We await your early favorable reply.
•结尾敬语
6. Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and
Foodstuffs Imp & Exp Corp.
•落款
Sig. _______________ (Manager)
8. Body 9. Complimentary Close 10.Signature 11.Enclosure 12.C.C (Carbon Copy) 13.Postscript (P.S.)
业学院 陈祥国ຫໍສະໝຸດ 1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
• The name of the firm • Address and postal codes • Telephone number • Fax number • Internet address, • Email address • A trademark or a brief slogan, etc
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抄送 •Carbon copy,收信 人知道被抄送
• 位置： 附件之下，左对齐
• 表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄(Email)：bcc Mr. Simpson
•Blind carbon copy,收信人不知 道被抄送，只出 现在发给被抄送
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组成部分分项示例
1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.
8 Jianguomen Nei Dajie
Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888
•信头
Fax: 86-10-6527-6028
8 Jianguomen Nei Dajie
Beijing 10005, China
Telephone: 86-10-6526-8888
Fax: 86-10-6527-6028
E-mail: carl@
2.Our Ref.
Your Ref.
3.Date: 15th November, 20-4. H. Ronald & Co.
Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack,
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事由(Subject)
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线
• 表示的是该信函的主题
1. Re: Your Order No.463 2. Subject: SHEEP WOOL 3. Contract No. 8904
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11. Enclosures
•附件
12. cc our Shanghai Branch Office
•抄送
13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
•附言
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Letterhead
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Inside Address
Inside Address (The Receiver’s address)
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具体收信人(Attention Line)
• 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中
• 表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iverson
E-mail: carl@
Our Ref. Your Ref. 2. Date: 15th November, 20--
•日期
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•3. H. Ronald & Co. • 556 Eastcheap • London, E.C. 3, England
•收信人名称和 地址
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称呼 (Salutation)
• 位置：
•词首字母全大写，用 逗号或不用标点符号
必须齐头 • 正规场合下常用：
•Gentlemen后 用冒号
对男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:
对女士：Dear Madam, 或Dear Mesdames,
• 建议使用：
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.
All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.
• 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
Envelope Addressing
信封格式
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写信人在上，收信人在下
信封格式不一, 根据收信人名称地址的写法 通常分两种格式：
缩格式：收信人名称地址逐行右缩 齐头式：收信人名称地址左端对齐
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商务英语信函格式
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Letter Structures and Placement
1. Letterhead 2. The reference 3. Date 4. Inside Address 5. Attention Line 6. Salutation 7. Subject Line
We await your early favorable reply.
9.Yours truly,
10. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
Sig. _______________
(Manager)
11.Enclosures our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
齐头式举例 •写信人名称地 址
•收信人名称 地址：左端对
齐
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•段落之间 用空格
•齐头式示例
•除信头外 全部左对齐
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各部分写法
信头和收信人名称、地址 英语：地址先小后大 中文：地址先大后小
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•中国地名的翻译规范
• 用汉语拼音直译; • 一个地名只大写第一个字母
例如：“山东青岛”
Qingdao, Shandong ☺
Qing Dao, Shan Dong
D. Do not use only figures, i.e. 12/6/06 Two widely accepted styles:
June 12, 2006 or 20 July, 2006
3rd November,2003 3 November,2003
November 3rd, 2003 November 3, 2003
• 建议使用：
Yours sincerely, 或 Sincerely yours,
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称呼与结尾敬语的对应关系
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落款(Signature)
•结尾敬语
•手写签名
•职务
•打印签名 •公司名称
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附件
• 说明该信件有附件 1. Enclosure: Sale Account 2. Enc. (4) 3. Enclosure (2): Packing list Commodity Inspection Certificate
人的信件里
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Layout of a Business Letter 商业信函的格式
Two major forms
1. Indented Form 缩格式 2. Blocked Form 齐头式
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•段首缩格
•缩格式示例
•具体收信 人
•和事由居 中
•日期靠右
•结尾敬语 和
•落款偏右
•称呼
•8.Attention: Import Dept.
•4.Dear Sirs,
•具体收信人
•事由
•9.RE: Aquatic Products
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5. We thank you for your enquiry of 5 November.
In compliance with your request, we are sending you
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Sample Letterhead
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The Reference （Optional)
• 写信人为了便于归档分类而编的号,可以 不要。
• Our ref. No 发文号 • Your ref. No 收文号，来文号 • 对方来信时的发文号，在回信时要写在