4、本机关关于重要问题的请示与上 级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； 5、本机关机构演变、人事任免等文 件材料； 6、本机关房屋买卖、土地征用，重 要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料；
归档号 页数
项目
案卷题名
时间
件数 保管期限
要求：字迹工整、整洁清楚，使用毛笔 或钢笔填写。
（8）装订成卷
四、公文归档
通过建立健全文件材料归档制 度，实现公文的归档。 （一）确定归档范围 1、 反映本机关主要职能活动和基 本历史面貌的，对本机关工作、国 家建设和历史研究具有利用价值的 文件材料；
A 按照问题（内容）特征立卷
这种方法的特点是： （1）灵活性强 （2）根据文件数量的多少， 组成一卷或若干卷 （3）方便，应用广泛
A 按照问题（内容）特征立卷
例1 北京市档案局关于 全市档案工作执法检查的 通知及检查情况通报。 例2 北京市档案局关于 建立新档案馆的请示及上 级批复。
B 按照时间特征立卷
3、 同级机关的文件材料中，不需贯 彻执行的文件材料，不需办理的抄 送文件材料； 4、 下级机关的文件材料中，供参阅 的简报、情况反映，抄送或越级抄 送的文件材料。
（二）确定归档时间
一般是第二年6月底前，完成上一年 度文件材料的归档工作。 下列文件材料应随时归档： • 内部机构变动和职工调动、离岗时留 在部门或个人手中的文件材料； • 其他临时活动中形成的文件材料。
3、专门档案：指一些社会机构和组 织在某些专门业务工作中形成的档 案材料。 包括：会计档案、工商档案、 税务档案、教学档案、艺术档案、 诉讼档案、审计档案、统计档案、 专利档案、外交档案和军事档案等。
（三）档案工作的内容
1、档案业务工作的内容 档案业务工作的基本内容可概括 为档案的收集、整理、鉴定、保管、 统计和利用六个环节。 2、档案工作的基本原则 档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，维护档案的完整与安全， 便于社会各方面利用。
10 年
1- 100 201- 300 101- 200 1- 100 301- 400 101-200 1- 100 101-300 201- 300
说明
1、一个机构，不同保管期限的档案排列在一 起，一个流水号 2、30个机构，30个流水号
归档章
全宗号 保管 期限 室编 件号 永久 年度 页数 2004 8
年度——机构——保管期限
例：假设文件总数为2000份
1999年（1000份） 2000年（1000份）
办公室 （300份）
法规处 （300份）
业务处 （400份）
办公室 （300份）
法规处 业务处 （300份） （400份）
永 30 久 年
10 年
永 30 久 年
10 年
永 30 久 年
10 年
永 30 久 年
（二）公文整理的原则
•
遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管 和利用
（三）确定公文整理地点
（四）公文整理需要注意的问题
1、本单位形成的公文材料是公文整 理工作的重点。 2、要保证归档公文材料的齐全完整。 3、加强登记，熟悉家底。 4、国家有关公文整理的一些规定。
保管期限——年度——机构
例：假设文件总数为2000份
永久（500份） 定期30年 （1000份） 定期10年 （500份）
1999年 （100份）
2000年 （100份）
2001年 2002年 （150份） （150份） 同左
示意如左
办 法 公 规 室 处
业 务 处
办 法 公 规 室 处
业 务 处
三、公文整理方法
公文整理方法
案卷级整理方法 文件级整理方法
(一)文件级公文整理方法
1、适用范围: 只针对文书档案 2、“件”的界定 “件”是归档文件的整理单位， 一般一份文件为一件；文件正本 与定稿为一件；报表、名册等， 一册为一件；来文与复文可为一 件，也可为两件。
3、归档文件的整理
（1）修整：对破损文件进行修裱、对字迹 模糊或易退变的文件进行复制、去除文 件上易锈蚀的金属物、对过大文件进行 折叠。 （ 2 ）装订：装订时应使用符合档案保护 要求的装订材料 （3）分类 ：推荐使用保管期限－年度－ 机构（问题）或年度－机构（问题）－ 保管期限的分类方法
它是把同一制发机关形成的若 干份公文组合在一起的立卷方法。 北京市人事局关于干部培训、 例1 福利待遇等工作的规定、通知 北京市档案局关于╳╳工作的 例2 通知、计划和总结
D 按照公文名称特征立卷
将具有相同公文名称的若干 份公文组合在一起的立卷方法。 北京市局级单位（2003年） 例1 档案工作情况统计报表
公文整理及文书档案管理
北京市档案局
孙燕芝
一、档案与档案工作概述
（一）档案的概念与特点 本法所称的档案，是指过去和现 在的国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、技 术、文化、宗教等活动中直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种 文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。
档案的特点
1、档案是直接形成于社会实践活动的原 始的记录 2、档案是由文件有条件地转化来的 （1）办理完毕的文件才能作为档案保存 （2）对日后工作和研究活动有查考利用 价值的文件才有必要作为档案保存 （3）按照一定规律集中保存起来的文件 才是现代意义的档案 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样
2、 机关工作活动中形成的在维护 国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机 关、同级机关的文件材料；下级机 关报送的重要文件材料； 4、 其他对本机关工作具有查考价 值的文件材料。
归档文件材料来源：
• 上级来文 • 本单位形成的文件 • 下级来文 • 同级或不相隶属机关来文
归
档 文 件 目 录
全宗名称 年 度
保管期限 机 构
（问题） 起止件号
（7）装盒
全宗号 年度
盒 脊
保管期限 机构（问题） 起 止 件 号 盒 号 室 馆
（二）案卷级公文整理方法 1、公文立卷方法
运用公文主要特征立卷
运用公文主要类型立卷
（1）运用公文特征立卷
A 按照问题（内容）特征立卷
也就是把反映同一事物，同一 项工作，同一主题，同一人物的公 文组成一个文件集合（即案卷）的 立卷方法。
3、档案室职责
（1）对本机关文书部门和业务部门 文件材料的归档工作，进行监督和 指导 （2）负责管理本机关的全部档案， 积极提供利用，为机关各项工作服 务，并为党和国家积累史料 （3）负责对本系统和直属单位的档 案工作进行指导、监督与检查
4、相关术语（P25-26）
（1）立档单位：一个独立的机关、社会
公文立卷 操作程序
（1）检查、调整卷内公文
检查卷内公文是否符合归档范围要求；
检查卷内公文是否齐全、完整；
检查组合成的案卷是否保持了公文之间 的有机联系； 检查卷内公文的保存价值是否尽量做到 了统一。
（2）排列卷内公文
正件在前，附件在后；正本在前、定稿 在后；批复在前、请示在后；转发文在 前、被转发文在后；方针政策性公文在 前、业务性公文在后；上级机关公文在 前、本机关和下级机关公文在后；案件 的结论及判决性公文在前、依据性材料 在后；等等。
办 法 公 规 室 处
业 务 处
1- 40 1- 30 1- 30 1- 30 1- 30 1- 401- 50 1- 50 1- 50
说明
1、结合事由，按照时间排列“件”（保管单
位）
2、以机构为单位，每个机构从“1”开始编 制顺序号（流水号） 3、有多少个机构，每种保管期限就有多少个 流水号。如果有30个机构，3种保管期限，每 年度就有90个从1开始编写的顺序号。
文件材料的不归档范围： 1、 上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、 本机关文件材料中的重份文件， 无查考利用价值的事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
√
√
√
√
√ √ √
（5）填写卷内备考表
主要填写卷内公文缺损、 修改、补充、移出、销毁 等情况。
完成立卷后由 立卷者签名 由案卷质量 审核者签名
（6）拟写案卷题名
要求：内容概括确切、文字简明通顺。 结构完整、格式规范。 案卷题名包括责任者、主要内容、公文 名称（文种）三要素。
（7）填写案卷封面 全宗名称Fra bibliotek档号 类目名称
确定归档范围时要注意：
1、两个以上单位合作完成的项目，主办单 位保存全套文件材料，协办单位保存与承 担任务相关的正本文件。 2、本单位领导人兼任其他单位职务形成 的文件，由兼职单位负责立卷归档。 3、单位内部文件，如工作计划、总结、 会议记录等，应列入归档范围。 4、在业务工作中收集的有关资料，不属 于归档范围。
5
馆编件号
办公室
机构（问题）
（6） 编制归档文件目录
应根据分类方案好室编件号的顺序编制 归档文件目目录
件 号 责 任 者 文号 题名 日期 页数 备注
1
市 档 案局
京 档 发 [2006 ]4号
北京市档案局关 于印发北京市档 案工作会议文件 的通知
200603 17
103
2
……
归 档 文 件 目 录 封 面
（4）排列
文件按事由相对集中 , 同一事 由的文件按时间顺序排列 , 同一 部门（问题）内的不同事由按 时间顺序排列 同一份文件的不同稿本排列 次序一般为：发文稿纸（文件 处理单）、正本、附件（被转 发文）、定稿、复制件。