船舶管理信息系统（SMIS）操作须知
总则
SMIS全称SHIP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM，简称SMIS系统。

该系统涵盖了船舶管理过程中的各项基本功能。

根据我国船舶管理公司的现行管理机构设臵与业务流程要求，船舶管理信息系统分成机关版（船舶管理公司）与船舶版两个版本，分别用作公司与船舶的业务管理。

它运用先进的计算机、网络、数据库、现代通信等综合技术在船岸双方进行数据交换，是船岸管理工作互动的操作平台，能使船舶的周期性维修保养及时有效的运行。

系统可帮助公司对所属船舶进行维修保养管理工作的监督与指导，船舶安全监控，船舶检验、船舶修理安排与过程控制，船舶备件、物资采购过程控制，船舶运行成本控制等工作。

此外，还可为决策层提供决策依据。

SMIS的实施
当新接船开始营运后，根据船舶的航次计划，机务部在三至六个月内为船舶建立SMIS系统，在SMIS系统建立之前，船舶的相关日常工作联系通过邮件系统进行。

新造船营运开始时，SMIS系统即投入使用。

机务部在新造船营运前2周内为船舶建立SMIS系统。

SMIS数据采集
公司将用于数据采集的模板（设备、备件、证书等）发到船上。

由船舶根据自身情况填写反馈回公司。

公司将模板发给SMIS技术人员，导入系统数据库。

后期船舶或公司在使用中，发现有缺少、错误的信息可以自行编辑修改。

SMIS模块功能说明与注意事项
SMIS系统船舶版主要分为设备管理、备件管理、物资管理、工程管理、油品管理、热工管理、安全管理、证书管理、体系管理和系统维护十个功能模块。

公司版分为设备管理、备件管理、物资管理、修船管理、安全管理、证书管理、航次管理、船员管理、费用管理、油品管理、通函及资料管理、系统维护十二个功能模块。

1.设备管理 - 船舶版&公司版
设备管理模块包含了船舶详细的设备清单和设备的维修保养内容。

船舶通过
此模块生成年度维修保养计划、月度维修保养计划，月度维修保养完成报告等上报公司，由公司机务主管进行审批。

注意以下问题：
●设备信息中包含了船舶所有设备的信息，如设备名称、保养方式、工作内容、
保养周期、责任人等。

如发现与船舶实际情况不符时，应通知机务主管或SMIS 主管进行修改。

船舶应利用SMIS平台，与公司采取互动模式，对SMIS的可操作性、适用性、可验证性等方面做进一步的修改、完善。

●部门长即轮机长、大副负责制定各部门的年度和月度维修保养计划，在系统中
签名后递交船长签名。

船长签名后的保养计划会发送给公司机务主管进行审阅。

●年度和月度维修保养计划制定完成后，部门长在工单安排中进行工作安排。

●驾驶员和轮机员用各自账户登录到工单报告中，对部门长安排的工作进行“执
行”和“存档”操作。

●月底，由部门长在系统中生成月度维修保养完成报告上报公司。

●维修保养计划是SMIS系统自动生成的，每月生成的工作计划均需按时完成并
填写完成报告，否则将会影响下月工作计划的生成。

除了SMIS系统每月自动生成的工作计划，其它临时性的或每月工作计划中不包含的工作，船舶可在工单清册中加入临时工单。

●对于轮机部以定时方式保养的设备，轮机长每月底或下月初须根据设备的实际
运转时间在SMIS中更新计数器。

●除了周期较长的定期制工作外，SMIS中还可进行周期较短的设备日常工作和
航次工作安排。

2.备件管理- 船舶版&公司版
船舶通过系统提出备件申请，公司收到后进行审批、定购。

备件到船后，船舶进行入库操作。

此外，通过此模块，船舶还可进行备件的出库操作、质量反馈、报表生成等工作。

在备件管理的操作中，须注意：
●轮机长是备件管理的责任人。

轮机长应根据船上的实际情况，合理适量的制定
备件申请计划，并统一制定出备件申请单，确认无误后，发回公司。

●备件申请时若遇到系统中不存在的备件，需船舶自行添加到备件信息里。

●船舶备件库存数量是通过备件到船登记，备件出入库的形式来修改的。

●船舶每季度须对库存的备件进行清点，再根据实际库存的数量，及时地用备件
出入库的形式对SMIS中备件库存的数量进行调整，确保SMIS中备件库存的数量与船存的实际情况相符。

3.物资管理（船舶版&公司版）
类似备件管理的操作。

在进行物料管理操作的时候，须注意：
●轮机长、大副物料管理的部门责任人。

轮机长、大副应根据船上的实际情况，
合理适量的制定物料申请计划，并统一制定出各部门的物料申请单，确认无误后，发回公司。

●SMIS中船舶配臵物资是根据常用物资手册内容编制的，船舶在申请物料时，
对于SMIS中没有的、比较冷门的物料项目，可自行添加进去后再进行申请。

●船舶物料库存数量是以物资到船登记，物资出入库的形式来修改的。

●船舶每季度须对库存的物资进行清点，再根据实际库存的数量，及时地用物资
出入库的形式对SMIS中物资库存的数量进行调整，确保SMIS中物资库存的数量与船存的实际情况相符。

4.工程管理- 船舶版&公司版（修船管理）
航修申请由船舶通过系统提出，公司进行审批；厂修申请由公司通过系统提出，然后由船舶添加具体修理项目，最后转回公司进行审批。

5.油品管理- 船舶版&公司版
船舶在此进行《航次燃、润油消耗报告》及油品检验记录的录入。

公司进行《航次燃、润油消耗报告》的审批及录入油品检验报告等工作。

6.热工管理- 船舶版
船舶在此填写柴油机热工工况报表、锅炉工况报表及冷却水处理记录。

公司在公司版的设备管理模块下进行审批。

7.安全管理- 船舶版&公司版
船舶在此主要进行PSC\FSC检查的详情登记，公司收到后相关部门进行审批。

船舶还可在此进行海图、书籍、磁罗经矫正记录的登记。

8.证书管理- 船舶版&公司版
由船舶在此进行证书及检验信息的录入、更新、修改，公司进行审阅。

9.体系管理- 船舶版&公司版（通函及资料管理）
目前在此主要由船舶进行体系表格的填写，公司进行审阅。

10.航次管理 - 公司版
由公司海务人员在此进行船舶动态的录入。

11.船员管理- 公司版
由公司进行船员信息的录入和维护，及船员的面试培训情况。

12.费用管理- 公司版
公司在此进行船舶相关费用的录入和统计。

13.系统维护- 船舶版&公司版
船舶版通过此模块，进行数据传输的情况跟踪、用户信息的更改、船舶专有数据的维护等工作；公司版通过此模块，除上述功能外，还可进行基础数据的维护，人员船舶权限等系统设臵。

船岸通讯
船长是船岸通讯操作的责任人。

根据系统设臵，船上每天同步一次数据。

如果遇到紧急情况时，船长应随时进行同步。

在同步的过程中，船上应密切注意同步日志的情况，如遇到出错提示时，应及时通知SMIS主管，以寻求协助。

SMIS系统的同步操作，采用了邮件系统中的相关设臵而自动进行。

因此，船长在日常操作中，应注意提醒其他人员避免对邮件系统中的任何设臵进行改动，以免影响SMIS 系统的同步操作。

其他注意事项
由于SMIS系统在船舶的运行是依靠电脑局域网和服务器的模式来进行工作的，船长应监督船员对船舶局域网电脑的使用，避免出现因电脑操作系统病毒等原因而影响SMIS系统的运行。

另外，服务器上存有SMIS数据库，应在船长的监督下限制使用，避免出现服务器崩溃而导致船舶SMIS系统停止运行的情况出现。

如果出现问题，可及时通知SMIS主管以寻求协助。

SMIS内数据属公司内部重要资料，公司原则上不允许船员个人电脑安装SMIS 系统。

个人电脑感染病毒的可能性较大，一旦感染病毒，将通过局域网影响到其他工作电脑。

SMIS应急操作预案
如果船舶SMIS服务器/局域网系统一旦出现故障而影响SMIS系统的运行，且故障因为条件限制而船舶不能自行解决，请通知公司，SMIS系统将暂时停用。

SMIS 主管会尽快采取手段恢复SMIS系统。

在SMIS系统停用期间，机务主管将每月的维修保养计划以邮件形式发给船上，轮机长、大副须按照计划安排相关工作内容，督促主管人员完成并填写书面工作报告并妥善保存。

船舶备件、物料的申请以电
邮、传真或其他形式发回公司，出入库操作记录以其它方式存档并妥善保存。

待SMIS系统恢复后再将缺少的部分补录入SMIS系统中。