常用办公软件的应用
第三章常用办公软件的应用
第十四讲常用办公软件的应用(六)
教学目标及基本要求:
通过了解Excel电子表格软件，能够方便地制作出各种电子表格，把数据用各种图表表示出来，甚至可以对一些数据进行管理和分析。
教学重点：
数据的管理。
教学难点：
数据的排序、数据的筛选(自动筛选和高级筛选)、分类汇总、数据透视表。
教学内容：
1、数据排序
2、数据筛选
3、分类汇总
4、数据透视表
教学时间：
1学时
主要内容：
3.3 Excel 2003电子表格软件的应用
3.3.4 Excel 2003的数据管理
1．数据排序
概念：是指根据指定的关键字对相关的数据记录按照一定的顺序来排列。
操作步骤：
（1）选择数据区中任一单元格，激活“数据”菜单。
然后选择“数据”|“排序”命令，弹出“排序”对话框。
（2）在“主要关键字”下拉列表框中选择排序的主要关键字，如“总分”，然后选择一种排序的方式，如“降序”。
（3）单击“确定”按钮。
2．数据筛选
概念：是在数据记录中筛选出满足一定条件的记录清单。
筛选方式：自动筛选和高级筛选。
（1）自动筛选
概念：一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令，对同一列数据最多可以应用两个条件。
操作步骤：
①单击工作表中数据区域的任一单元格。
②选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令，这时在每个字段上会出现“筛选”按钮，如图3-63所示。
③根据需要在某个字段中的“筛选”按钮的下拉列表框中选择一种筛选条件，即可把符合条件的记录筛选出来。
图3-63 第一师范学院信息技术系学生成绩“自动筛选”结果
（2）高级筛选
高级筛选也是对数据清单按照一定的条件进行筛选，但高级筛选命令不在字段名旁边显示用于条件选择的“筛选”按钮，而是在工作表中建立条件区域。
在使用“高级筛选”命令时，可以使用条件区域中
的条件。
在使用高级筛选之前，用户需要先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。
在条件区域的首行中包含的字段名必须与数据清单上的字段名一样，但条件区域内不必包含数据清单中所有的字段名。
如图3-64所示就是建立的条件区域。
图3-64 第一师范学院信息技术系学生成绩建立条件区域窗口
进行高级筛选的步骤如下：
①选择数据区中任一单元格，激活“数据”菜单。
②选择“数据”|“筛选”|“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框。
③在“数据区域”文本框中输入要进行数据筛选的单元格区域，在“条件区域”文本框中输入条件单元格区域。
另外，也可以通过鼠标在工
作表中拖动来选定数据区域和条件区域。
3．分类汇总
概念：分类汇总是把数据清单按照某一字段的不同类别来表现出各个类别的一些相关项目。
分类汇总的步骤:
①对进行分类汇总的字段进行排序。
②在数据区域中选择任一单元格，激活“数据”菜单。
③选择“数据”|“分类汇总”命令，弹出如图3-65所示的“分类汇总”对话框。
图3-65 “分类汇总”对话框
④在“分类字段”下拉列表框中选择分类字段“姓名”；在“汇总方式”下拉列表框中选择“平均值”；在“选定汇总项”列表框中选出
要汇总的项目。
⑤单击“确定”按钮，就会得到如图3-66所示的分类汇总表。
图3-66 第一师范学院信息技术系学生成绩分类汇总结果
4．数据透视表
概念：数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，可以转换行和列来查看源数据的不同汇总结果，而且可以显示感兴趣区域的明细数据。
它提供了一种以不同角度观看数据清单的简便方法。
创建数据透视表的步骤如下：
①单击用来创建数据透视表的数据清单。
②选择“数据”|“数据透视表和数据透视图”命令，打开如图3-67所示的“数据透视表
和数据透视图向导--3步骤之1”对话框。
在“请指定待分析数据的数据源类型”选项组中选中“Microsoft Office Excel数据列表或数据库”单选按钮；在“所需创建的报表类型”选项组中选中“数据透视表”单选按钮。
图3-67 “数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1”对话框
③单击“下一步”按钮，打开如图3-68所示的“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2”对话框，用户可在此对话框中选择数据源区域。
如果活动单元格在某个数据清单中，向导会自动选定数据源区域。
图3-68 “数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2”对话框
④单击“下一步”按钮，打开如图3-69所示的“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3”对话框，选择数据透视表的显示位置。
图3-69 “数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3”对话框
⑤在“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3”对话框中单击“布局”按钮，打开如图3-70所示的“数据透视表和数据透视图向导--布局”对话框。
在此对话框中，将所需的字段分别拖到“行字段”区域、“列字段”区域和“数据”区域。
图3-70 “数据透视表和数据透视图向导--布局”对话框
⑥单击“完成”按钮，将数据透视表插入到工作簿中，如图3-71所示。
图3-71 数据透视表
小结
数据透视表是Excel创建的一种交互式、交叉式报表，适用于对多种来源的数据进行汇总和分析。
数据排序、数据筛选、分类汇总是进行数据管理的方式，需根据实际情况进行灵活的运用。
作业
1.数据汇总有何作用？
2.如何对工作表中的数据进行高级筛选？
3.Excel对单元格引用时默认采用的是相对引用还是绝对引用，两者有何区别？。