内外公文签呈处理办法
一、总则
（一）制定目的
1、为本公司内各部门建立良好操作沟通模式，培养一致的工作理念以提升操作效率。

2、将本公司内各种公文签呈的分类及处理予以明确化、具体化、效率化。

3、促使本公司内各单位间的文书业务推行顺畅。

（二）适用范围
凡隶属本公司的各单位对内及对外的公文签呈处理，均依本规章所规范的体制管理。

（三）主管部门
管理部总务课为本规章的主管部门，主管部门主管经承认单位授权，负责本规章的管制，并确保依据本规章的规范管理。

二、处理规章
（一）公文签呈的分类
1、急件
凡属于紧急文件处理收文者与受文者都需于一定时限内完成递送、批示或覆文者。

2、普通件
凡属于一般文件处理无特意强求时限，仅为发文单位联络通告事宜的说明者。

3、机密件
凡属机关行号或公司、工厂的发文涉及保密性不得外泄文件数据。

（二）公文夹颜色管理
1、红色卷宗夹
为专属急件公文签呈所使用。

2、白色卷宗夹
为专属普通公文签呈所使用。

3、密封式大封套
为专属机密文件所使用。

（三）文件处理时效
1、红色卷宗夹
（1）文到受文者应立即处理，并以不得超过次工作日下班前回复为原则。

（2）必要时得延长规定时效，但须先会知发文者，以慎防误了大事，但时限仍以延长几工作日为准。

2、白色卷宗夹
文件到受文者应当天处理，最慢不得超过两个工作日为准。

3、密封式大封套
机密性文件（含内外公文）不分等级，一律以有封套密封，并责成专人或本人亲自送受件人处，并由受件人签收，发文亦同。

（四）注意事项
1、遇红色卷宗当事人出差或请假时得由代理人立即处理，若一定须要当事人签核可视情况延长规定时效，但须先知会发文单位以示对其事务的重视，且将文转送第二单位会签才不致产生其被积压或搁置的情形。

2、遇各部门会签意见时，若涉及复杂情事须时日考虑，宜先行注明问题点处理原则、日后结论及覆文时间以利签呈（公文）先走，避免延误时效。

（五）文件处理规则
1、文件收发人
每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向主管部门报备人选。

2、文件监督人
各部门文件收发人亦为文件监督人，负责监督协调工作，以确掌握文件流落动向及处理时效，监督状况及文件返回时间须加以登记。

（六）操作应用表格说明
1、文件处理监督单
为避免公文签呈传递不致有所程序不明，或有会签单位遗漏情形发生，发文者于必要时
须于《文件处理监督单》上填具传递流程及签复人员备忘提示的注意事项，以利掌握文件处理与管理。

【见】【附件1】表格：《文件处理监督单》。

2、文件传递管制表
为了促使各部门能确实依文件类别传递并管制处理时效，以避免文件被积压或搁置，造成文件逾时处理或部门相互间联络事宜信息断层，故文件监督人应随时监督协调工作，并对操作异常情形予以登录《文件传递管制表》内，以作为相关部门操作缺失检讨改进的参考。

【见】【附件2】表格：《文件传递管制表》。

（七）操作异常处理措施
1、为确保公文签呈应用颜色管理实施能落实而不被滥用，各部门主管应负督导的责，若未能遵守且经督导无效仍继续犯错者应予以口头惩罚警告，并列入考绩评核参考数据内。

2、发文单位可依全月统计异常处理发生的件数回报主管部门，或知会过失单位检讨改进。

3、未依本规章规定办理而导致延误工作并产生重大问题时，主管部门应签报《奖惩报告单》，并于奖惩会议中讨论处理。

三、附则
（一）制定、修改、废除与颁布实施
本规章属于管理规章，经《董事会》审议后，呈请总经理核准承认后，交由主管部门颁布公告实施；修订或废止时亦同。

（二）编号、版本、日期、页次／页数
本规章的类别、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本规章的页首与页尾。

四、附件
【附件1】表格：《文件处理监督单》。

【附件2】表格：《文件传递管制表》。

【附件1】表格：《文件处理监督单》
文件传递管制表
管制单位：管制人：。