顺丰采购和管理优化
SF公司的简介
SF速运(集团)有限公司成立于1993年3月,是一家 主要经营国际、国内速递及报关、报检等业务的民营速递 企业,在大陆、港澳台、新加坡等地区设立分部,总部设 在深圳。在国内包括香港、台湾地区建立了庞大的信息采 集、市场开发、物流配送、快件收派等业务机构,为广大 客户提供快速、准确、安全、经济、优质的专业物流服务。 SF的经营战略及发展定位是非常明确的。在十年内,发 展成为国内领先、国际有一定影响力的大型速递企业集团。 SF集团将积极抓住国内速递行业高速发展的市场机会, 迅速做大做强,在追求规模扩张的同时,兼顾盈利能力和 抗风险能力的同步增长。同时,将始终注重核心竞争力的 建设,力求获得持续、健康的成长,为SF的百年基业奠 定基础。SF明确的战略定位是:扎根中端,发展中端产 品,逐步拓展中高端。
分散订购成本=年采购成本+年订购成本+年存储成本 =(2500000+2550000+2480000)+(3*15+7*15+3*15)+年存储成本 =7530195+年存储成本
注:由于分散订购的每次批量不固定所以年 存储成本无法计算 虽然分散订购总成本是2009年11月份到2010 年5月份的数据,但是两者都是需求3000台,且 都满足了客户的订单需求,因此两者可以进行比 较。经计算集中采购3000台巴枪的总成本约为 6000671元,而分散订购的总成本大于7530195 元,明显集中采购的总成本大大小于分散采购。 因此SF实行集中采购比分散采购具有无比的优越 性。
解决方案分析设计
1选择先进的采购模式
根据SF集团现在的采购业务现状,集 团公司管理模式及各子公司的经营现状, 表明集团公司现行的采购模式不适合集团 公司的发展,必须采用新的采购模式。目 前可供选择的比较好的采购模式有集中采 购模式、联合采购模式以及JIT采购模式。
(1)集中采购
集中采购是相对与分散采购而言的,它是指企业在 核心管理层建立专门的采购机制,统一组织企业所需物 品的采购进货业务。 集中采购的优点: 第一,有利于获得采购规模效益,获得数量折扣, 降低进货成本和物流成本,争取主动权, 第二,易于稳定本企业与供应商之间的关系,的达 到供应商在技术开发、货款计算、售后服支持等诸多方 面的支持与合作。 第三,降低整个企业的储备,避免分散的库存,加 速资金周转。 第四,技术力量强,专业性强,有利于择优选购, 保证质量。
SF实行向三家供应商分别订货和集中向A供 应商订货总成本计算如下: 集中经济订购成本==134.164≈135(台) N=D/EOQ=3000/135=22.22≈23(次) TC=3000*2000+3000*15÷135+135*5÷2=6 000670.83≈6000671(元)
分散订购成本
2 实施集中采购模式
1建立集中采购中心
在具体操作中,我们建立了一个采购中心来统一协 调各地区分部的采购活动,各地区分部、二级核算单位 取消自己独立的采购部门,它们通过向企业唯一的采购 中心提出自己的采购需求,采购中心通过对各种需求的 进行统一计算,形成一个大的采购订单,通过经济批量 采购、紧缺品特殊采购等多种采购方法,来获得需求的 满足。从而降低采购成本、提高采购效率。即由采购中 心出面,集中向供应商进行采购,同时采供中心根据各 地区分部的订单需求,合理地分配采购的物资。这样大 陆、港澳台各地区实行集中采购可以消除多头指挥,避 免重复采购和重复库存,从而强化企业的整体购买力。 集中采购运作模式如下:
4 集中采购经济评价和建立集中采购 机制
SF集团的采购任务大都按客户的需求按单采 购,而且又是向几家供应商同时订货,由于采购 批量小,供应商往往不愿给比较优惠价格,多频 的采购又使得采购活动本身成本高。为此,我们 采用经济批量采购模型,来解决何时采购和采购 多少的问题,通过数学分析的方法来降低采购及 库存成本。 经济采购批量,也称最佳进货批量,它是指 在一定时期内进货总量不变的条件下,使采购费 用和储存费用总和最小的采购批量。在经行经济 批量采购时,我们最关心的还是成本。
三种采购模式的使用范围: 集中采购联合采购即时制采购适用范围大宗 或批量物品、价值高或总价多的物品、容易出问题 物品具有共同经营目标企业、具有通用材料的采购 需求预测准确、供应需求稳定、采购批量较少、质 量从源头控制 鉴于SF集团所采购的原材料,市场价格变化 波动大,很难实现对需求的精确预测,另外SF集 团现阶段采购大都是大宗或批量物品,采购渠道较 集中以及采购品种相对比较单一,为了使SF集团 更好的发挥规模经济的优势,提出SF集团采取集 中采购模式作为下一步的采购方案. SF集团通过对 各地区分部实施集中采购,与供应商签订统一合同, 实现大批量订购,利用规模优势,提高议价能力, 从而大大降低采购成本。
(2)联合采购
是指对同一货物或服务有需求的许多 买方,在相互合作的条件下合并各自需求 以一个采购商的形式向供应商统一订货, 用以扩大采购批量以达到降低采购价格或 降低采购成本的目的。 联合采购的优点: 1)统筹供需,建立产销秩序。 2)价格优惠。 3)促进同业合作,达成经济外交。
(3)即时制采购
经过集中采购信息系统对各个分部 需求量的初步处理得到SF集团2010 年每个月的巴枪总需求量,如下表1.
在此,我们选取a=0.1、a=0.3、 a=0.5进行预测,最后选取预测误差 最小的作为预测值计算如下表2
三种不同a预测值值及与实际值的比 较图示如下表3
表 3 预测值与实际值比较表
450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 1 2 3 4 5 6 7 8 时间 9 10 11 12 13
实际值 a=0.1的预测值 a=0.3的预测值 a=0.5的预测值
需求量
• 通过上表可以看出a值越接近0.1趋势波动越 小,说明指数平滑法适合SF的巴枪采购预 测,从表3看出,a=0.1时预测效果较好。 因此,我们选择a=0.1时的预测值约为265 台。通过运用指数平滑法准确的预测下月 需求量。最后采购部依照预测量进行采购, 则可以在最大限度上提高采购的效率,Байду номын сангаас 少库存量从而降低库存成本。
问题的提出
案例是SF采购中心的年终大会,各位采购部经理针对这一年的采购情况 及采购过程中的各环节出现的问题在一起讨论,并针对这些问题明确来年的 任务,案例中对各个问题并没有提出解决方案。我们要找出主要问题,然后 分析问题,寻找解决方案。 对案例进行分析后发现以下问题: (1)针对质检问题采用驻厂QC方案后,发现供应商无法满足公司的特殊 化要求 (2)需要建立一套采购人员考核体系,提高采购质量 (3)各子公司按订单采购批量一般较小,供应商往往不愿给出比较优惠 的价格,而且多频率的采购也使得采购活动本身成本不低,最终造成采购成 本居高不下。 (4)需求预测的准确性不高,采购计划失真,造成库存过高,流动资金 紧张。 (5)公司没有完善的采购管理信息系统,供需双方和各子公司信息不对 称,采购活动盲目性强,造成了采购工作的低效率。 (6)总部没有设置专门的集团采购部门,个子公司之间独立运作,甚至 在某种程度上存在竞争关系,互相封锁供应商信息、销售情况和市场行情。 导致无法进行集中采购。 以上问题严重制约着SF有限公司的发展,增加了企业的采购成本。因此, 搞好原材料采购管理, 对降低SF集团的运营成本、提高SF集团的经济效益意 义重大。
分部1
供应商A
分部2 SF集中采购中心 (价格折扣) 供应商B
分部3
供应商C 分部4 销售预测、确定经济采购批量
2 集中采购信息收集
由于“SF公司采购物资预测主要按历史数据、资 产置换数据,缺乏计划性的需求信息,并且信息没有系 统支持,需求、订单、库存都是进行内部对账,信息无 法及时共享。” 为此,我们需建立一个采购管理信息系统,这个系 统可以把公司内部各个分部信息、上游供应商信息、下 游客户信息有效的综合起来。 该信息系统应该包括各分部的需求信息、供应商管 理信息、公司的财务信息、销售信息、库存信息、员工 信息等。 其中,当各个分部的采购需求上报之后,由采购部 对各个分公司的情况进行汇总,然后得到总的数据,再 相应地进行集中采购,这样,就有了大的数量,在价格 方面可以有更大的优惠。而且也相应降低了运输费用。
成本公式为:年总成本=年采购成本+年订购 成本+年存储成本 即:式中:Tc为年总成本 D为年需求量 P为单位产品购买价格 C为每次订购成本 Q为订货批量 K为单位产品的年平均存储成本
集中采购经济评价
由于三家供应商对巴枪的报价都提出批 量折扣,其中A供应商的折扣最为优惠,而 且产品质量好又是长期合作伙伴,为此, 我们选择A供应商的折扣报价进行经济评价。 已知SF集团的平均年总需求量为3000 台巴枪,由经验知道,SF集团的每次订购 成本为15元,单位物品平均变动储存成本 为5元。 已知A供应商的价格折扣表如下表4:
它是由准时化生产(Just In Time)管理思想演 变而来的。它的基本思想是再恰当的时间、恰当 的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供给顾客 恰当的物品。这种采购方式的核心是追求一种无 库存生产系统,或是库存量达到最低的生产系统。 它有以下几个特点: 大幅度减少原材料和外购件的库存; 提高采购物资的质量; 降低原材量和外购件的采购价格,但运输次 数增加从而增加运输成本。
3 需求预测
SF各个分部在提交需求量之前需要对下一阶段的需求量进行预测,由于 预测不准确容易造成预计数量少,短货;或是预计数量太多,库存积压。为 此,我们要采用科学的预测方法进行需求量的预测,较先进的预测方法有移 动平均法、指数平滑法、线性回归法等。 根据SF的需求情况以上几种预测方法都可以可采用,在此我们采用计算 简单同时预测准确的指数平滑法。 指数平滑法是对过去的观察值加权平均进行预测的一种方法,该方法使 得第t+1期的预测值等于t期的实际观察值与第t期的预测值的加权平均值。使 用方式如下: 其中:0<a<1 公式变为:在上述公式中,上期的预测误差值经过给定的α调整后,用来 预测下期的需求。因此,使用指数平滑法时,关键的问题是确定一个适合的 平滑系数α,因为不同的α会对预测结果产生不同的影响。它的确定规则如下: 当a=0时,预测值重复上一次的预测结果 当a=1时,预测值就是上一期的实际值 当a越接近1,模型对时间序列的变化反应就越及时 当a越接近0,模型对时间序列的反应就越慢 一般而言,当时间序列有较大的随机波动时,宜选较大的a,以便能很快 的跟上近期的变化;当时间序列比较平稳时,宜选较小的a,a值一般介于0.1 到0.5之间。但实际应用时,还应考虑预测误差,这里用误差均方来衡量预测 误差的大小,确定a值是,可选择几个a进行预测,然后找出预测误差的最小 的行为作为最后的a值。