公文的作用
(三)宣传和教育作用
传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时， 还要说明为什么要这样做。
(四)联系和沟通作用
机关之间联系、协调工作，及时处理具体问题，获 得具有重要意义的信息资料。因此，公文在保证各机关 正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。 (五)凭证和依据作用
公文反映了制发机关的意图，具有法定的效力， 受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据和凭证。
1.同级党政机关、党政机关与其他同级机 关必要时可以联合行文。
2.属于党委、政府各自职权范围内的工作， 不得联合行文。党委、政府的部门依据 职权可以相互行文。
3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对 外正式行文。
五、公文的格式
“版头” (红色分割线以上)
“主体”（首页分割线（不含）以下、末页首条分割线（不含）以上）
博市政办发〔20××〕27号 关于印发博乐市2006年创建中国优 —1— 秀旅游城市工作方案的通知 各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作 区管委，市政府各部门：
它是指公文的主要受理机 关，即发文机关要求其主 办、答复或知晓文中事项 的机关。
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋
体字标识，回行时仍顶格；最后一
五、公文的格式
一、行政公文的概念
行政机关的公文(包括电报)，是行政 机关在行政管理过程中形成的具有法定效 力和规范体式的文书，是依法行政和进行 公务活动的重要工具。
二、公文的特点
(一)作者的法定性，特定的读者性
公文的作者是法定的，是能以自己的名义行使职 权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者， 只是组织的代笔人。公文读者具有特定性。有的公文的 读者是特指的受文机关，有的公文的读者，是社会的全 体成员。
国务院
广东省政府
按行文方向：
2.上行文：下级机关向上级机关呈送的公文。如请示、 报告等。
部
广东省政府
广州市政府
厅
局
处
按行文方向：
3、平行文：不相隶属的同级机关或部门之间的行文。
如函。
省 公安厅
广东工业 大学
四、行政公文的行文规则
（一）上行文规则 1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他 相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大 事项，应当经本级党委、政府同意或者授权，属于 部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。 3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机 关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转 报上级机关。 4.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中 夹带请示事项。
（二）下行文规则
3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以 向下级党委、政府的相关部门行文。 4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之 间未协商一致的，不得向下行文；擅自行 文的，上级机关应当责令其纠正或者撤 销。
5.上级机关向受双重领导的下级机关行文， 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
（三）联合行文规则
博乐市人民政府
办公室文件
—1—
博市政办发〔20××〕27号 签发人：高云燕
多个签发人格式
如有多个签发人，签发人 姓名按照发文机关的排列 顺序从左到右、自上而下 依次均匀编排，一般每行 排两个姓名，回行时与上 一行第一个签发人姓名对 齐。
3号仿宋体 全角冒号
3号楷体
（二）主体：
标题
主送机关 正文 附件说明 发文机关署名、成文日期、印章 附注 附件
常见的公文标题形式主要有三种：
①标准式标题，即由机关名称、事由、文种三部分组成。 例如，《国务院关于开展全国物价大检查的通知》。 ②双项式标题，即由发文机关和文种(省事由)，或由事由和文 种(省发文机关)两部分组成。 例如，《中华人民共和国主席令》(省事由)、 《关于整顿和规范药品市场的意见》(省发文机关)。 ③转文式标题，即由发文机关、被批转(或转发、发布、印发) 的文件的标题和文种组成。 例如，《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》 等。
三、公文的种类
分类的角度 公文的种类 决议、决定、命令（令）、公报、 公告、通告、意见、通知、通报、 按适用范围 报告、请示、批复、议案、函和纪 要 按行文方向 下行文、上行文和平行文 按缓急程度 特急、加急、一般文件 按保密级别 绝密、机密和秘密
按行文方向：
1.下行文：上级向下级行文，如命令、批复等。 行文方式：逐级行文、多级行文、直达基层行文。
博市政办发〔20××〕27号
—1—
一般用3号黑体字，顶格编排在 版心左上角；如需同时标注份 号、密级和保密期限、紧急程 度，按照份号、密级和保密期 限、紧急程度的顺序自上而下 分行排列。
紧急程度分两类：特急、加急 紧急电报分为：特提、特急、加 急、平急
000001
秘密★1年 特急
发文机关标志
由发文机关全称或者规 范化简称加“文件”二 字组成。 发文机关标志居中排布， 使用红色小标宋体字。
公文标题
博乐市人民政府
办公室文件
博市政办发〔20××〕27号
一般用2号小标宋体字，编
排于红色分隔线下空二行位置，
—2006 1 —年创建中国优 关于印发博乐市 秀旅游城市工作方案的通知
分一行或多行居中排布；回行时， 要做到词意完整，排列对称，长 短适宜，间距恰当，标题排列应 当使用梯形或菱形。 标题一般不超过50个字，不 超过三行；
1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上 级机关。 2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、 政府授权，可以向下级党委、政府行文， 其他部门和单位不得向下级党委、政府发 布指令性公文或者在公文中向下级党委、 政府提出指令性要求。需经政府审批的具 体事项，经政府同意可由政府职能部门行 文，文中需注明已经政府同意。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用 标点符号。注意不要重复出现介词“关于”，诸如 “关于…… 关于…… ”之类，都是错误的。
标题可用单行或多行居中书写。分行时，标题中 的人名、地名、数量词、专有名词、词组不得拆开分 为两行，以免产生歧义。
公文如果是经会议通过或批准的，则应在标题下 加题注。
“版记”（末页首条分割线以下、末条分割线以上）三部分。


版头 由 份号、密级和保密期限、紧急程度、
发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。 主体 由 公文标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件等要素组成。 版记 由 抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。
博乐市人民政府
办公室文件
博市政办发〔20××〕27号
—1—
第一个层次是发文机 关代字， 第二个层次是发文机 关主办文件的部门的 代字。
例：山东省人民政府2012年所发的第26个 文件 鲁府发〔2012〕26号
广东省人事厅2008年发的第275个文件
1 ．指出下面发文字号的错误，并予改正。 （ 1 ） 粤府发（ 99 ）第 169 号 （ 2 ）粤府发〔 2003〕第 169 号 （ 3 ）〔 2004 〕粤府发第 8 号 （ 4 ）粤府发〔 2004 〕十一号 （ 5 ）粤府发〔二○○三〕009 号
（一）上行文规则
5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以 本机关名义向上级机关负责人报送公文，也 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公 文。
6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必 要时应当抄送另一个上级机关。 7.不符合行文规则的上报公文，上级机关的文 秘部门可退回下级呈报机关。
（二）下行文规则
个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页
不能显示正文时，应将主送机关名
称移至版记。
公文正文
博乐市人民政府
办公室文件
博市政办发〔20××〕27号
一般用3号仿宋体字，编排 于主送机关名称下1行，每自然 段第1行左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。
—2006 1 —年创建中国优 关于印发博乐市 秀旅游城市工作方案的通知
公文首页格式
联合行文格式
000001
发文字号
发文字号是发文机关按照发文 顺序编排的顺序号。 由发文机关代字、年份、发文顺 序号组成。年份、序号用阿拉伯 数字标识；年份应标全称，用六 角括号“〔 〕”括入；序号不 编虚位（即１不编为001），不 加“第”字。 联合行文时，使用主办机关的 发文字号。 发文字号编排在发文机关标志 下空二行，居中排布。 发文字号之下４mm 处印一条与 版心等宽的红色分隔线。
000001
秘密★1年
秘级和保密期限 用3号黑体字顶格标 识在版心左上角第2 行，保密期限中的 数字用阿拉伯数字 标注，密级和保密 期限之间用“★” 隔开。
博乐市人民政府
办公室文件
博市政办发〔20××〕27号
—1—
密级分三类：绝密、 机密、秘密
000001
秘密★1年
特急
紧急程度
博乐市人民政府 办公室文件
发文字号常见的错误
1、搭配虚字：粤府发〔 2003〕第 169 号
2、要素颠倒： 〔 2004 〕粤府发第 8 号
3、年号不全：粤府发〔 99 〕 169 号
4、错用括号：粤府发（1999）第 169 号
5、乱设虚位：粤府发〔2003〕009 号
6、字体字号不标准：粤府发〔二○○三〕9 号
000001
公文的作用
可归纳为五个方面。
(一)领导和指导作用
上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导 作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和 规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复 等公文，则对具体工作产生指导作用。 (二)法规和准绳作用 通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同 样对所辖成员起着规范和准绳作用。