值班表
值班表是将某一时间段中已经确定 的上班人员姓名清晰地记载和标明的表 格，是提醒人们按照值班表的要求值班， 以保证组织整体工作连续和完成的表格。
*值班表的编制（熟记）
1、值班期限和具体值班时间 2、按要求填入值班人姓名 3、值班地点 4、标明负责人或带班人姓名 5、有时须简明表明值班内容 6、标明人员缺勤的备用方案或替班人的 姓名
做好信息保密工作
信息保密工作的类别 信息保密工作的措施
按载体分包括：
口头信息的安全及保密工作 纸面信息的安全及保密工作 电子信息的安全及保密工作
做好口头信息的安全
1、不要在组织内部或外部谈论有关 单位的保密信息。 2、没有确认电话、对方身份和是否 被授权获得信息之前，不要通过电话、 手机、答录机给出保密信息。 3、向来访者提供组织允许提供的信 息，若超出范围，应向上司汇报。 4、遵照会议要求传达会议信息。
（2）记好值班接待记录（来访人姓名、单位、来 访原由、联系电话） （3）记好值班日记（针对外来信函、电报、反映 情况） （4）做好信息传递
值班工作程序
制定值班制度与值班规定 编制值班安排表 通知并给领导班子发放值班表 值班人员做值班记录 重大事件做值班报告 值班结束交接班
值班工作
1、值班工作的任务 办理上司交办的事项 上传下达，沟通内外 认真处理来函、来电 掌握上司外出活动情 况 协调处理安全保 卫工作 加强安全护卫 2、值班工作规范 坚守值班岗位 认真处理事务 做好值班记录 负责接待工作 热情接待来访者
保密工作应注意：
文件保密（自觉做好接受、传递和保管）
会议保密（会议内容不得随意扩散和泄漏， 是否公开、何时公开、向谁公开都由主管 领导确定）
科技保密
做好组织中特定信息的保密工作
人事信息
财务信息
产品信息 客户信息
三、文书形成、处理程序
收文（签收－拆封－登记－拟办－发办 －传阅－承办－催办－办复） 发文（交拟－议拟－撰拟－审核－签发 －印制－用印－登记－发文） 立卷、归档 销毁
印章的管理
分类： 单位印章（含钢印） 单位领导人“公用” 的私章 秘书部门的公章
作用：
标志作用 权威作用 法律作用 凭证作用
1、印章的种类：
正式印章 套印章 钢印 领导人签名 专用章
2、印章的样式 构成：质料、形状、印文、图案、尺寸 规格
工作程序
刻制程序： 上级正式机关的批准—制发单位开 具公函—附章样到公安部门办理登记— 公安部门指定刻制单位—刻制印章—选 定启用时间—发出附印样的通知—双人 同行取回印章—拆封检验—专人保管
一、合理布置办公室
二、营造健康、安全的办 公环境
布置办公室的基本要求
1、办公室—大 2、桌子—同样大小 3、柜子—高度一致 4、外宾来访部门— 入口处 5、自动售货机、喷 水池、公告板 6、空间 7、主管座位 8、自然光 9、电源插座 10、常用设备与档案
办公室布置的三大原则
1、有利于沟通 2、便于监督 3、协调、舒适 （人际关系协调的表现和要求：连续性、 协同性、有序、和谐）
安排上司的差旅事务的工作程序 （1）、制定商务旅行计划 1）出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 2）出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 3）会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4）交通工具的选择 5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料 6）上司或接待人的特别要求 7）上司旅行区域的天气情况（了解旅行地区的天气） 8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及 背景，会晤主题。 9）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票 10）上司的住宅电话号码
办公室事务与管理
第二节 办公环境管理
技能要求
1、进行安全检查，改进办公环境 2、做好信息的保密工作
知识要求
1、健康、安全的办公室环境的基本要求 2、秘书保密工作的范围和要求
进行安全检查，改进工作环境
安全检查包括办公环境和办公设备
『案例』通常企业办公室中安全检查的方法：
1、确定检查周期，定期检查 2、发现隐患，在职权范围内排除或减少危险 3、个人职权无法排除时，有责任和义务报告、 跟进、直到解决 4、将异常情况的发现、报告、处理等过程认 真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中
安排值班工作
1、学习目标： 能够安排值班工作，并合理编制值班表 2、值班表常用在： a、值班室 b、平日需要有人值班的办公室 c、节假日值班办公室 d、为某项任务值班的办公室
一、安排值班工作，编制值班表
值班工作的内容 值班表的编制
值班管理制度
值班工作主要内容：
（1）记好值班电话记录（时间、单位、姓名、内 容）
立卷的范围 凡是在工作活动中形成和使用，已经办 理完毕，具有考察价值的文件材料 文件案卷归档 归档是指文书部门将立好的案卷定期向 档案部门移交，以便集中保管
立卷的工作程序
检查和整理归卷文件－ 鉴定区分保管期限－具体组卷－ 拆除装订－修补不合规格文件－ 编写页码－ 登记《卷内目录》和《备考表》－ 拟定案卷标题－装订成卷－ 填写案卷封面－案卷排列与编号－ 编制《案卷目录》－编写归卷号
印章的刻制和使用
申请—填写用印申请单—专人审核内容—用印— 登记 印章的刻制须上级单位批准的正式公文，到公安 部门登记，有指定单位刻制 印章在启用前，应备文通知有关单位 保管者不得委托他人代盖，不得随意带出办公室， 不得交他人拿走使用 保管通常由秘书承担，保管者是使用者 盖章要上不压正文，下要骑年盖月 盖章要领：握法标准、印泥适度、用力均匀、落 印平稳
安全检查的内容
1、学法 2、上岗前安全学习 3、主动识别隐患 4、发现异常、险情，应立即向主管报告 5、操作设备 6、发现设备故障，应立即报告，并填写 “设备报告登记表”
办公环境中常见的有碍健 康和安全的隐患
1、地、墙、天花板、门、窗 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道 3、办公家具 4、办公设备及操作 5、工作中疏忽造成的伤害、失密 6、火灾或消防中的
做好纸面信息的安全
1、接受任何保密文件、资料等都要签收并登记 2、文件或其他纸质信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签 收 3、在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密 或丢失 4、机密文件须保存在带锁的、防火的柜子里 5、离开办公室时不要把信息或机密文件留在办公桌上，应锁入 抽屉，并锁好门窗 6、用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密”或 “保密” 7、为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人 8、复印完成后，应将保密原件取走，不要留在玻璃板上 9、当传真保密信息时，须使用具有保密功能的接收设备或要求 接收人等在传真机旁即时收取 10、极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到 银行保险柜里 11、不再需要的保密的文档要粉碎
健康、安全的办公环境的基本要求
1、建筑 2、光线 3、温度 4、通风 5、空间 6、噪音 7、家具 8、办公设备要满足 安全要求
9、办公设备的安装 10、设置相应的消 防、报警装置 11、饮水 12、急救包 13、建立相应的规 章制度 14、装饰、绿色植 物
工作程序
1、确定安全检查周期，定期检查 2、发现隐患，立即报告、排除，在职责 范围内排除危险或减少危险 3、发现个人职权无法排除的危险，有责 任和义务报告、跟进、直到解决
介绍信及其管理
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、 年龄、身份、洽谈事项等情况的一种专 用书信，具有介绍和证明的双重作用 出具介绍信，要通过单位内部的审批手 续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝 章，并有存根备查 介绍信有时限要求
用印要谨慎
1、用印时，首先检查有无单位领导人批准用印的签字。 加盖单位的公章应由分管领导审核签字。 2、检查文件内容，看其是否超越或是降低了本单位公 章的职权范围。 3、公章的使用必须登记，登记的内容为：用印日期、 用印编号、用印单位、印文名称、用印人姓名、批准 用印人姓名、盖章人姓名 4、盖章要保证位置恰当 5、印章管理人员发现带有政治性错误或政治上不严肃 的文件；弄虚作假的或与实际有较大出入发文件；内 容、观点、文字有毛病的文字；根本就不该盖印的文 件，则不能盖印并及时向上司反映。 6、不允许违章用印，以印谋私。杜绝滥用印、私用印、 空用印，以及将印章带出办公室。
制作旅程表 日 期： 时 间： 地 点： 交通工具： 具体事项： 备 注：
工作程序： 制定商务旅行计划 制作旅程表 准备上司在不同场合的发言提纲 办理出国手续 在上司出行前落实具体工作内容
要求： 明确上司意图及活动内容 了解上司对旅行各项事务的具体要 求及本单位规定 向旅行社索取旅行有关资料 旅程表要按时序安排并注意各地时 差 拟订多个方案供领导选择。
注意事项
1、上岗前应了解办公室场所的安全规定
2、安全隐患表与设备故障表的区别 安全隐患表：记录的是隐患，包括办公环 境和办公设备两部分 设备故障表：记录的是办公设备运行中出 现的故障
第三节 日常办公室事务
技能要点： 1、安排值班工作，并编制值班表 2、管理零碎现金并履行报销手续 知识要点 1、值班工作的内容及值班管理制度 2、印章及介绍信管理要求
做好电子信息安全
1、计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来 访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关 闭显示器 2、计算机打印保密材料要人不离机 3、在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未 被授权的人 4、每个使用者应有自己的识别码，密码必须保密，经常更 换 5、应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换 6、计算机必须经常进行查毒杀毒，为了安全，不要安装借 来的程序 7、重要的文件要备份，并存储在安全加锁的地方，磁盘不 能保存在过热或过冷的地方 8、有保密信息的软盘不应带出单位 9、有可能计算机警报系统，防止信息被盗
注意：
秘书人员不应自己或协助他人建立办公 室“小金库”，应严格遵守办公秩序和 财务制度 秘书保管备用金，应把办公室的开支记 录下来，以便了解办公开支的情况，也 可作资料查询