常用行政公文及事务文书一、通知通知，是指批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员所使用的公文。
通知的内容与结构：（一）指示性通知指示性通知主要用于部署工作和传达上级的有关精神，其格式内容如下：1.标题。
一般应写明发文机关、事由和文种。
2.主送机关。
应准确写明承办、执行的有关机关名称。
3.正文，即应知应办的事项，是工作通知的核心部分。
通常由缘由、事项和执行要求组成。
首先需要说明开展工作的原因和依据;事项中要交代清楚要求下级“做什么，怎么做，按什么要求做”这三个方面的内容。
其次还要写清对通知内容贯彻执行的要求，如“以上通知，望认真贯彻执行”。
较重要的通知还应选用反馈式结语，如“以上通知，在认真贯彻执行的同时，请将执行情况于X日报部”。
4.落款和成文时间。
（二）批转、转发文件性通知这一类通知主要用于批转、转发有关文件，要根据实际情况-1-正确选用。
它一般由标题、正文、落款等部分构成。
1.标题。
这类通知的标题很难规范。
通常应写明：谁发文，批转、转发什么机关的什么文以及文种。
标题中除了标明“批转”、“转发”等字样外，还要列出原文件名称。
在实际工作中，常常会遇到某一文件层层转发的情况。
当层层转发通知时，标题可能会出现“通知的通知”这种赘语。
为力求精练，标题中可只保留一个“关于”，一个“通知”，并去掉多级转发的中间搭桥单位。
2.正文。
由于这类通知是以转发相关文件为主要目的，所以正文的写作比较简单。
其正文由被转发文件、简要评价（转发机关的“批语”）和执行要求三部分组成，文字应简洁明了。
3.落款和成文时间。
（三）会议通知会议通知写作的关键是要素要齐全、事项明确具体、结构完整。
1.标题。
由召集单位、会议名称和文种组成。
2.正文。
包括会议基本情况和具体事项。
开头应概要写明会议的目的、日期、地点、名称、会期等，再由“现将有关事项通知如下”的惯用语引出通知事项。
通知事项要依次写明：会议主要内容、任务和议题;与会人员的范围（职务、人数）;报到及开会的时间、地点;应携带的材料和其他有关要求。
3.落款和成文时间。
二、通报-2-通报，是指表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况时使用的公文。
通报的内容与结构：（一）表彰性通报表彰性通报主要用于表彰公安工作中有突出贡献的个人或群体。
其内容与结构为：1.标题。
应写明机关名称、通报对象和文种。
2.正文。
表彰性通报的正文由通报事实、分析评价、有关决定说明和希望要求四部分组成。
首先简述先进事迹或典型经验;其次对事迹和经验加以精要的分析评价;再次说明有关表彰决定;最后提出希望和要求。
3.落款和成文时间。
（二）批评性通报批评性通报主要用于批评公安工作中错误性质比较严重的反面典型。
其内容与结构为：1.标题。
应写明机关名称、通报对象和文种。
2.正文。
批评性通报的正文由通报事实、分析剖析、处理决定和告诫要求四部分组成。
首先通报错误事实或事故情况;其次精要地分析错误或事故的性质、原因及危害;再次说明处理决定;最后提出告诫和预防要求。
3.落款和成文时间。
（三）情况通报-3-情况通报主要用于通报公安工作中出现的带有倾向性的新情况、新问题。
其内容与结构为：1.标题。
应写明机关名称、通报情况内容和文种。
2.正文。
情况通报的正文由通报情况、原因分析和希望要求三部分组成。
首先概括叙述所通报事件的主要情况，如时、地、人、事、因、果等要素;要注意突出重点，如主要结果、伤亡损失情况等。
其次分析原因，针对有关情况分析原因，揭示本质，常用序号结构法写作。
最后提出希望要求，针对情况特点和事件原因，提出改进工作的要求。
3.落款和成文时间。
三、请示请示，是下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的公文。
（一）请示与报告的区别1.适用和性质不同。
报告是向上级汇报工作，反映情况，回复上级询问的陈述性公文;而请示则是向上级提出请求指示和批准的请求性公文。
报告属于“陈述性”公文，对于领导来说只是“阅件”;而请示则是“请求性”公文，对于领导来说就是“办件”。
2.批复的要求不同。
报告一般不用批复;而请示则必须要批复。
3.行文时间不同。
报告一般是在事后（重大的在事中）行文;-4-而请示则必须事先行文，不得先斩后奏。
4.内容含量不同。
报告内容既可以是单一事项，也可以是综合多方面事项;而请示则事项单一，只能一事一请示。
（二）请示的内容与结构1.标题。
请示的标题由发文机关、事由和文种三部分组成，其中事由要高度概括请示事项的内容，使其简明准确，一目了然。
2.主送机关。
请示必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，请示的事项应是主送机关权限范围内能够解决的问题。
一份请示只送一个上级机关。
如有需要，则可以抄送。
不能搞多头请示。
3.正文。
请示的正文包括请示的缘由、请示的事项和请示的要求三部分。
（1）请示的缘由。
用有说服力的事实和情况说明“为什么请示”，以引出请示的事项。
这部分是请示写作的重点，它是上级能否顺利批复的关键，因而内容必须明了、充分、实在，具有说服力。
（2）请示的事项。
重点写明请示什么，有什么具体要求，同时提出本单位解决问题的意见和方案，以供上级批复时参考选用。
请示事项必须明确、具体，方案应具可行性。
（3）请示的要求。
常用“特此请示，请审批”、“以上妥否，请审批”等惯用语，提出批复的要求。
4.附件。
不少请示都有附件，请示要充分利用附件。
如请示-5-有附件材料，则正文就不必详述。
四、批复批复，是指上级机关用于答复下级机关的请示事项时使用的公文。
（一）公安部关于批复的规范要求1.各单位要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》、《公安部公文审核办法》和《关于部机关内设机构行文问题的通知》中有关部门内设机构行文问题的规定，不得代部审批、答复应当由公安部审批、答复的事项。
地方公安机关的请示事项中，属公安部答复的事项的，应以公安部名义答复地方公安机关，不得擅自以部属局级单位名义答复地方公安机关有关业务部门。
各单位在收到地方公安机关有关业务部门的请示时，若其请示事项属公安部答复事项，则要告知其以地方公安机关名义正式向公安部请示。
2.各单位要以规范形式答复地方公安机关有关业务部门的请示事项。
在党中央、国务院和公安部有关公文处理、审核的规定中，没有“答复”文种，使用“答复”属不规范行文。
对地方公安机关有关业务部门的请示事项，属部属有关局级单位答复的，应以局级单位名义正式批复与之业务相对应、有业务领导或指导关系的地方公安机关业务部门，不得以“答复”形式答复请示事项;对不便以批复形式答复的请示事项，可以公函形式告之。
3.各单位对答复地方公安机关请示事项的公文要严格审核-6-把关。
要重点审核是否符合行文规则，公文种类使用是否正确，发文形式是否符合规定，文稿内容是否与已经发布的文件相抵触，是否表述准确、结构合理、文通句顺等。
对于答复事项涉及法律政策、机构、编制、队伍建设、经费装备等方面问题的，主办单位要送有关单位审核;对于答复事项涉及其他单位职责的，主办单位要征求有关单位的意见后再正式行文，并抄送有关单位。
4.各单位要及时汇编本单位制发的批复类公文。
在具体工作中，注意随时查询，以保持批复内容的一致性;对其中已经失效的要及时予以废止。
同时，充分利用公安网，按规定对其中符合上网要求的，实行发布、收集、整理和查询的信息化。
（二）批复的内容与结构1.标题。
为体现权威性，批复多使用完全性标题。
一般由批复机关、批复事项和文种三部分组成。
若是同意请示事项的，也可在发文机关后加上“同意”二字，以表明态度。
2.正文。
批复的正文由批复引语、批复意见和批复结语三部分构成。
（1）批复引语，又叫“批复根据”或“批复缘由”，是对来文的引叙。
简要引述下级请示的日期、标题和发文字号（引用公文应先引标题后引发文字号）。
引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对策，使请示的下级机关一看就明白批复何文。
但要注意尽量避免批复引语和批复的标题重复。
之后用“经研究，现批-7-复如下”的惯用语引出下文。
若内容简单，可直接用“经研究”承接批复意见。
（2）批复意见。
这部分是答复的具体内容。
如果完全同意请示要求，就写肯定性意见;如“部分同意”或“不予批准”，则应在否定意见后说明理由。
（3）批复结语。
可使用“此复”、“特此批复”等惯用语结束全文。
3.落款和成文时间。
五、报告报告，是指下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的公文。
（一）工作报告1.标题。
报告的标题由发文机关、事由和文种三部分组成。
2.正文。
工作报告的正文由导语和报告事项组成。
（1）导语。
简要交代工作的指导思想、依据、背景、工作基本情况和主要效果，以统领全文。
再由“现将有关情况报告如下”转入主体。
（2）报告事项。
这是工作报告的核心部分，重在写清做了什么，怎么做的，一般要写明具体的工作任务及完成情况、主要成绩、做法、体会，以及存在问题和对下一步工作的设想。
3.结尾。
不同报告使用不同的习惯用语，常用“特此报告”，“专此报告”等。
-8-（二）情况报告1.标题。
报告的标题由发文机关、事由和文种三部分组成。
2.正文。
情况报告的正文重在汇报本机关出现的新情况、新问题，主要应写清有关情况综述、基本看法和处理意见三部分内容。
（1）有关情况综述。
这部分可用引言交代事件要素，再用承启用语“现将具体情况报告如下”引出主体。
也可开门见山，直接综述具体情况。
既要写清事件或问题发生、发展的主要经过，以及所造成的后果，又要注意列举有关数据和典型材料，让上级机关能较全面直观地掌握情况。
（2）基本看法。
要围绕所报告的情况来分析原因、事件实质，分清是非、责任，提出自己的看法。
分析要一针见血、切中要害，为下文提出的解决办法打下基础。
（3）处理意见。
针对以上情况及所挖掘的原因，对症下药，提出具体可行的处理意见或解决办法，以供上级机关参考。
3.结尾。
不同报告使用不同的习惯用语，常用“特此报告”，“专此报告”等。
六、函函，是指不相录属机关之间商洽工作，询问和答复问题或请求批准和答复审批事项，知照有关事项时使用的公文。
（一）商洽函商洽函的内容与结构：-9-1.标题。
函的标题由发文机关、事由和文种三部分组成。
2.正文。
商洽函的正文由发函的原因、商洽的事项、解决的办法构成。
开头常以开门见山的手法简要说明商洽的原因、目的，以便对方了解情况。
商洽的事项要具体说明要求对方协助办理什么事项，应说明本单位的意见。
3.结语。
使用诚恳谦和的语言和商量、征询的语气写明答复要求。
常用“请予协助”，“请予函复”等惯用语。
（二）询问函询问函的内容与结构：1.标题。
函的标题由发文机关、事由和文种三部分组成。
2.正文。
询问函的正文主要写清询问的起因和询问的事项即可。
通常先简单地交代询问的起因、目的，之后直接提出要询问的问题。