小区业主委员会备案工作说明
一、设定法律依据：
1、《业主大会和业主委员会指导规则》（建房[2009]274号）第三十三条：业主委员会应当自选举产生之日起30日内，持下列文件向物业所在地的区、县房地产行政主管部门和街道办事处、乡镇人民政府办理备案手续：（一）业主大会成立和业主委员会选举的情况；（二）管理规约；（三）业主大会议事规则；（四）业主大会决定的其他重大事项。
2、《湖南省物业管理条例》(2018年7月19日湖南省第十三届人民代表大会常务委员会第五次会议通过,2019年1月1日起实施)第十九条业主委员会应当自选举产生之日起三十日内，将业主大会会议决定、管理规约、业主大会议事规则、业主委员会委员名单等材料报物业所在地的县(市、区)人民政府物业管理行政主管部门和街道办事处或乡镇人民政府备案，并书面告知相关居(村)民委员会。
二、备案条件
申请业主委员会登记备案，应当具备下列条件：
1、小区交付使用的物业专有部分建筑面积达到建筑物总面积百分之五十以上的，或交付使用的物业专有部分建筑面积达到建筑物总面积百分之三十以上，且首期交付的物业专有部分交付
使用时间满两年的，或交付使用的户数达到总户数百分之五十以上的。
2、业主委员会委员候选人应当从奉公守法、品行良好、公道正派、热心公益、责任心强、有一定组织能力的业主中产生。
业主委员会委员候选人的选举材料应当载明候选人是否受到过刑事处罚，是否有不良信用记录，是否违反临时管理规约、管理规约、业主大会议事规则的情况等信息，并向业主公开。
3、业主大会会议筹备组由业主推选代表、建设单位代表、街道办事处或乡镇人民政府代表、居(村)民委员会代表组成。
筹备组人数应当为七至十三人的单数，其中业主推选代表不得少于百分之五十。
筹备组组长由街道办事处或乡镇人民政府代表担任。
4、一个物业管理区域成立一个业主大会，业主委员会由五至十一人单数组成，每届任期三至五年，业主委员会从筹备到选举成立相关程序和事项，应当在小区醒目公共位置予以公示，小区有关共有和共同管理权利的所有重大事项必须由业主大会采用集体讨论或者书面征求意见的形式决定。
5、法律法规规定的其他条件。
三、备案材料
申请办理小区业主委员会备案证明应提供的以下材料：
1、业主委员会备案申请报告和备案表；（表格样式附后）
2、成立筹备组以及筹备组成员公示文本资料;
3、《业主大会议事规则》《小区管理规约》正式文本资料;
4、业主委员会候选人公示文本及选举产生业主委员会成员
的身份证复印件、不动产权证（购房合同）复印件;
5、召开业主大会的通知公示文本以及业主委员会选举的情况和业主大会决定的其他重大事项的文本资料。
（注：1、业委会备案资料样表可从益阳市住房和城乡建设局网站下载，网址：/jsj；2、业主委员会备案资料必须经街道（社区）盖章确认；3、小区成立业主大会和业主委员会出现矛盾纠纷和投诉问题，应由当地街道社区负责协调处理好后，再相关按程序办理备案手续；4、业委会改选、换届的备案程序同上。
）
四、办理时限
资料齐全，承诺时限15个工作日。
五、备案流程
1、收件
2、审理（初审-复审-审签）
3、核发备案证明
小区业主委员会成立（换届）
备案登记表
（第届）
益阳市住房与城乡建设局印制
填表须知
一、小区业主委员会申请备案，须按表内所列栏目认真填写。
二、本表填写用电脑打印，签名请用黑色或蓝色墨水填写，字迹要清晰、工整。
三、本表内的时间、电话号码一律用阿拉伯数字填写。
四、本表封面的“备案证编号”由行政主管部门负责填写；
五、本表中的“业权性质”填写为法人或自然人；
六、本表中的“物业类型”填写为商品住宅、办公写字楼、老旧公房、商业用房、厂房、其他用房。
七、备案申请报告、议事规则、管理规约、成立业主大会相关公告等相关资料应同此表一并交街道办事处（乡镇人民政府）或社区（村委）保存备查。
八、业委会凭备案证明书雕刻公章后，须到物业行政主管部门和街道社区留鉴备查。
业主委员会基本情况
关于小区成立业主大会
的申请书
益阳市街道办事处(乡镇人民政府)：
小区于年月日竣工并通过了验收，在现物业管理区域内，出售并交付专有部分面积超过了建筑物总面积的50%(首次交付使用的物业专有部分面积已满2年且交付使用的物业专有部分建筑面积达到建筑物总面积30%以上)。
符合法律法规规定的成立业主大会、业主委员会的条件，现申请成立业主大会。
特此申请。
申请单位或业主代表（盖章或签名）
年月日
关于小区
首次业主大会会议筹备组成员名单公告
根据相关法律法规的规定，现成立小区业主大会会议筹备组，名单如
特此公告。
情况反馈联系人：联系电话：
业主大会会议筹备组
街道办事处（乡镇人民政府）盖章
年月日
关于小区
业主大会会议讨论事项公告
根据相关法律法规的规定，经小区
业主大会筹备组讨论，定于年月日在
召开业主大会会议，确定本次业主大会会议的议程如下：
一、审议通过《管理规约》；
二、审议通过《业主大会议事规则》；
三、选举产生业主委员会委员；
四、；
五、；
六、；
上述一～事项需投票表决，本次会议以（集体讨论／书面征求意见）形式召开，请全体业主准时出席。
上述事项的书面材料，已在项目主出入口、宣传栏、楼栋单元出入等处公布；相应的选票、表决票由筹备组分发至各业主。
特此公告。
业主大会会议筹备组
街道办事处（乡镇人民政府）盖章
年月日
小区业主大会选举、表决投票
授权委托书
兹委托代表本人（栋号房号：产权证号／备案合同号: ）参加年月日小区业主大会会议，进行选举/表决投票。
委托人（签字）：受托人（签字）：
身份证号：身份证号：
联系电话：联系电话：…………………………………………………………………
附：委托人、双方当事人身份证复印件
小区业主委员会委员
候选人自荐表
填表日期：年月日
注：1、筹备组应当审核候选人的资格，并由筹备组组长代表筹备组签署意见；
2、“自荐人的简要情况”由自荐人本人填写；
3、自荐人应提供无侵害其他业主利益证明（物业服务费的缴费记录证明等）。
关于小区业主委员会委员
候选人名单的公示
根据有关法律、法规的规定，业主大会会议筹备组讨论决定：本物业管理区域业主委员会由名委员组成，委员选举实行差额选举的方式（人中
如有异议，请于年月日之前与筹备组联系。
联系人电话：
地址：
小区业主大会会议筹备组
街道办事处（乡镇人民政府）盖章
年月日
小区业主委员会委员候选人简历表编号填表日期：年月日
业主大会会议筹备组
街道办事处（乡镇人民政府）盖章
年月日
小区业主大会表决票
业主大会会议召集人：会议时间：
表决栏(请在相应栏目内打“√”)
说明：1.本选票请用黑色墨水笔填写，用铅笔填写或涂改的为废票；
2.请在“赞成”、“反对”、“弃权”栏内填上你的姓名，一项表决内容只能
选“赞成”“反对”“弃权”之一，多选或不选、涂改均视为无效；
3.收取此表决票时，应认真核对业主身份及投票权数，非业主本人投票的，被
委托人应出具身份证、授权委托书、业主身份证复印件等有关的书面证明。
栋号房号：建筑面积：㎡投票权数票
产权证号（备案合同号）：是否委托投票：否/是（请选择）
业主（签名）：
业主委托投票的代理人（签名）：
填写时间：年月日
小区业主大会会议筹备组
街道办事处（乡镇人民政府）盖章
年月日
小区业主大会会议决定、业主委员会
委员选举结果等事项的公告
小区第次业主大会会议于年月日在由街道（社区）组织召开。
会议审议表决通过了《管理规约》、《业主大会议事规则等事项；选举为业主委员会委员。
年月日举行的业主委员会会议，推选同志为主任，同志为副主任。
小区首次业主大会会议筹备组依法履行职责完毕，自即日起解散。
特此公告。
业主大会会议筹备组
街道办事处（乡镇人民政府）盖章
年月日
业主委员会备案申请报告
局：
小区地处益阳市区街道（乡镇社区（村组），该小区由公司于年月建成并交付使用，小区共有栋户，总建筑面积M2。
年月日由街道社区在组织召开业主大会，大会采取选举的方式，投票选举成立小区业主委员会。
参加业主大会人数应到人，实到人，参会人员专有部分面积达M2，共发放选票张，实收选票张，其中有效票张，弃权票张，废票张，会议现场唱票、计票并公布投票选举结果。
经小区公示和街道（社区）核实确认，我小区本次业主大会从筹备到选举产生业主委员会，程序合法，选举有效，相关资料由社区保存备查，现特向贵局申请备案。