本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新 增工作，提请关注。
李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并 给出反馈意见；我好提交总经理批准。
严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排 好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！ 谢谢！
公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸
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附件：
电子邮件使用规范
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好习惯
电子邮件使用规范
用客户端软件收发email 行文简洁、罗列要点 写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确 越级邮件，根据需要抄送直接领导 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据 考虑到收件人有可能将email转发给其他人 及时回复邮件 合理控制附件大小 先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出
原则 简明扼要，重点突出 注意行文措辞和语气
子原则 用语简洁明了
分类叙述、逐条排列
合理提示重要信息 警惕书面语语气（写完邮件自 己读一遍） 杜绝怒吼式 杜绝可爱式
举例/说明
通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到 10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟 通效率
领导： 今天约见了OA厂商，沟通信息如下： 1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流… 2、产品报价300元每用户：…… 3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机
• 提醒收件人查看附件 • 合理命名附件 • 附件通常不超过2m，最大不超过5m • 特殊格式附件，告知收件人打开方式 • 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文
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总目录
一． email的写、发、收
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邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨
电子邮件使用规范
邮件标题的注意点
• 一定不要空白标题，这是非常失礼的 • 标题应表明邮件主旨、简明扼要
• 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封 信内谈及多件不相干的事情
• 可适当用使用大写字母或特殊字符（如 “* !”等）来突出标题，引起收件人注意， 但应适度，特别是不要随便就用“紧急” 之类的字眼。
• 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
避免无谓的回复
• 为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定 部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句： “全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考， 无需回复”等。
严禁全部回复（Re All） • “全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间
电子邮件使用规范
CC的小九九
BCC的风险
• 自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知 道你工作得很努力或加班到很晚
• 客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌， 而不是真正的工作需要
• 给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄 送给他。
• 以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于 是抄送给同事。
• 万一BCC收件人Re all 呢？
CC（carbon copy）
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义 抄送 务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，
当然可以回Email
BCC（blind carbon copy） 密送
即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合
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CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
TO
发送
发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、 理应对邮件予以回复响应的人
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设置收件频率
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收 二． email的收发工具
电脑客户端foxmail设置 安卓手机客户端设置
三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑
2 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此 以外，不用re all
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回复Email时禁止的三个常见做法：
电子邮件使用规范
不要就同一问题多次回复讨论
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次， 这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用 电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;
• ：/main/faq/foxmail6.html • ：/cgi-
bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564
电子邮件使用规范
• 日均邮件10封以上， 建议1小时收一次； 其他人可每4小时收 一次
• 打勾选中
• 设置
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使用手机收发email的 前提：把email下载到 电脑，而不是留在服 务器上
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收 二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
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电子邮件使用规范
步骤2：搜索“电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机
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步骤3： 在手机中启动该软件，输入email地址、密码
电子邮件使用规范
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步骤4：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器
电子邮件使用规范
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步骤5：设置收信频率，开始正常使用
邮件不经整理或说明就直接转发
通过email传达紧急事务
用email收发私人信件
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电子邮件使用规范
谢谢！
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电子邮件使用规范
email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显
电子邮件使用规范
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email的重要特征：
延时沟通
远程沟通、情境单一
电子邮件使用规范
书面沟通 • Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一
式多份保留沟通内容 • 《合同法》 第11条：书面形式是指合同书、
信件和数据电文（包括电报、电传、传真、 电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表 现所载内容的形式。
电子邮件使用规范
邮箱登录入口： /login
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在foxmail中新建邮箱账户
电子邮件使用规范
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填写email地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默认
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
填写收件服务器和发件服务器，注意pop3账户名一定要是完整的email地址
• 这下好了，掌握了对方的底线，后面的事 情做得极其顺利。
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总目录
一． email的使用原则 二． email的写、发、收 三． email的收发工具 四． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）
.net 邮箱： • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
.cn 邮箱 • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：

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电子邮件使用规范
完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）
有潜在风险
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总目录
一． email的写、发、收 二． ail的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ • “全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露
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举例：“全部回复”的受害者
电子邮件使用规范
• 作者网名：阿康 • 接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一
直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上 班头一件事，就是和对方互通邮件、打探 进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得 我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天， 在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然 出现了一封“机密”信函，上面有这家公 司讨论我们公司的报价的详细经过，包括 各级老板的回复意见、他们预期争取的价 格，还有准备对付我们的具体计划。
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总目录
一． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保 证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）
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总目录
一． email的使用原则 二． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
三． email的收发工具 四． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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及时回复Email是基本的职业礼貌
电子邮件使用规范
及时回复 复杂事务的回复
• 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重， 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较 长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。