浅析项目合同管理
发表时间：2012-08-29T09:41:55.950Z 来源：《赤子》2012年第13期供稿作者：裴金霞陈奕君
[导读] 本文从个人经历的几条桥梁施工中，对合同管理的控制要点、问题及建议进行了阐述。
裴金霞陈奕君（中建交通建设集团有限公司，北京 100071）
摘要：本文从个人经历的几条桥梁施工中，对合同管理的控制要点、问题及建议进行了阐述。
关键词：项目合同管理；成本控制
企业合同管理是企业管理的重要组成部分，涉及到企业的各个领域，直接关系到企业的生存与发展。从某种意义上说，合同管理是企业发展的一个关键。
这几年，公司承揽了大量的工程施工任务，通过领导和同事们的共同奋斗，公司得以不断发展壮大。然而，当前仍有一些项目对合同管理的重要意义认识不足，具体表现在：一是合同意识淡薄，面对竞争激烈的公路市场，只注意施工任务的完成，缺乏对施工合同内容和条款的研究和对策，为后期工程管理和索赔留下隐患；二是缺乏预见性，不能对工程及时地跟踪、行之有效的动态分析和管理；三是针对各种不规范的市场行为，缺乏有效的规避合同风险的对策和措施。
1 建立健全、严格执行合同评审制度
合同是双方当事人建立法律关系的事实依据，也是将来处理双方争议的主要依据，因此，在合同签订之前，应予以高度、慎重的对待，公司在文件中也对此进行规定，同时在公司有关评审的范围内由项目相关人员组成合同评审小组，进行详尽、细致的评审，在评审中注意以下几点：（1）合同中的单价所包含的工作内容是否明确，责任划分是否清晰，合同中的结算及付款方式、工期、质量、安全、环保等条款是否合理；（2）合同中的用词是否准确，有无模棱两可或含义不清之处，合同条款是否符合有关法律、法规；（3）及时提出合同中存在的问题，对工程中可能出现的不利情况，是否有足够的预见性，对风险因素是否有周到的考虑及规避措施。在本人经历过的项目中，我们主要是进行两个方面的评审：一是对施工队伍的考察、评审；二是对合同的评审。在签订合同之前，必须先对施工队伍进行调查，毕竟在目前的现实条件下，一个项目的每家施工队伍都具有资质是不容易达到的，大多数小型施工队伍是不具备资质的，因此对他们过去的施工经历和信誉的调查显得尤为重要，首先是要查看他们近两三年的施工合同；其次是要与施工队伍进行面谈，通过谈话可以确定他们是否具有施工能力和水平，那些没有真正做过的往往在谈话中漏洞百出，这样我们就可以尽快的将这种队伍去除，避免无谓的精力浪费；第三，有可能的话，可以通过他们过去的合同与以前的施工单位联系，调查他们的施工能力和信誉度。通过对施工队伍的考察评审可以将那些不具备施工能力或那些准备一开始就准备转包的施工队伍排除在外，从而有效避免后期一系列管理问题和经济纠纷的出现。
在一些项目的合同签订后，由于没有将合同单价所包含的工作内容和双方的责任明确或个别领导大包大揽或随意答应分包队伍的条件，造成合同内容模糊或让分包队伍有机可乘，致使在后期结算中经常发生纠纷以至官司，从而给项目和公司造成了不必要的人力、物力和财力的浪费。例如在有的项目就出现了这种问题，项目和施工队伍还只是处在初期接触阶段，而有的领导由于说话不注意，给施工队伍造成了一种可以进场的错觉，从而在项目未完成对施工队伍的前期调查和合同签订之前就将人员和设备调入了工地，给项目工作造成了极大的困境，对项目后续工作的开展带来了一系列的麻烦。因此深入贯彻合同评审制度，集各家之所长，将各种不利因素考虑进去，在合同中尽量将风险进行转移，从而避免一言堂，有效规避风险。
2 完善合同交底制度
在我们的项目施工中，常出现现场技术人员和其他非合同人员对合同一无所知的情况，技术人员在不知情的情况下往往将本应是分包队伍的责任而归集到项目部，造成工作量重复，从而使项目蒙受不必要的损失，因此完善合同交底制度是预防此类事件发生的必要手段。合同交底分为与业主签订的合同和与分包队伍签订的合同的交底。公司与业主签订合同后，公司合同管理人员应将招标文件、答疑资料、询标纪要、投标书和合同文本对项目部进行交底，使项目部熟悉合同中的主要内容，明确工程中的风险、重点和关键性问题。要求项目收集、分析合同履约过程中的各项信息并及时进行调整，对合同的履约过程进行预测，及早提出与避免影响合同履约过程中的各种问题，减少并避免合同风险。项目部应将合同责任目标进行分解，落实到部门和责任人，提高全员合同意识。
项目部在与分包队伍签订合同后，应组织项目所有相关人员学习合同和合同总体分析结果，对合同的主要内容做出解释和说明，使大家熟悉合同中各种规定、管理程序，了解各方的合同责任和工作范围，使大家树立全局观念，避免在执行中我方人员和分包队伍的违约行为，使工作协调一致。在本人经历过的项目中，我们采取了将与分包队伍的合同以合同交底的形式对项目全体工程技术人员和相关部门进行了明确，例如在挖孔桩合同交底书中，将挖孔桩单价所包含的内容对相关人员进行了交底，单价包括的内容有：（1）人员和设备的进出场费用；（2）施工场地建设及安全防护；（3）挖孔、成孔（包括砼护壁，护壁和炸药的材料费用已含在单价中，如果有我方提供的材料，则相关部门应在每期结算时注意扣除）；（4）孔内弃渣处理，一般是就地平整或堆放整齐；（5）探孔器加工制作及检孔（探孔器的材料为施工队伍负责，如我方提供钢筋，注意在结算中扣除）；（6）成孔过程中发生的其他费用：如电、油等；（7）与该项施工有关的其他所有工作（过程中具体掌握）；（8）单价为含税单价；（9）结算时计价延米为桩帽或承台底设计标高至孔底设计标高之间的长度（如果个别桩基的孔口低于桩帽或承台底设计标高，则以实际地面线为准进行结算）；在过去的工地施工过程中，特别是挖孔桩的施工过程中，因事前未考虑周全，造成了大量无效桩的出现，而无效桩我们是无法在业主那得到计量，却又必须给施工队伍结算，从而加大了项目的施工成本，因此，在与外协队伍的合同和内部合同技术交底中又特别明确了在挖孔桩施工前必须进行桩顶基坑的开挖（一般在桩基顶都设计有承台或桩帽），这样既可以避免无效桩的出现，节约了成本，同时也为往后承台或桩帽施工打下了基础。通过将这些内容以书面的形式对相关人员进行交底，可以达到两个目的：第一，可以使项目人员更好的进行工程管理和控制，第二，可以有效避免施工队伍的无理纠缠与纠纷。
3 合同履约过程中的控制
合同签订后就进入了履行阶段，这是发生纠纷最多的阶段，也是大量争议事实的形成期。因此，在这一阶段做好充分的准备，就能够为今后发生争议时，在法律上占有一定的优势。
抓好履约检查是保证合同管理履行的有效措施。履约检查是事先或事中发现问题和疏漏的唯一的办法。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，制订防范风险的对策，从而将风险损失程度降到最小，将收益做到最大。
分包合同签订后，首先相关部门和人员就要对照合同的工期、质量要求及工程变更情况，检查、督促各分包合同的履行。其次要抓好