•在纸张选项夹中选原稿尺寸。 •设置完成后即可扫描。
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纸质档案数字化工作流程
6.更新数据库及文件 第一步：选择案卷级还是文件级档案管理
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纸质档案数字化工作流程
第二步：高级管理界面更新数据库及文件（先数据库后文件） 1.更新数据库将图像与目录进行挂接。 2.更新文件会将img#####变为标准图像名称并自动排序。
1.在浏览器地址栏输入：http://localhost 2.登陆账号：admin 密码：123456
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纸质档案数字化工作流程
3.文件夹及扫描图片命名
案卷级文件夹命名：全宗号-目录号-案卷号 案卷级图像命名：全宗号-目录号-案卷号-页号 文件级文件夹命名：全宗号-目录号-年度-件号 文件级图像命名：全宗号-目录号-年度-件号-页号 注：图像文件名称应和对应目录档号保持一致，否则无法挂 接及更新。扫描的原图片名称必须为：img#####
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数字化管理系统先期调试
第一步：解压缩
该软件解压缩后产生的两个文件夹必须处于同一分区 根目录下 (同一硬盘分区内即可)且文件名称不能更改。
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数字化管理系统先期调试
第二步：启动APM软件
1.打开上一步所解压缩的“YSDAserv”文件夹，找 到“APMServ.exe”双击打开：
图像处理：
1.调整方向、纠偏 2.去污、去黑边 3.图像拼接
数据链接：
建立档案目录数据库，使用Access数据库超 链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。
数据质检：
检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图 像的完整、清晰情况，检验率应达到100%，合格 率达到99.7%。
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昌平区档案数字化软件操作流程
3.档案数字化管理系统网页无法打开。
答： 情况一：档案数字化管理系统解压缩后所产生的
"YSDAserv""档案全文数字化"两个文件夹没有同时放置在一个 硬盘分区内。
情况二：APM软件没有正确启动。
情况三：网址输入不正确，正确网址为：http://localhost。
4.Excel文件无法导入Access数据库。
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昌平区档案数字化现状
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昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。
截止2015年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目 录著录约240万条，电子图像扫描约40余卷件1200余万页， 档案类别达()个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局 前列。
昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用IBM3950服务器， 配套磁盘阵列容量达114TB，数据总量居全区之首，服务 器已实现双机热备及数据实时备份等功能。
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纸质档案数字化工作流程
4.目录数据库导入
（1）将需使用的目录数据库Excel表导入到本系统相对 应的数据库中。
案卷----文件级目录数据库 归档文件----归档文件目录数据库
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纸质档案数字化工作流程
（2）Excel表格导入Access数据库方法及注意事项： Excel表中的所有项必须与Access数据库相对应。
纸质档案数字化的依据
1. 国家档案局2005年4月30日发布的《纸 质档案数字化技术规范》DA/T31-2005 2. 北京市档案数字化标准DB11/T 765.2— 2010
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纸质档案数字化遵循原则
1. 规范性 档案数字化必须遵循行业标准《纸质档 案数字化技术规范》，采取国家推荐的文 件格式、技术参数和工作流程。
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纸质档案数字化工作要求
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工作环境——硬件
配置档案数字化专用计算机、扫描仪。 切断与INTER网连接，保持计算机不联网。
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工作环境——软件
相应的扫描仪驱动 WINDOWS XP 及以上操作系统 Microsoft Office 2003/2007 ACDSee5.0 （推荐） Photoshop （选用） 昌平区档案数字化管理系统
答： 情况一：Excel中的列数、名称与Access中的列相互不一
致，或附加有其他格式，不是纯文本格式。
情况二：版本不一致，如：Excel为2003版本而Access为 2007版本且没有安装兼容包。
情况三：Excel表格中文字或数字之间不是连续输入，夹带 如回车键、空格键等。尤其容易出现在年代等数字栏中。
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数字化管理系统先期调试
2.取消“SSL”前面的勾，单击“启动AMPServ”；状态 栏显示“Apache已启动MySQL5.1已启动”即可。
注：该软件打开一次后不要手动退出，计算机关机或从新 启动都不需要再次打开。
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数字化管理系统先期调试
第三步：登陆系统
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纸质档案数字化工作流程
第三步：进入档案查询界面填写查询要求并选择查询字段
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纸质档案数字化工作流程
第四步：查询结果（可下载该图像及相对应的Excel目录表）
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常见问题解答
1.扫描图像数据出现存储循环替换情况。
答：
硬盘存储空间已满。检查硬盘剩余空间，清理垃圾文件。
为什么要
档案数字化
是社会发展的需要 是政府工作的需要 是档案业务的需要
档案数字化 的作用
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1.能够实现档案数据的网络共享。 2.能够缩短档案文件查阅时间。 3.能够有效地保护档案原文安全。 4.能够提高档案利用率且便于存储。 5.便于建立档案资源库，适应各类
档案的管理需求。
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纸质档案数字化遵循原则
2. 安全性 确保档案原件的安全。 保守档案信息的秘密。
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纸质档案数字化遵循原则
3. 真实性 确保档案信息内容的原真性。 避免对档案内容作额外处理。
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纸质档案数字化遵循原则
4. 效益性 评估档案数字化投入的必要性。 采取最优化的技术方案。 发挥专业化和社会化优势。
5.APM软件启动失败。
答： 情况一：计算机内没有安装Access数据库，安装后即可。
情况二：计算机windows操作系统有漏洞或有系统文件丢 失，从新安装windows系统。
电脑其它盘
移动硬盘
存储介质 刻录光盘

U盘
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谢谢！
Thank you！
在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区77个 处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。
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纸质档案数字化外包
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1.什么是纸质档案数字化外包。 2.为什么要开展纸质档案数字化外包。 3.档案数字化外包的管理规范。国家档案局于2014年 12月8日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。 4.各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。
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工作目标
一是将纸质档案目录信息转换为存储于 EXCEL或ACCESS格式的电子目录。
二是将文书、照片等纸质档案通过数字化 转换为电子格式的电子图像。
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纸质档案数字化工作范围
自2011年起,凡列入本单位进馆接收范围， 并划定为永久保管期限和社会利用价值高 的纸质档案，原则上均须进行数字化。
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纸质档案数字化工作流程
档案整理 建立目录数据库 档案扫描 文件命名 图像处理 数据链接 数据质检
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纸质档案数字化工作流程
档案整理：
1.拆装订卷
2.编页号
建立目录数据库：
应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确 定档案的著录项，建立目录数据库。
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纸质档案数字化工作流程
档案扫描：
档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方 式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对 比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整 应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实 体。
文件命名：
应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。
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纸质档案数字化工作流程
2.更新成功后的图像无法在档案管理软件中显示。
答： 情况一：检查该图像占用空间大小，正常A4文件扫描后应
为50至500KB之间，如出现几个MB大小的文件则需要从新按 照200Dpi进行扫描。
情况二：图像扫描后大小为几百KB，但是尺寸超过1000 以上，此情况可用Photoshop等修图软件将图像尺寸更改至 800或安装区档案局提供的软件补丁即可（补丁地址： /tabid/4779/InfoID/23814 3/frtid/4683/Default.aspx）。
（1）打开ACDSee软件并选择档案全文数字化文件夹案卷或归档文件。
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纸质档案数字化工作流程
（2）批量建立文件夹，并设定成规定名称。 1.点击新建文件夹按钮，生成需要的数量。 2.将第一个文件夹名称修改成规定名称，并将所有文件夹 全部选择。 3.输入F2键 设置模板
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划定为其他保管期限的档案，是否进行数 字化，由各单位自行决定。
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纸质档案数字化工作指标
电子目录 电子图像 存储结构 文件命名 数据链接
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纸质档案数字化工作指标
电子目录： 1.确保目录的完整性，项目数应与软件中所 显示列数相同。
2.确保目录与电子图像一一对应。
纸质档案数字化工作流程
（3）扫描设置
•在软件左侧窗口选择“获取”-“扫描仪” •在格式中选择JPG •在文件名模板中输入img##### (5个#，共8位) (注：必须为img+5位数否则无法更新图像名称)