（2020年修订）

工程类合同管理流程

第一条目标

规范公司范围内工程类合同的签订和执行工作程序，确保工程类合同的合理性、经济性和及时性，对合同款项的支付起到规范、监督、有效控制的作用，为项目实施创造良好的合约环境。

第二条适用范围

公司工程条线合同签订与款项支付，包括前期配套、设计、咨询、工程、物资采购类的合同。

第三条原则

3.1在订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，不满足合同对应的资格要求的，不得与之签订合同。

3.2工程类合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，样品须经设计、成本/采购共同签字确认，由项目部负责封存保管。

3.3合同文本由主办部门自行拟稿，原则上不使用对方单位的格式合同，应尽可能参照使用集团和公司标准格式的合同范本，同时结合本公司和建设项目的实际情况，确保合同内容的完整、严密，合同文本上应注明合同对方单位的名称、地址、联系人、电话、银行账号等。

3.4对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后，我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理批准。

3.5合同签订对方必须与定标时确定的单位一致，如确实需要同该公司的分公司签订合同的，必须要求合同对方提供总公司的《授权委托书》，《授权委托书》上应载明授权事项、授权期限并加盖总公司公章。

3.6合同的主要条款和内容必须符合法律法规，各方的权利和义务必须表述清楚准确。

3.7单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。

3.8合同付款方式的约定按集团指导文件规定执行，如有特殊情况不能按规定方式执行的，须在入围会议纪要中进行说明。

3.9工程合同付款应根据合同约定的付款方式进行付款，如有例外需要提前支付的，须经总经理批准。

第四条部门职责

4.1合同经办部门/经办人：经办部门负责合同审批流程的发起与跟踪，负责根据审批反馈意见对合同做合理修改和相关交底归档工作，负责相关款项的申请（现场施工类进度款和预付款由项目管理部申请）。经办部门的经办人对合同的真实性、合理性、可行性负完全责任；经办部门的负责人为第一审核人，负直接责任；

4.2项目成本主管：成本采购部门对应具体项目的成本责任人，负责将合同金额与付款金额按合约规划进行拆分；

4.3成本采购部：负责工程类合同的管理工作；负责审核外联经办的煤气、主供水等工程类合同的价格审核工作；

4.4风控审计部：负责对工程类（前期、设计、工程、物资采购）相关合同签订的合同金额的合理性与商务条款的内容、以及合规性等全面的审核工作，审核合同付款金额的准确性、合理性、合规性等；

4.5项目管理部：负责审核合同中的合同界面、工期/供货期、质量标准、工程技术等内容，负责申请工程进度款，并审核形象进度；

4.6法务：负责审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任等内容；4.7财务部：负责审核合同的付款方式、履约保证金收退、票据合规等内容，负责审核合同付款的申请，按财务流程进行资金拔付与实付款登记；

4.8总经理、董事会代表：根据权限对合同及合同付款进行审核/审批。

第五条合同管理工作程序：

5.1拟定合同初稿

5.1.1.合同初稿的重要条款作为选择合作单位的要求，为合作单位报价与谈判的主要依据，应在合同对方单位确定前就已草拟完成；

5.1.2.合同初稿必须采用集团及公司确定的标准合同版本，集团及公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本进行修改；

5.1.3.合作单位确定后，合同经办人按照合作单位确定过程中的相关资料，对合同条款进行确认与完善，形成合同初稿。

5.2合同谈判

合同谈判应由经办部门负责组织实施。对于合作单位确定过程中未明确的合同条款，相关各方应进行协商，协商不成的，由经办部门组织风控审计部、财务部及需要参加的相关部门人员进行合同谈判，合同谈判必须保证至少有两名人员参加。

5.3合同的订立

5.3.1.工程合同

5.3.1.1.工程合同（含监理合同）由成本采购部草拟，若合同需随招标文件发出，草拟合同须预先征询项目管理部、风控审计部、财务部、法务的意见和建议，所有意见及建议按附件格式填写；

5.3.1.2.按照《工程类招投标管理办法》确定的承包单位，成本采购部根据招标文件的附属合同并结合招标过程中的修订整理施工合同文本，整理后的合同文本发相关部门征询意见和建议，成本采购部根据各部门意见汇总后形成谈判底稿，发中标单位；成本采购部负责组织与中标单位初步洽谈，并根据谈判结果对合同文本进行修改，修改的文本，中标方确认无异议后提交公司正式审批。

5.3.1.3.合同内容应包含变更计算方式和变更款支付的原则。

5.3.1.4.工程维修改造在1万元以下的，经公司同意可不签订工程合同，直接采用费用报销方式。

5.3.2.物资（含设备）合同

5.3.2.1.物资采购合同

➢总价在3万元以下的零星物资采购，成本采购部必须办理零星物资价格审批手续，以此作为付款依据。➢总价在3万元～50万元的物资采购，成本采购部必须签订物资采购合同。

➢总价在50万元以上的物资采购，须按照《物资采购类招投标管理办法》确定供应商，合同由成本采购部负责组织与供应商洽谈和拟订后，风控审计部、财务部参加商务条款的谈判，然后办理后续报批手续。

5.3.2.2.机电设备（含安装）采购合同和涉及安装的物资采购合同，由成本采购部负责并会同专业工程师拟订设备采购合同文本，上述合同由成本采购部提交至风控审计部审核后，办理后续报批手续。

5.3.3.所有合同(集团战略采购的格式合同除外)，总价（无论是固定总价还是暂定总价）在10万元以上的，必须由公司常年法律顾问加签法律意见。

5.3.4.对于涉外合同及公司要求的重大合同，在签定前必须再加签集团常年法律顾问的法律意见。

5.4合同流转

5.4.1.合同流转审批应附相关支持性资料，支持性资料包含不限于合作单位选择依据、合同文本、合同价格类文件、数据库分析文件（若有）。其中合同价格类文件及数据库分析文件（如有）须上传至成本信息化系统的量价文档中。

5.4.2.合同流转应在与确定的合作单位完成合同谈判后五个工作日内启动，每个部门审核时间不超过三个工作日，整个流转过程应控制在，5个工作日内完成；上述时限，对于景观等复杂合同，可以适当放宽，但每个部门审核时间不得超过5个工作日；合同谈判应有谈判纪要，纪要需作为合同审批的附件；合同流转应在合作单位确定后30 天内完成。对于总包等需要谈判的合同，允许以最终双方会议纪要签订时间为起点。

5.4.3.各类合同流转审批的流程详见附件7：XXX分公司通用审批流程。

5.4.4.合同谈判完毕，承包方确认无异议后按规定的流程审核并签署完意见后，加盖公章或合同专用章方能生效。凡登录明源系统的项目合同盖章完成，总办经办人将盖章版合同扫描上传系统。

5.4.5.合同意见及建议的处理：合同文本流转中各部门的会签意见须签署于合同审批单附件《意见汇总表》上，成本采购部经办人需在附件上对所有建议和意见做一一处理情况记录，若不采用建议需说明缘由；合同在送总经理审批前需将所有意见、错误修改完善形成正式的可发行的版本；合同审批流转单和《意见汇总表》作为合同审核过程中的记录和凭证，由主办部门在合同盖章后，及时提交总办存档。

5.4.

6.凡是登录了明源系统的项目需在合同内部流转完成5个工作日内将合同登录系统进行线上审核；合同线上审核需上传《意见汇总表》。

5.4.7.合同编号：没有登录明源系统的项目合同按公司的《文件编号规则》要求编制合同编码，登录明源系统的合同由系统自动生成编号，成本采购部经办人需将系统生成的编号填写在合同送审底稿上交总办存档；