筹备预订部工作计划
一、市场压力
新的大型酒店陆续开业，对商务散客、会议、团队的冲击越发激烈。
二、现阶段客房预订存在的问题
订房的信息沟通不及时，市场营销部会议房间安排不合理。
（例如医药会议导致空房）
会议排房匆忙，导致会议房间类型安排不合理。
（预订标准间入住商务间）
不能提前准确及时地提供占用房号。
（会议房间提前给房号）
客房预订部缺乏主动与市场营销部沟通，不能第一时间了解预订信息的更改，缺乏监督性。
（市场营销部个别客户经理忘记告知预订部）前厅部前台工作繁琐，不能专心提供快捷的上门散客的接待服务。
（会议在酒店召开导致散客在前台等候时间超时）
不能将会议占房信息第一时间通知客房部，导致客房部不能合理安排检修工作，从而也会因为客房检修影响出租率。
（客房部可以从系统得知房间预订状况）
没有合理地安排好会议、旅行社团队、散客入住的比率。
（会议和团队的不受控制的预订导致商务散客没有房间入住）
没有充分做好VIP客人的接待，客房预订部没有追问客户经理预订单上接待客人身份的程序，客户经理没有很好的把握VIP入住的房间类型。
（客房预订部应该要求客户经理的预订单更为详细，并根据客人的身份合理安排房间）
预订部没有很好地给酒店提供经营信息。
（根据客户经理的预订信息做好消费总额的预测，每周提供一份会议及宴会收入预测）
客户经理不能第一时间了解酒店紧缺房型。
（预订部每周一在市场营销部会议上公布本周预订信息，每天早上公布当天预订信息，每天实时公布可订房信息，客户经理通过以上信息有效地进行市场拜访工作）不能掌握会议客人的退房时间。
（预订部参与会议的接待工作，充分及时地了解会议客人准确的退房信息，做好房间的预订及信息公布
的工作）三、预订部职能
市场调查及分析
总机
转入散客
的预订
客户经
理客户协
议单位预
订
网络公
司的维护
及预订
旅行
社团队的
维护及预
订
会议房间的
预订
报酒店领导及部门经理，合理地调控客房价格
督导客户经
理很好地跟进会
议，有效地做好房
控
根据需求下单至前台接待
四、新的客房预订操作流程
时限客户经理时
限预订部时
限
前台接待
收到客户订房信息
详细询问并记录预定信息（客户姓名、单位、日期、房型、数量、付费方式、特殊要求）
与客户确认房间价格
询问预订部是否有房
间
填写预定单，交至预订部确认
确认预订
信息（根据客人
需求决定是否
确认房号）
1
分钟
由预订部将
预订单交至前台
3分钟以内回复客户，再次确认预定信息
退房以后1小时以内询问客户入住的反馈意见并记录
实施之后带来的好处：
将现阶段客房预订（协议单位、商务散客）存在的问题得以有效地解决。
减轻前台接待的工作压力，提升接待服务效率，使自动上门客户得到足够的尊重。
可有效地要求客户经理充分了解客人信息，从而做好VIP接待。
五、新的会议房间预订操作程序
客户经理预订部前台接待接到会议询问
2小时内发会议建议书给客户及预订部
跟进建议书内容在系统内预留房间，并设定一
个预留时限
跟进会议，填写会议跟进纪要
确定会议
取消
会议
根据确定或取消通
知，将更改系统信息填写
跟进纪要，
分析取消
原因
签订会议协议
书
根据协议书，最终确
定客房类型、数量及房号
根据预留房号提
前做好会议接待及其
他散客接待准备
实施之后带来的好处：
将现阶段客房预订（会议与协议单位、上门散客入住）存在的问题得以有效地解决。
更能有效的提供个性化的服务给会议客户。
（比如提前提供房号）
有利于客房部提前做好会议前期准备保证会议用房。
有利于做好会议的跟进制度，并能很好地分析流失会议或成功会议的经验。
预订部根据客户经理的会议建议书、会议协议书有效的控制房间。
极大地简化前台会议登记拿房的流程，并能有效控制会议空房的现象，提高会务方的满意程度。
最大限度地满足酒店各种层次客人的需求，控制好会议、旅行社团队、商务散客、长包房之间的合理比率。
六、预订部调控前台房价的操作流程
客户经理预订部前台接待
以7天为一个周期调查长
沙市内五星酒店预订情况，并
根据酒店自身的预订情况，每
周作出分析报告
根据预订部每周给出的价格，合理的进行市场销售
报酒店领导审批后有效
调控酒店房间的前台价格，提
高或调低自动上门客房出租
价格
根据预订部每周
给出的价格，合理地
进行前台销售
实施之后带来的好处：
将酒店的前台价与市场的供需变化紧密联系起来，通过分析后合理的调高或降低前台入住价格，从而更好的提升酒店经济效益。
七、预订部人员及硬件配置
主管
预
订员
电脑电话传真
机
打印
机
办公
桌椅
文件
柜
1名7名4台4台1台1台5套2组主管工作时间酒店后台员工工作时间，以完成工作为标准参与部门值班。
预订员工作时间A班：7:30-16:30，B班：10:30-19:30，C班：14:30-23:30
八、员工培训
1、由主管做出工作流程表及培训计划，做为期7天的封闭式培训。
2、主管和预订员为从酒店内部选出的优秀人员。
市场营销部
2015年12月15日。