以上情况，下级用报告答复。
函的特点
二、函的种类（Categories ）
以其内容和用途为标准进行划分：
商洽函 询ห้องสมุดไป่ตู้函
用于不相隶属机关之间互 相商洽工作。
用于不相隶属机关之间相 互询问问题。 用于向有关主管部门请求批 准相关事项。 也称复函。用于不相隶属机 关之间相互答复问题。
函
求批函
答复函
按办理的形式
询问函
X X 市 塑 料 二 厂文件
× 塑函〔2000〕11号
X X市塑料二厂关于TK一89型自动考勤打卡机 维修事宜的询问函
XX市海威企业有限公司： 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤 打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打印出现断痕， 造成“3”、“6”、“8、“9”等字难以分辨，估计是打印 头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑维修站（店），均无此 配套的打印头。特发函向贵公司询问，贵公司在我市何处设 有该种机型的维修部，应如何送交维修，预计维修费用多少， 以及付款方式等。 特此函询 XX市塑料二厂（公章） 二○○○年五月一日
结语
（四）落款
在落款处标注发函单位和发
函日期，盖章生效
公章盖在成文日期上。成文 日期要写明年、月、日，用 小写汉字书写，位于正文下
方偏右。
（四）函写作的注意事项
一函一事 内容简洁，开门见山 用语得体，平等待人
（五）重要提醒
在平级单位之间相互询问或商榷有关细琐事务时， 可使用便函。便函可以没有标题和发文字号，也 可不盖公章，但对于重要事务来说，便函是不适 用的。
（二）发文字号
• 公函要有发文字号，如“XX厂办函[2008]20号”。 便函可无发文字号
• 定义：发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某 一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号由 发文机关的办公厅（室）负责统一编排。发文字号应当包 括机关代字、年份、序号；联合行文，只标明主办机关发 文字号。 • 不同社会团体可能另有规范，人为规定，便于检索，没什 么深奥道理。
个案分析
小王是万科地产公司办公
室新招聘来的文员，某日， 办公室副主任老李给她布 置了一项写作任务，主题 是向南山区国土局申请购
买位于蛇口大南山脚下的
一块土地。
小王的拟稿如下：
关于购买大南山脚下地皮的请示
南山区国土局: 由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将蛇口大南
山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司。
（三）主送单位
• 打算商榷、询问事项、一般无需加敬称。 • 函的行文对象一般情况下是明确、单一的， 所以多数函的主送机关只有一个。但有时 内容涉及部门多，也有排列多个主送机关 的情况。
（三）正文
缘由
去函：概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背 景、原因等； 复函：首先引述来函的日期、发文字号、标题等，如“贵局《关 于……的函》（×函〔2010〕×号）收悉”，接着简要复述对方 提出的问题和要求。等过渡语转入下文。
一、函的概念（Conception ）
函，是平行文，是不相隶属机 关之间相互商洽工作、询问和 答复问题，或者向有关主管部 门请求批准事项、答复审批事 项时所使用的公文。
向无隶属关系的有关 主管部门请求批准。
注：函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。 • 上级机关向下级机关询问有关情况，
可以用函。 • 上级机关向下级机关催办有关事宜， 如要求下级机关呈报有关报表或材料 时，也可以用函。
机。
特此函复 XX市海威企业有限公司（公章）
二○○○年 五月五日
三、函与请示的区别
１、行文关系不同：函是平行文，用于
不相隶属机关之间或向有关主管部门请
求批准；请示是上行文，只能在有隶属 关系的上下级之间运用。 对请示的回复用批复。
２、复文处理不同：对函的回复用复函；
牛刀初试
（二）选择
• 下面关于函的说法正确的事（ ）
作业
• 沧草湖高尔夫训练学校同意了杜鹏的请求， 只是租金及具体情况，需要和杜鹏面谈。 请代沧草湖高尔夫训练学校向杜鹏发一封 复函。
A向有隶属关系的上级机关请求批复有关事项可以用 “函” B只告知对方事项而不必对方回复的函，则常用“请 批准”“请大力协助为盼”“望能同意”等习惯 用语收束。 C函的标题一般由发文机关、事由和文种组成，有时 也可以由事由加文种组成 D对级别低的单位发函，可以使用命令性语言
• （一）、判断题
• 1.请批函与请示的共同点是“请求批准”。 （ ） • 答案：对 • 2.县教育局向县财政局要求拨建校款项用请示行文。 （ ） • 答案：错 • 3.便函不是函。 （ ） • 答案：错 • 4.函追求短小精悍，因而复函不必引用对方来函的标 题及发文字号。 （ ） • 答案：错
公函
严格按照公文 格式撰写制作
便函
没有文件头，没有发文字号，甚 至可以没有标题。但正文之后， 要有机关署名、日期和公章。
按行文的方向 去函 复函
特殊情况： 上级发函向下级询问有关情况，下 级回复时用答复报告。 对下级机关的请示，上级机关的办 公部门在接到授权的情况下，用函 给予答复。
商洽函
XX 集团公司文件
当否，请批示。 万科地产公司(公章） 二○○X年X月X日
真是胡来！
老李认为这是 一篇很不规范 的文稿，首先 文种就不正确， 因此打回给小 王，让她认真 重拟。
Help! SOS!
难道请求事 项不是用 “请示” 吗
函
Official Letters
学习目标
函的概念、适用范围 函的种类 函的写作结构 函的表达注意 重要提醒
过渡语：“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”
事项
去函：写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对 方提出希望或要求，即或希望对方协助解决某一问题，或希望对 方给予合作支持，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等 等。 复函：有针对性地作出具体明确的答复、表明意见。 用词语气要谦和诚恳，平实得体。 去函：如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请 函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用 “特此函达”、“特此函告”等。 复函：“此复”、“特此函复” “特此函告”。
××〔2005〕××号
关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 ××大学文学院： 据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授 涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。我集团公司新 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难 得的在职进修机会。为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从 业素质，拟选派8名在岗秘书委托贵院代培，随该班进修学习。有 关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。 ××集团公司（印章） 二○○五年七月二日
近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。
四、函的写作格式
标题 发文字号 主送单位
函 的
结构
正文
落款
（一）标
题
• 一般有两种形式 1、发文单位+事由+文种（函或复函） 如 维修部关于请求增拨维修费的函 XXXXX大学关于商洽××同志调动工作事宜的函 xx市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函 2、事由+文种 如 关于推荐艺术团代表人选的复函 关于请求批准在官汕路宁江桥头兴建办公营业大楼的函
XX市海威企业有限公司文件
复函
海XX函〔2000〕15号
XX市海威企业有限公司 关于自动考勤打卡机维修问题的复函
XX市塑料二厂 ： 贵厂1月10日《关于 TK－89型自动考勤打卡机维修事 宜的询问函》（X塑函〔2000〕11 号）收悉。鉴于我公司 在XX市尚未设立维修网点，我公司决定派出售后服务部经 理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK—89型自动考勤打卡