• 接待会议的流程 • 会前准备 • 制定会议通知书 • 制定会议具体活动工作单 • 会中 • 会后结算 • 感谢会议组织者 • 建立客史档案
• 会议服务工作标准
• • • • • • • （1）、会议室基本台型 戏院式 教学式 U字型 回字型 会见型 签字仪式型
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• 1、展览现场服务的特点？展览期间现场服 务点有哪些主要工作？ • 2、画出3种会议室基本台型图并指出各有 哪些不同特点？ • 3、做一份某展览会的开幕式程序表 • 4、参观某会展场馆后，合理规划该场馆的 固定和临时广告位
（2）、摆台用品 （3）、听众（席）布置 （4）、提示牌、舞台布置 （5）、花草布置 （6）、主席台布置 （7）、签到桌布置 （8）、检查程序 （9）、备品要求 （10）、会议现场服务标准 （11）、茶杯茶具清洗消毒 （12）、托盘服务标准
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会议音响设备服务工作规范 （1）、服务规范 （2）、操作规范 扩音系统 投影系统 同声传译系统
本章小结
• （1）、懂得会议、展览项目现场服务工作程序和 标准，以及相关各项现场配套服务工作。 • （2）、能够对会展场馆配套现场服务点的设置及 服务项目进行规划实施。 • （3）、进行参展参会人员的现场登记、进出和各 类票证管理工作。 • （4）、展览和会议的布展、预展、开幕仪式、展 期、撤展的现场管理工作。 • （5）、广告招租、合同起草管理
7.1 展览项目现场管理及流程
• 展览项目现场管理 通常指场馆工作人员依照办展单位与 场馆双方签订的合同，在实施布展、展出、撤展过程中， 对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。 • 其目的是：保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提 供硬件设施和软件服务。 • 主要包括：场地、展位、安全、物流、水电气、展具租用、 商务、公共广播、餐饮、保洁、广告位、展示工程、咨询、 特殊服务等 • 现场服务的特点： 1、时间紧 2、对象多 3、内容杂 4、要求高 5、硬件相对固定，软件尤为重要
7.2会议项目现场管理及流程
• 会议项目现场管理 • 通常指会议场馆工作人员依照会议主办单 位与场馆双方签订的合同约定，实施会前、 会中、会后的现场服务管理，以确保项目 圆满成功的过程。 • 目的：保证与会者在完成其目标的过程中 提供硬件设施和软件服务。 • 主要包括：场地、会前布置、设备使用和 保障、安全、物流、电、空调、餐饮（茶 点）、保洁、广告位、咨询、特殊服务等
• 布置：
• 展览广告的布置，一般在展览场所的范围内，大型展览广告招牌设置在展 览场所的大门口，或悬挂在场馆建筑物上。
7.7、合同的起草、执行与管理
• 合同、协议、意向书管理制度
• 1）、权限 • 2）、审批程序
• 起草 • 审批 • 批准和执行 • 备份
• 3）、监督执行
• 合同的归档 • 意见书的管理
会展场馆配套服务及 现场管理
2009 • • • • • •
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7
展览项目现场管理及流程 会议项目现场管理及流程 展览会的开幕式 展览工程服务 参会人员的登记、进入和各类证件管理 会展场馆广告位的管理 合同的起草、执行与管理
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3）布展期间管理规程 4）展览期间的管理规程 （1）展览期间管理规范 （2）展厅现场服务规范 （3）租赁服务管理规范 （4）服务项目的退组/更换管理规范
• 5）撤展期间管理规程
• 展品搬运服务工作规范
• • • • • • • • • • • • 1）布展前 （1）接运提前到达展品 （2）境外展品的处理 （3）展品运输 （4）综合服务部职责 （5)展会运输服务的准备 2）布展期间 （1）提前到达展品的领取发放 （2）现场运输服务与管理 （3）运输展品的管理 4）撤展期间 5）展览结束
• 7.3、展览会的开幕式
• 预展
• 预展是只展览布置完毕后，在正式开馆钱进行的内部展出，由主办单 位邀请有关专家，领导，技术人员，新闻界认识到场参观，依照办展 宗旨和计划进行检查和验收。
• 开幕与开幕式
• 开幕式是展览会真实展出开始缩举行的仪式，其目的是扩大影响，书 里展览会在社会和公众中的形象，一英气更多的社会关注，吸引跟多 的观众参观。
• 展览现场服务点的设置及提供的服务： • 展厅现场服务点 • 展品仓储、搬运、运输现场服务点 • 门票销售（发放）服务点 • 餐饮服务点 • 花卉租售点
• 展览项目现场服务工作规范
• • • • • • • • • • 1）餐厅服务人员岗位职责 （1）厅长岗位职责 （2）展厅工作人员岗位职责 2）展会前准备工作规程 （1）展位搭建 （2）预约租赁服务项目管理 （3）提前到达货物的管理和运输准备工作 （4）保洁管理 （5）绿色植物租摆准备工作 （6）租赁物品管理
• 承接：
• 在我国，承接广告业务的单位大体有三种：专营单位、兼营单位、代理单 位 • 承接展览公告的单位必须具备的条件：（1）具有独立承办广告业务的手 段、资金、场所和制作设备，或有直接刊登、播放广告的手段（2）具有 一定政策水品和业务水品的编审人员和管理人员（3）具有一定设计、编 作公告的技术力量 • 展览广告承接的程序一般是：1）由承接单位与办展单位洽谈，了解对方 所做广告的内容、质量、规模、范围、方式及其他特殊要求；2）认真进 行成本核算，定好价格，签订合同；3）由承接部门交给设计部门，设计 部门设计出小样交给办展单位审查通过后，才能进行施工制作；4）广告 要在规定时间内高质量完成，一般要在开展前制作完毕，经检查合乎要求， 方可张挂或播映。
• 证件种类：车辆证件、人员证件、物品出馆证、
其他主办单位和场馆认为有必要的证件
• 证件的发放与使用：通常由主办或承办单位根
据需要制作和发放，场馆工作人员（主要是门卫） 根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证 件的有效期，对持证人进行资格认可和放行。
7.6、会展场馆广告位的管理
• 会展场馆广告业务的承接和布展
• 会议的规模和种类
• 1）会议种类 • 根据会议规模分为：小型会议（<100人）、中型 会议（100~1000人）、大型会议（1000~10000 人）、特大型会议（>10000人） • 按照会议形式分为：年会、专业学术会议、论坛、 研讨会、专题讨论会、文化交流会、新闻发布会、 产品推介会、洽谈会等，会而不议：报告会、传 达会、表彰会、签字仪式、动员大会。 • 2）客户的需求
• 开幕仪式准备工作及现场管理
• • • • • • 合同签订后现场服务提供之前的准备工作 开幕式现场服务准备工作 开幕式期间工作 开幕式结束服务工作 三级检查保障工作 开幕式结束后工作
7.4 展览工程服务
• 展览工程服务工作规范
• 展前准备工作程序 • 展览期间工作程序
• • • 1）展厅现场服务 2）展览的保障服务 3）客户投诉服务
• 基本流程： • 展览服务管理总流程
• 注：图中箭头所指向为被服务对象。
• 2）展览现场服务管理流程分图
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承接展览业务服务要点： 开展前10-15天（各部门制定具体的接待方案、准备工作） 开战前7-10天（各部门具体开始实施） 布展及展出 撤展 总台服务 商务中心 美工服务 仓储与运输
• 撤展期间工作程序
• 展览施工管理规定（以《中国国际展览中心展览施
工管理规定》）
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目的：为了加强对中国国际展览中心院内的展览施工管理，维护施 工秩序，保证服务质量和展览会的安全 • 适用范围：所有在中国国际展览中心进行展览施工的单位。
规定
7.5、参会人员的登记、进出和各类 证件管理
• 1）、现场登记 • 2）、证件