文控中心确 认是否需要
分发 Y
N 批准
职能单位 相关人员
相关说明
外来文件应包括客户提 供的图纸/规格/国及国 家/际标准、行业标准、 客户和供应商提供的文 件（说明书，测试报告） 等
使用表单
文件中心
填写《外来文件清单》
《外来文件清 单》
文控中心
需要分发需进行编号、审 批；无需分好，做好存档 即可；
部门负责人 管理者代表
文件所在部门负 责人
填写文件借 阅登记表
文控中心
相关人员填写《文件借 阅登记表》
《文件借阅登记表》
按时归还 并登记
文控中心
登记归还日期 到期不归还，强制回收
《文件借阅登记表》
文件丢失/破损控制流程
丢失：
流程
职能单位
相关说明
使用表单
填写文件 领用申请
Y表 N
批准
分配新的发 放号并做记
录 表
相关人员
填写《文件领用 《文件领用申请
文件编制流程
流程 申请编号 文件编制
职能单位 相关部门
相关说明
相关部门
编制好后先发到文控 中心确认格式
使用表单
N 审查
Y N
核准
各部门负责 文件可操作性、技术
人
性及规范性的审查
管理者代表 文件授权性的核准
Y 盖受控章
文控中心
记录 分发
文控中心
将文件登记在《文件 控制台账》
《文件控制台账》
文控中心
依文件分发范围分发 接收人签字
申请表》
表》
文件所在部门负责 人
文控中心
填写《文件回收 《文件回收发放
发放台账》
台账》
破损：
使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到 文控中心换取新文件。
注：以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在发放新文
件的同时，应将旧文件销毁。
外来文件控制流程
流程 外来文件
接受
发到文控中 心存档
《文件回收发放台账》
文件变更流程
流程
填写更改文 件申请单
职能单位
相关说明
使用表单
相关部门
填写《文件更改申请 单》
《文件更改申请单》
N 文控中 心确认
Y
N
审批
Y 文件修订
Y N
审查
Y N
核准
Y 盖受控章
文控中心
确认变更及相关文 件处理方式
各部门负责人
更改内容可操作性、 规范性的审查
相关部门
更改内容可操作性、 各部门负责人 技术性及规范性的
审查
管理者代表 文件授权性的核准
文控中心
记录
文控中心
将文件》
回收旧版, 分发新版
文控中心
依文件分发范围分 发接收人并回收旧 版本，需签字确认
《文件回收发放台账》
文件借阅流程
流程
职能单位
相关说明
使用表单
填写借阅 申请单
Y N
批准
相关人员
填写《文件借阅申请单》 《文件借阅申请单》
盖章、分发并 做记录
文控中心
填写《文件回收发放台 《文件回收发
账》
放台账》