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1、上周会议记录跟进结果
会议主题： 周一例会 时间：6.30 18： 30～20：00 地点：会 记录：刘亚新 议室 审核：
主持人：李国恩
参会人：李国恩、王锦川、李国涌、李国旗、蔡培勇、刘亚新、王振文、舒帮琴、刘仁 峰、李敏、周受明
行动负 责人 实际 预计完 完 成 成时 时间 间
6月第5周会议内容
55
6.人均培训时间
培训课程：品保课：品保人员观点、职责加强. 物料课：工作7原则. 修模组：生产 挤型课：品质、技能、安全操作. 业务课：7S讲义. 管理课：军事体能、消防安全.
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7、本周计划
序号 工作事项 预计完成时间
1
招聘挤型普工2名，物料普工2名
7-11
2
安排生产安全事故隐患排查治理知识竞赛答题

2003年在美国每天召开的1100万个会议中，与 会的管理人员认为有一半是浪费时间
标杆学习

《哈佛商业评论》中的一篇文章说，吉百利史 威士公司（Cadbury Schweppes）首席执行官办 公室会在开会前5天将有关阅读资料分发给与会
者，并附上关于议程事项是作为信息传达、讨
论议题还是有待议决事项

作为参会者应该做到的
会议中 1.注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表 观点时打断。 2.积极参与发言。 3.注意力发言不脱离主题，对事不对人。
作为参会者应该做到的
导出结论 1.尽心尽力地协助会议主持导出结论。 2.能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。 3.能坚持找出最好方案的态度，导出结论。
7-10前
3
跟进未完成事项
持续
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8、请求支援事项
序号 需支援事项 协助单位 预计完成日期
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四、会议主持技巧

——慎说 不说无关的话 快速进入主题 不唱独角戏 以与会者接受的方式引导会议进程。
四、会议主持技巧

——倾听 眼到 发布与搜集信息 解决问题 开发创意(头脑风暴) 激励士气 监督工作进展 协调矛盾
会议的种类
A.部门例会 B.专题会议 C.全体员工大会 D.项目会议 E.其他会议
会议的“成本核算”
时间成本 直接成本 间接成本
会议的直接成本
会议的间接成本
会议的“频率安排”

例会频率 专题会议频率 全体会议频率 项目会议频率
高效会议技巧
张宝钰
人与人之间最需要做的是沟通的工作
现代职场的沟通方式
会议：沟通的一种形式
关于会议的第一个问题
对大多数企业而言，会议 究竟起到多大的作用？
让数据来说话


经济学人智库（Economist Intelligence Unit）一 项对全球187个企业的研究，这些企业的总市值至 少达10亿美元。 但这项关于会议价值的研究结果并未令人欣慰！ 只有5%的受访人说，他们公司有严格的程序，使 他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。
一、会议管理基础
主题研讨 主题：开会有什么好处？为什么？ 时间：10分钟 流程：分组研讨、分组呈现、导师点评。
一、会议管理基础
职场哈哈镜—“无辜的第三者” 当高层和中层在一起开会的时候？ 当中层和基层在一起开会的时候？ 当高层和基层在一起开会的时候？
会议：集思广益的渠道
会议的六大功能

二、低效会议面面观

效率 效果
二、低效会议面面观


会议前：准备不足 会议中：组织不力 会议后：跟进不够
效率不高的具体原因—时间

会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。
效率不高的具体原因—地点

会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。
效率不高的具体原因—对象


《金达铝业中高层管理者周计划、周总结、周例 会制度》解析 该制度的亮点 需要完善的地方
东莞市金达铝业有限公司 管 理 课
2008年7月第1周管理周报
审批: 刘亚新 拟制：邓竹艳
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东莞市金达铝业有限公司
目
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
录
上周会议记录跟进结果 人员出勤率 招聘按时率 7S执行状况 奖罚及餐费状况 人均培训时间 本周计划 请求支援事项
三、高效会议的八大特征


7、进行点评和总结 通过点评阐明“提倡什么和反对什么”的立 场 通过总结提炼有价值的观点和结论 “亮点”需要被留下
三、高效会议的八大特征


8、记录所有决定、建议和负责人 会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议 纪要发挥“法律”效力。 “落实到人”
案例分析
如何打破沉默 向他提问 赞扬他
与会者情绪变化

脸上浮现不耐烦的表情 频繁看表
少数人垄断会议
一言堂
主持人自己离题
不由自主 跟着跑题
六、实战训练、案例分析

模拟：《一份会议通知》 案例：《例会制度解析》 模拟：《一份会议流程》
一份会议通知（背景）


目标：对年内是否启动6S项目作出 表决。 议题：《年内上马6S项目的可行性》 参会者：相关部门主管（哪些部门呢？） 时间：2006年10月28日下午?点到？点 地点：美的学院A105 其他你认为在会议通知中应该说明的事项？
三、高效会议的八大特征
5、一切都要按部就班 6、请了最有经验的人出席 7、结束时做了评论和总结 8、记录了决定、建议和负责人

三、高效会议的八大特征

2、好好筹划过 清晰的目标 明确的议题 合适的参与者 得力的主持人
三、高效会议的八大特征

3、拟定和分发了议程表 一份会议议程表应该包括哪些内容？


该来的没来，不该来的…… 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有 可无的参加者。
效率不高的具体原因—主持人

会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵 着鼻子跑，无法达到会议意图。
效率不高的具体原因—参会者

参会者发言混乱，不断跑题。
效率不高的具体原因—准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。
西门子会议通知及流程（案例）
一份会议流程



会议名称：“中层主管周例会” 会议目的：协调工作，解决问题。 题目：“这个例会怎么开？” 要求：从会议开始直到会议结束，说明主持人和 参会者应该如何共同完成会议。格式是“第一步： XXX；第二步：XXX。”
主持企业内部销售会议



参会者：接到通知的人员 主持人：自告奋勇 时间：15分钟 —其他学员点评 —导师总结

——巧答 选择性回答 通过其他参与者回答 清晰地正面作答
四、会议主持技巧
——善势 主流原则 目标原则 亲和原则 凝聚原则
五、会议中的典型问题及应对



与会者发难 与会者分心 与会者争议 与会者拒绝参与 与会者情绪变化 少数人垄断会议 主持人自己离题
例会的“频率安排”

以周为单位居多 最多不能超过一个月
专题会议的“频率安排”

定期举行 根据需要举行
全体会议的“频率安排”

根据需要召开 通常超过月度
项目会议的“频率安排”

根据项目的需要召开
二、低效会议面面观
低效的会议
二、低效会议面面观

你有几次会这样说呢？ “上次的会议真是太棒了！”
五、会议中的典型问题及应对



与会者发难 “我搞不懂今天究竟要讨论什么” “我认为XX主题更值得讨论。”
与会者分心

上面开大会，下面开小会。
与会者争议


“我觉得你提出的方案根本就不切实际，解决 不了问题。” “你的方案更离谱！” ——什么是对的，比谁的对的更重要。
与会者拒绝参与

糟糕会议的可能后果



浪费时间 浪费金钱 分散了对更为重要的任务的注意力 减缓进程，延误行动 制造分歧 挫伤士气 ……
什么是合适的会议时间
三、高效会议的八大特征
1、只有在必要时才召集 尝试取消或减少不必要的会议
三、高效会议的八大特征
1、只有必要时才召集 （MUST必须开NEED需要开） 2、经过好好筹备过 3、拟定和分发了议程表 4、严格遵守了时间

天高任鸟飞 海阔凭鱼跃
第一讲当今会议面面观
1、引言 2、会议的意义 3、会议的目的 4、会议的种类 5、会议的频率 6、会议成本的计算
跟进结果
1
品保课、挤型课和物料课务必开会讨论品刮伤问题并 刘仁峰、罗伟、王 6-30始 制订改善方案 振文
7-2上午已开 会讨论
2 本周周四（7-3）召开月会，请各部门做好相应准备
各部主管
7月3日
7-3
OK
3
各部门绩效标准尽快建立，以保证在7月份执行新工资 方案
各部主管
6月30日 7-7
OK
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三、高效会议的八大特征
4、遵守时间 会议的提前通知期 会议的起止时间控制。 参会者不遵守时间怎么办？
三、高效会议的八大特征

5、一切按部就班 按事先的议程控制会议的进程 避免临时性议题成为主角 按部就班是否太“死板”了呢？
三、高效会议的八大特征


6、让最有经验和才能的人出席 确保参与者能够深入地交流信息和针对性地 解决问题 我见过的“知趣”的参会者
结束会议