合同管理规范

（ISO9001：2015）

一、总则

第一条为了加强对公司合同的管理，维护本公司的合法权益，减少经济纠纷的发生，使公司的合同管理制度化、规范化，特制定本规范。

第二条本办法是根据《中华人民共和国合同法》及国家其他有关法律、法规并结合本公司的实际制定的。

第三条本办法所称合同是指本公司作为一方当事人与其他法律关系主体所签订的各类合同，及其它具有合同性质的意向书、协议书等。本办法所称职能部门是指本公司各业务执行部门。

第四条本办法所称的合同管理是指本公司对所签订的合同进行拟订、审查、监督、登记、归档等处理。具体包括资信调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理等全过程的管理。

第五条本公司所签订的销售合同和采购合同除应执行《合同评审控制程序》的有关规定外，也应参照执行本办法的有关规定。

二、合同管理机构、人员职责

第六条本公司合同的综合管理工作统一由总经办负责。总经办设立公司合同管理员，负责全公司合同的登记、编号、送审、统计等工作。

第七条各职能部门合同的拟定、洽谈由本部门负责人委派专人负责，并应设立部门合同管理员，具体负责本部门合同管理的日常工作。

第八条总经办的合同管理职能

1、制定、完善本公司的合同管理办法和合同审查流程，并组织各职能部门实施（流程见附件1）。

2、宣传有关合同管理的法律、法规知识，总结推广合同管理工作经验，通报合同管理中出现的问题。

3、对合同进行编号，联系顾问律师进行初审，并定期检查合同履行情况。

4、负责本公司格式合同的制定和审批。

5、对各职能部门合同管理进行监督、检查。

6、负责本公司所签订、批准合同的最终归档工作。

7、负责本公司合同专用章的保管和使用。

第九条各职能部门的合同管理职责

1、配合总经办做好合同管理及拟订、审批、签署、归档等各项工作，及时向总经办反馈合同管理工作中存在的问题。

2、认真学习合同法，向本部门员工做好合同法及相关法律、法规的宣传贯彻工作。及时向本部门负责人汇报合同管理工作中出现的有关情况。

3、负责将本部门承办的合同（包括需要变更、解除、作废的合同）交由总经办进行审查。

4、负责对交给总经办审查的合同内容进行解释和说明。

5、建立本部门的合同管理台帐及统计报表，对合同签订、履行、变更、解

除、纠纷处理等情况进行登记。合同台帐是指反映全公司或承办部门合同订立、履行情况及记载合同主要内容的账簿。

6、负责对尚未交总经办的合同进行归档整理，同时对标的类别、标的名称、双方当事人全称、标的金额及数量、交付期限、谈判记录、欠交数量等情况进行登记。

7、负责将合同正本交总经办归档。

8、对所签订合同负有认真执行的责任，并要及时掌握和检查合同履行情况，及时向总经办通报在履行过程中发生的问题，提出解决问题的建议。

三、合同的拟定及谈判

第十条拟定合同前应对合同对方进行资信调查，具体要求审明下列情况：

1、企业法人营业执照或其他证照；

2、企业法定代表人证明书；

3、企业法定代表人的授权委托书；

4、工程合同的合同对方必须提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证书和资质证书；

5、广告代理合同的合同对方必须提供从事广告代理资格的法律文件；

6、房屋租赁合同的合同对方必须提供租赁许可证书，没有租赁许可证书的，应当提供房屋所有权证明资料；

7、房屋购买合同的合同对方应当是房屋所有权的完全拥有者，并应当提供