记录表单的编号： 大致与文件相同，由文控提供，按修订履历进行版次升级。
记录的不良案例
原始内容看 得见
涂改液修改 不允许
记录的保存
分类保存有利于记录的查询
记录的保存期限
记录的保存
熟悉吗？文件也需要5S
如果变成这样呢？
The end 谢谢大家！
交由文控中心或研发文控统一盖受控文件印。
2、通用标准，国际、国家行业标准和法律、法规、 安规及认证资料等需经过质量部门负责人确认后， 交文控中心管理，必要时受控发放。
3、供应商文件：如设备说明书，MSDS，物料的技术 规范等须经设备、研发负责人审核、审批后，交由 文控统一管理。
记录的编号、填写与修改
受控文件的保管
各文件使用单位必须确保所使用的文件只 能是文控中心加盖”受控印章”的版本, 受控 文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不 得私自进行涂改。
由于换版等原因需作废时，制/修订部门应 交回旧版本文件给文控处理，文控中心将共 享文件夹的文件移至作废文件夹。
外来文件的控制
1、所有客户标准、规格、要求，由销售单位审批后，
文件与记录控制培训课程
解读一般公司文件架构： 一级文件：指公司纲领性文件质量手册。
二级文件：指公司主要运作流程即程序文件。
三级文件：指公司细部流程和各类技术性操作 文件即作业指导书。（如工位图，测试规范， 产品图纸，检验规范等）
四级文件：指各种表单和记录。
文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。
管理者代表（杨 共享/邮件通知 总）
管理办法类（三 各部门指定人员 各部门相关人员 管理者代表（杨 共享/邮件通知
阶）
总）
技术文件（三阶）研发
产品线经理
技术副总
各相关作业单位
表单记录（四阶）各部门指定人员 各部门产线负责 各部门负责人 人
共享/邮件通知
文件的审批注意事项：
1. 文件在送文控前得到审批或会签。 2. 审批人必须有手写签名及日期，不准直接打印审核、批准及会签人，更不准冒签 3. 需要分发多个部门且内容又为彩色的，打印相应的份数会签。 4. 文件关联的单位均需要会签。
文件控制流程图
开始
制
制
文
正
订 申 请
审订
\
批
修 订
文件 件发 会行 审
试 运 行
式 运 行
定 期 评 审
修订 作废申请 审批
相
关 文件控制程序
文
件 记录控制程序
结束 销毁
受控文件的审批权限
文件类 型
编制
质量手册（一阶）文控中心
审核 管理者代表
批准
分发范围
总经理（张总） 共享/邮件通知
程序文件（二阶）各部门负责人 文控中心
文件编写格式要求
各部门在编写相关的二阶、三阶文件 时，应以“武汉联特科技有限公司”的文 件模版进行编写， 模版禁止随意修改。
1. 纸张：常规下正式公文需用A4纸； 2. 字体：公文标题部分：宋体字、小三 号、加粗
正文内容部分：宋体字、五号
受控文件编号及版本
一、公司文件编码（需要受控文件时找文控要文件编号，文件编号及 ） 版本输入后再打印
分类号+流水号
版本的升级自V1.0
受控文件的发放
1.文控中心在文件正本上加盖红色受控印章并根 据各部门提供和确认的文件发放范围及份数发放。 2.正本保存于文控中心.
3.为便于技术资料的保密，图纸及测试规范暂由 研发保存原档。
你也可以通过以下方式查阅最新受控资料：
二、外来文件：指公司以外的文件；包括国际/ 国家/行业/地方标准/法律法规、顾客提供的图 样及要求、顾客或有关机构指定使用的表格等。
什么是受控文件
受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收 回的文件。受控文件未经文件管理部门（文控中心） 批准不得复制，文件封面一般加盖受控图章。受控 文件是“非受控文件”的对称。 受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以 防止其误用。 临时文件以LS开头，在有效期内可以使用。