合同管理制度-(2018

发布版)

合同管理制度

一、总则

为规范公司合同管理工作，明确管理职责，界定管理层面、提高管理效能。做到管理有规章、签约有约束、履行有核查,有效防范与控制合同风险，维护公司合法权益。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，并结合公司实际情况，制定本制度。

二、定义

本制度所称的合同，是指公司与公司以外的自然人、法人、其他组织之间就设立、变更、解除民事权利义务关系所签订的协议。

三、适用范围

（一）本制度适用于公司的合同管理工作（劳动合同除外）。

（二）本制度适用于公司所属的各部门。

（三）公司建立“统一管理、统一审查、分级负责、全程监控”的合同管理体制。

（四）除本制度另有规定外，公司的生产、经营、项目建设等一切对外交易活动，均应签订书面合同。

四、合同管理职责

（一）公司及所属部门对外签订及履行合同时应做到遵守法律法规、诚实守信、保守秘密、维护公司利益。

（二）合同管理由合同主办部门、财务中心及其他相关部门分别行使职权，各部门行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。

（三）公司各部门为合同主办部门。合同主办单位（部门）是合同业务的直接责任人，对合同的订立、履行全过程负责。

具体职责如下：

1、负责确保合同项目计划经公司有效审批；确保合同标的内容与计划一致；确保合同申报的内容准确；确保文本、资料规范、完整、真实；确保合同标的满足相关技术要求（产品的技术性能、标准、质量等）；

2、负责审核合同相对方的签约资质和履约能力。合同相对人是法人的，应验证其相关资质文件原件并索要复印件，并加盖其公章；合同相对人是自然人的，应验证其有效身份证件原件并索要复印件、联系方式、经常居住地等信息；

3、负责进行合同谈判；

4、负责本部门合同的起草，对报审的合同进行初步审核，保证内部合同管理规范、完备；

5、负责对本部门业务所涉及的重要合同（如采购合同、销售合同、工程承包合同等）发起评审、会审工作，沟通相关部门及领导意见，形成工作纪要，指导完成合同起草和拟定；

6、负责办理合同签订的内部审批手续和外部登记、鉴证等工作。

7、负责统计、监督和跟踪本单位（部门）合同签订及履行情况；

8、负责协调合同纠纷工作；

9、负责本单位（部门）合同管理的基础工作，包括建立合同台账、档案等；

10、公司赋予的其他职责。

（四）公司业务主管部门负责与本部门职责有关的合同管理工作。

1、财务中心：负责对合同履行的资产、资金、价款、结算等进行审核监督。具体职责如下：

（1）履行合同所需资金或所涉及资产的合理性及资金安排的可行性；

（2）审核合同金额（类型、大小写等）是否正确、准确；税负、发票相关条款是否符合相关法律法规的规定；付款条款的正确性、合理性及适当性；

（3）认为需要审核的其他内容及公司赋予的其他职责。

2、信息中心：负责公司OA系统中合同申报、审批流程的系统维护。

（五）法务负责人：全面负责公司的合同条款审核管理工作，主要承担以下管理职责：

1、负责公司合同的法律审核；

2、每年组织相关业务部门对标准合同文本进行修订完善；

3、负责公司范围内合同管理工作的指导、监督和检查工作；

4、负责或配合外部法律顾问对公司合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼工作；

5、公司赋予的其它职责；

（六）合同主办部门为最终签约部门，其他部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核，并协助、配合、监督合同的签订和履行。

五、管控说明

（一）合同主办部门与他方达成合约意向，经协商一致，除即时结清者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。

（二）特殊情况下，以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的，应当随即以正式的书面合同予以确认。

（三）合同主办部门应在交易开始前办理完毕合同签订事宜。非遇突发事件等特殊情况，坚决杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生；确遇特殊情况需事后补签合同的，应在事后3日内履行合同签订审批流程，并在OA系统合同审批流程中写明合同补签原因。

（四）原则上合同主办部门应使用公司发布的统一合同文本。如无统一合同文本又需多次重复使用的合同文本，由合同主办部门负责起草，经法务负责人审定后，公布使用。

（五）公司所属非独立法人单位（部门），未经特别授权不得以本单位（部门）名义对外签订合同。

（六）凡未经OA系统合同审批流程审查过的合同，而由合同主办部门私自签订的，由此导致的一切法律风险及后果均由私自签约的合同主办部门负责。

（七）国家法律法规或行业规范对供应商、服务商等的从业资质有规定的，必须选择具有相关资质的单位提供商品或服务。

六、合同起草

（一）合同主办单位（部门）在公司授权的职能范围内起草合同。

（二）订立合同时，必须做到充分协商，合同对当事人权利、义务的约定必须明确、具体，合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应包括以下条款（根据签约需要，选择适用）：

1、合同标题明确，各方当事人的法定全称、法定代表人、住所应当与各方当事人的有效证件等资信材料载明的情况一致；

2、签约的目的和依据；

3、合同标的。合同标的应具有唯一性、准确性，标的物应详细约定规格、型号、商标、等级等内容；不动产应注明名称和坐落地点等内容；不易确定的无形资产、劳动服务、技术转让、工作成果等描述要准确；

4、数量条款。合同应采用国家标准的计量单位、计量方法、计量工具，应约定标的物数量，常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）；

5、质量条款。应包括质量检测标准和方式，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称；如有多种标准的，应约定与合同标的相适应的标准；应写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；

6、价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款。合同中应明确约定支付方式、数额、票据、计算标准和程序、币种等；

7、履约期限、地点或方式条款。履行期限、履行地点应具体明确；交付标的物方式、服务提供方式、结算方式应具体明确；

8、权利义务条款。应明确约定履行过程中各方的权利义务及风险责任的划分；

9、合同的担保条款。合同中对方当事人要求提供担保的，应根据公司规定的程序报批且经有权确认人签字确认；要求对方提供担保的，应当审查对方提供标的物的真实情况和保证人的资信情况；

10、违约责任条款。有法定违约金的，应按规定在合同中写明；法律没有规定或规定不明确的，应根据实际情况具体约定违约金、赔偿金的数额、比例及计算方法；

11、解决争议方式条款。可选择协商、调解、诉讼或仲裁等方式；选择诉讼方式的，签约时应优先选择我方所在地人民法院；选择仲裁方式的，应明确约定仲裁机构的名称；