户提供的技术资
料和图纸等，收集后由行政部填写在《外来文件控制清单》上，原文件交规定的审核人审核、批准人审阅后，加盖红色“外来文件”印章分发、使用。

b)行政部对有更新要求的外来文件应每半年跟踪一次最新有效版本，填写在《外来文件
控制清单》中，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保本公司使用的外来文件为最新有效版本。

4.4 体系文件的发放
4.4.1质量手册、程序文件、作业文件（三级文件）的发放由行政部根据《受控文件清单》
上的分发数量进行复印，于文件的封页加盖红色“受控文件”印章，分发时由接收人在《文件分发签收一览表》上签字。

4.4.2外来文件由行政部加盖红色“外来文件”印章，根据实际需要发放，并让接收人在《文
件分发签收一览表》上签字。

4.5 文件的保管和借阅
4.5.1文件的受控原版由行政部负责统一归档保管，文件的受控副本由各部门负责保管。

4.5.2 如本公司内部员工需要暂时借阅某种文件，应到行政部或相关部门办理借阅和归还手
续。

4.6 体系文件的更改
4.6.1 在本公司质量管理体系运作过程中，各种因素均可导致体系文件的更改，其更改的原
因、内容由申请更改的相关部门提出，并填写《文件修订/废止申请单》交行政部，由行政部统一安排进行更改，并将修改情况登记在《文件修订总览表》中。

4.6.2更改后的文件应再次批准并更新受控原版。

4.6.3 行政部负责复印更改的体系文件并加盖红色“受控文件”印章后，按《文件分发签收
一览表》发给持有人并换回作废体系文件。

4.6.4体系文件的非受控文件不受体系文件修改的控制。

4.7 对文件的评审
在每年的管理评审会议上进行，由行政部组织。

如某一文件需要修改或由于纠正和预防措施导致的体系文件的修改，依照4.6执行。

4.8 体系文件作废
对于已作废的体系文件原版，由行政部统一保管，其上应加盖蓝色“作废文件”章，注明作废日期，并在《文件分发签收一览表》上注明缴回日期，隔离保存于文管单位，一年后销毁。

已作废的体系文件复印件，由行政部统一销毁。

4.9 记录的归档保管
所有关于体系文件的记录由行政部按照《记录控制程序》归档保管。

5 相关文件
5.1 《文件编写导则》 RAYCO-WI-AD-01
5.2 《记录控制程序》 RAYCO-PR-02
6 记录
6.1 《受控文件清单》 RAYCO-QR-01
6.2 《文件分发签收一览表》 RAYCO-QR-02
6.3 《外来文件控制清单》 RAYCO-QR-03
6.4 《文件修订/废止申请单》 RAYCO-QR-04
6.5 《文件修订总览表》 RAYCO-QR-05
7 流程图(见下页)
内部文件流程图
外来文件流程图。