第1 节
•6.体贴
有经验的商务工作者会预见到客户的需求、疑问，往 往站在对方的角度换位思考，通过礼貌措词来建立良好的
客户关系。在商务信函写作中，礼貌和体贴原则不仅仅体
现在用“P1MM”，。dbMLyoM”等字眼，而更多地体现在
写作者的措辞以及对已收到信件的及时回复方面，从字里
行间体现出对对方的尊重与体贴。
成功的商务信函应该达到两个目的：
1) 收信者正确全面地理解写信 人的意图； 2)达到写信人的目的。 为此，读者首先应了解商 务英语写作必须遵循 的“6C”原则，使文章符合商务 交往的语言特色。
完整
”6C“原则
简洁
第1 节
1.完整
完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息、资
料等尽可能全面地提供给对方，以期尽快得到对方的答复。
第1 节
3)避免冗长的表达和不必要的重复。例如：
（修改前）We
require furniture which is of the new type. （修改后）We require new-type furniture. （修改前）Asa matter of fact, the X-210 copier is not really the kind of machine the company needs,since the X-200 has the capability of meeting all of our needs. （修改后）We do not need X-210 copier since X-200 has met all of our needs.
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3）架构句群与段（Sentence and paragraph construction） 短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使 用复杂的从句及过长的段落。请比较：
We are sending you our price list and catalogue for the new season, and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours i s made from 100% natural ingredients. :修改后 We are sending you our price list and catalogue for the new season. You wil l find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100 % natural ingredients.
清楚性在写作中体现在：选词（Word Choice）, 避 免模糊表达（Avoid vague expression）,架构句群与段落 （Sentence and paragraph construction）。
第1 节
1) 选词（Word Choice） 初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的 信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合 作机会。因此商务写作中尽量采用短的，广为人知的单词代替生僻 的词汇，例如： Say gig use send Don't say substantial utilize submit Say enough about buy Don't say sufficient regarding purchase
第1 节 在写作过程中，我们应该注意如下两个方面： 1）以对方为主的写作态度（You-attitude） 写作中应用“You-attitude”取代“we-attitude”,让对方感到备受尊重。 试比较： “we-attitude” “You-attitude” I want to send my congratulations... Congratulations to you on your... We are shipping your order on You will receive your order on Friday. Oct.10. To reduce our costs,we are To provide you with clear changing the records,we arechanging our billing billing system. system.
buy
give enough
第1 节
2)恰当的表达方式 根据写作内容和与目标读者的关系，写作者应选挣合
适的方式来表达信息。
例如：对对方有利的消息和日常事务一般选择直接告知的 方式(direct approach)；不利于对方的信息或是坏消息 则采取间接方式先解释说明最后告知的方法(indirect approach)。
第1 节
2) 措辞得体 (Appropriate wording) 在商务交往中难免会出现双方意见相左或是合作出现问 题的时候，此时写作者在给对方的信件中会提及负面效应 甚至相互指责。即使如此，信函中的措辞还是要有礼有节 (Tactful)，既要表明立场又不失礼貌。
第1节
请比较：
Tactful We failed to receive... The center is open until four o'clock. Please refer to my June 10th letter.If I had known your needs before May 20, I could have shipped Model A-3 immediately. However, the spring sale drained our stock.
第1 节
以上”6C”商务英语写作原则贯穿商务英语写作全过 串。了解这六点有助于写作者在撰写商务信函、报告时合 理组织文章结构，遣词造句．使所写文章更专业，更具商 务特色。•endDon't use
at this time at a later date in the near future
in the event that now during the time later my personal oppion soon
第1节
2)少用陈词滥调。例如：
（修改前）I am in receipt of your letter of recent data concerning our new projector. I wish to state that I am in a
随着当今国际贸易的飞速发展，商务信函作为传递商 业信息的主要手段在经济社会中发挥着重要的作用。专业 的商务信函就像公司形象大使一样，会给对方留下良好的 第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。 本章将针对商务信函的写作原则、写作技巧及正确格式加 以详细阐述。
商务英语写作区别于其他类型的英文写作。传统的英 文写作格式灵活，写作者可以根据自己的富好和写作习惯， 选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。但在商务 英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通 信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需 要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效果。
第1 节
Formal
Informal
Formal participate construct
Informal share build
approximately about inquire ask
ascertain
obtain assist
find out
receive help
purchase
contribute sufficient
Blunt You did not send... The center is closed after four o'clock. You did not read my recent leter. Because you delayed so long in your response, Model A-3 is off stock.
position of delivering the required batch at your earliest
convenience. （修改后）Thank you for your letter of July 26. Your sets of projector of latest model were shipped today by YT express.
第1节
•4.简洁
商务工作者往往工作繁忙，每天要处理大量的文件 信函。因此通俗易懂、言简意赅的信函往往会提高校此的
工作效率。但简洁不等于简单，不能为了简洁对重要信息
一笔带过。简洁性在信函写作中体现为：
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1) 使用简单词汇。例如：
Use
if during my oppion
Don't use
Use
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2) 避免模糊表达（Avoid vague expression） 商务写作中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响 商务沟通。因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清 楚。如： Vague: Does the radio advertisement have a positive effect? Clear: Does the radio advertisement increase our sales?
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•5.准确
这里准确原则不仅要求写作者使用正确的语法、标点 符号等，对商务写作而言，准确性还包含使用正确的语言 风格和恰当的表达方式。 1)语言的正式度 正式的语言往往比较长，一般用于学术、法律及官方 文件中。而现代商务交往中提倡自然而真诚地交流，写作 中则大多采用非正式或中性的语言。例如：