第一章职位说明书
第一节岗位职责
职位名称：总经办文员
直接隶属：总经办主任
直接下属：无
协调部门：集团各部门、分公司人行部
岗位描述：在总经办主任领导下，负责集团内部文件和外部文件的收取、编号、传送、归档；负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发,办公用品应用及管理、后勤库存管理及出入库登记工作。

岗位职责：
1、负责集团文件的打印，外部文件的收取、编号、发送、整理、归档、立卷工作；严格遵守保密制度。

2、负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发工作。

3、严格履行文件发送交接登记手续，避免、因交接登记失误而造成公文遗失等现象发生。

4、负责集团内部刊物、重要文件的收发、传递和保管。

5、负责集团印信的管理工作。

6、负责集团刊物《希波视界》的采编与发行工作。

7、负责对图书资料的建档与借阅工作。

8、负责来电来访的接待、记录、送达工作。

9、负责总经理办公室及本部门的内务整理。

10、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。

11、负责后勤库存管理及出入库登记工作。

12、严格控制办公费用指标，每月报办公费用考核表。

13、按时完成总经办主任交办的其他工作。

第二节主要权利
1、对非本部门发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝打印。

2、对发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝下发。

3、有权拒绝带毒软盘的接收使用。

4、有权对集团所有计算机查、杀毒工作进行周期性监督。

第二章日常规工作内容
第一节卫生清理工作
1、提前十分钟到岗，清理办公室室内卫生。

2、负责办公室地面、墙壁、窗、门、桌椅、文件柜等设施的清洁。

第二节办公设备开机准备工作
1、接通计算机电源。

2、接通传真机电源。

3、打印机、复印机使用时方可开机。

第三节整理呈报材料
1、整理好报纸及代各部门转交总经理的各种材料，夹在文件夹内，
呈报总经理。

2、呈送时直接检查总经理办公室内水、茶、杯等备品是否足量。

第四节接收传真、电话
1、及时接听电话，按电话内容给予解答、回绝或转报，需要转报的电话内容直接填写在待办单上。

2、接收传真件时询问清楚对方属哪单位、传真大致内容、传真发给部门、接收人等，按工作需要决定是否接收（一般征费性广告单位不需接收）。

3、通知接收部门领取传真件，监督其登记。

4、注意事项：
A、不可将董事长、总经理的办公室电话、手机号码告知非本公司人员，对方询问可礼貌回绝。

B、不可将董事长、副董事长、总经理的办公地点、出差地点、路线随便告知任何人。

C、不可透露传真内容。

第五节图书借阅
1、询问借阅人需要哪类书籍，书库是否拥有。

2、按《图书管理规定》由借阅人在《图书借阅一览表》中登记后借阅。

3、借阅期限为一个月，到期后跟催借阅人归还或履行续借手续。

4、辞职员工须查阅《图书借阅一览表》，确认其是否有借阅书籍。

第六节报刊收发
1、各类报刊除董事长、总经理订阅的报刊、信件外，均由收发事门卫分发。

2、董事长、总经理的报刊、信件在每天8：30前送至董事长、总经理办公室。

3、董事长、总经理外出时，将收集的报刊、信件按时间顺序摆放整齐。

4、董事长、总经理信件属广告、宣传类的可交总经办主任拆阅后，决定是否呈报。

第七节文件的打印、下发、归档
1、按照《公司统公文处理规定》制作各种文件。

2、对非本部门制定的会签后文件进行文字验收及排版检查，打印。

打印时检查软盘是否有病毒，采取杀毒措施后，再读取信息。

3、按《文件会签单》确定的下发范围进行复印、下发。

4、下发后文件归档登记：
A、书面文件归档按照文件所属类别及发放先后顺序归类存档。

B、计算机中文件分别按文件所属类别归类存档和建立时间存档。

C、文件类别按2003年8月《文件汇编》中子类别确定。

第八节印章信证的提供
1、按“印章信证管理”中规定，检查《用印请示单》填写是否
规范、全面，批示人是否属权限范围内。

2、符合用印审批手续的，请示办公室主任，同意签字后，亲自加盖印章。

3、介绍信按《用印请示单》中填报的内容填写。

4、将《用印请示单》统一保存，必要的资料需复制后与《用印请示单》一同保存，以便查阅（如：对外函件、财务报表等）。

5、介绍信存根联与相应的《用印请示单》一同保存。

第九节档案管理工作
1、对接收的各种资料如：新购置的办公设备使用说明书、图书进行编号、登记造册、归档。

2、对归档后的新购置办公设备、图书发票上签字表示该设备、说明书已存入资料库。

3、按“企业文档管理”相关规定，随时整理各种档案。

第十节电子邮件的查收
每日定时查看电子邮件，根邮件重要性决定转发、删除或打印。

第十一节考勤填写
1、集团董事长、总经理、各常务副总、经营副总、总经办全体、驻集团分公司人员考勤均属总经办考勤记录范围。

2、每天班后对考勤范围内人员出勤情况真实、准确记录。

3、对请假人员的假条（一式两份）存底，另一份交人力资源部。

第十二节填写待办单及工作总结
1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。

2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，
一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。

上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。

3、将当日工作项目记录，做出总结。

第十三节办公用品领用流程
第十四节安全检查
1、下班后关闭计算机，切断计算机及所有附属设备的电源。

2、切断复印机、传真机等用电设备的电源（如有预约业务可将传真机置于自动传真状态，接通电源）。

3、检查各文件柜是否上锁，关好窗，倾倒垃圾，关灯锁门。

第三章周期性常规工作内容
第一节周定期工作
1、每周一记录部务会会议内容，并在会上汇报上周工作、工作中的困难、整改措施、建议等。

2、每周六提示总经办主任是否可按时召开周六会，根据指示电话通报集团各部门开会时间、地点、参加人。

3、每周六出席记录集团周六会议内容，按“会议规程”相关要求整理，下周一上报总经办主任审核后打印下发参加会议人/部门。

4、每周六14：00前对办公室进行全面清理，包括地面、墙壁、门、门牌、窗、窗台、玻璃、文件柜、办公桌椅、衣帽架等所有设施进行清理，必要时整理文件柜、办公桌内物品，保证室内清洁、物品摆放整齐。

5、每周六提示总经办主任按ISO9000质量管理体系文件中规定对集团各科室进行卫生检查，并随同记录，填写《环境卫生检查记录》QR-6.4-3
第二节月常规工作
1、每月15日前收集各部门集团刊物《希波视界》的投稿，并进行整理，按固定刊号、版页内容、格式编辑排版打印，经总经办主任、常务副总、总经理逐级审核后28日下发集团各副总、各部门、分公司采用电子邮件形式下发，并通知分公司人行部文员查收。

2、每月26日提示办公室主任制定下月计划任务书；并整理打印，28日呈交常务副总批示，批示后再整理，30日前交人力资源部。

3、每月最后一天清点库存物资，对帐。

4、每月最后一天清点图书，按《图书借阅登记表》对到期的借阅，跟催借阅人归还或履行续借手续。

5、每月25日检查各种常规用表是否齐全，如有缺少、缺损及时打印、复印。

6、每月末汇总各部门办公费用明细表，并核算是否超标，上报财务部副经理《办公费考核标准》。

7、每月最后一天统计考勤，总经办主任签字、总经理签字后交报人力资源部（有请假人员应附请假条）。

8、建立本部门资产登记记录，临时增添的物资及时入帐，每月月末
对其进行盘点。

9、每月30日将本月工作总结按公司要求的固定格式填写后上报总经办主任。

第四章异常工作纠正及预防措施
第一节停电状况的处理
1、如果提前通知停电时间，则提前将停电具体时间通知到各部门，提醒各部门提前做好电脑备份处理，提前通知分公司总机停机时间，如有电话业务打到有直拨电话的部门。

2、如果是突发性停电，则马上与电业部门取得联系，确定停电原因与停电时间，再根据实际情况作好相应的处理措施。

第二节停水状况的处理
1、如果提前通知停水时间，则提前将停水时间通知食堂储备用水，保证员工能够正常用餐。

通知卫生员储水并关闭各楼层的水门，防止来水时造成不必要的浪费。

并打一份停水通知贴在各楼层卫生间。

2、如果是突发性停水，则立即通知卫生员关闭各楼层水门，与自来水公司联系，确定停水原因与停水时间，再根据停水时间的长短通知食堂应该采取哪些相应的处理措施。

第三节印章丢失状况的处理
如果印章丢失，则马上报案，在公安机关印章签发部门登记，征其同意后登报声明此印章作废，相根据相应规定重新制作。

第四节借阅图书丢失状况的处理
如果借阅人将借阅的图书丢失，则应根据丢失书名的入库登记（书名、出版社、作者、价格），请借阅人再购买与此书相同的一本；如购买不到，按价赔偿。

第五节文件丢失状况的处理
如文件丢失，立即汇报总经办主任，下发文件作废通知，补发新版本，不再使用原文件编号。

如资料丢失，立即汇报总经办主任，从资料来源寻找，再行索要。

预防措施：将重要资料（如产品说明书等）复印备份存档。