一体化合同管理的研究与实践

徐训生，朱一顺

（枣庄矿业集团公司高庄煤矿，山东枣庄 277605）

[摘要]介绍了高庄煤矿开展一体化合同管理的研究与实践情况。

[关键词]煤炭企业；合同管理；一体化合同管理

随着经济全球化进程的不断加快，市场经济越来越广泛地渗透到国有企业之中，使竞争日趋加剧。合同作为市场主体交换关系的主要表现形式，在经济往来中显得犹为重要。为此，高庄煤矿率先开始了一体化合同管理的研究与实践，并取得了显著的效果。

一、一体化合同管理的内涵

一体化合同管理是一种注重实效的经营管理方式，它把企业与外部供货商之间的关系一律视为法律经济关系，将企业内部各职能部门按责分工，权责明确，相互制衡，通过合同的方式体现主体意志和需要，并对合同行为进行科学的全过程管理。是充分体现出“完整、系统、专业”的一体化经营模式。

1.完整的过程控制

合同行为是一种规范化的法律行为，它包括合同的订立、合同的变更或解除、合同的履行、合同的终止等过程。完整的过程控制包括事前预防、事中控制和事后分析。事前预防主要以市场调研和资信调查为主要内容，贯彻预防为主、防患于未然的思想，使合同的质量、可靠性、合法性、可行性在合同签订前就得到保障；事中控制主要以对比合同价格、审查合同条款、监督合同执行为主要内容，它是合同过程管理的中心部分，涉及到合同价格的确定、合同条款的审签、合同标的的执行等；事后分析主要以分析总结为主，整理合同基础资料、建立合同签约档案、做合同报表，它是提高合同管理运行质量的基础保障。

2.系统的组织管理模式

合同行为具有两大特点，一是合同主体的多元化，二是合同行为的过程性和连续性。对外，合同管理需要面对形形色色的厂家或供货商；对内，合同管理是一个系统管理过程，不仅是合同管理机构的事，还涉及采购、供应、审计、财务、纪委、规划发展等多个科室的配合，因此，合同管理工作不能墨守陈规、循规蹈矩，应有一条内容全新、角度完全不同的内部组织管理模式，为此，按照矿领导安排，本着“管办分离、相互制衡”的原则，我们设立了合同管理机构，成立了合同管理委员会，配备了专、兼职合同管理员及合同承办员，明确了部门责任制和岗位责任制，制订了管理制度，规定了无合同不采购、无合同不审计、无合同不结算、无合同不收货的系列规定，形成了领导重视、各部门参与的良好态势，这种新型的组织关系，按职能分工进行分级管理、过程监控，它不受其他因素影响，而注重强调业务导向，强调围绕合同过程管理的系统管理模式，因而更加适应企业管理的需要，在复杂多变的市场环境中更具竞争力，更能搞好自我保护，维护企业利益。

二、高庄煤矿一体化合同管理的具体构建

1.建立精干高效的组织机构

要想加强企业合同管理，堵塞漏洞，避免企业经济损失，必须建立一支完备的合同管理组织，形成一支高效、快捷、廉正的合同管理队伍。在用人机制上，要广泛吸纳廉洁自律、专业知识强、业务能力硬的人员担当具体的合同管理工作。矿对合同坚持统一管理、专业归口、分级负责的原则。采取领导主管、合同管理机构统管、各职能部门分管、承办人员专管的综合式的合同管理体制。我们按照“精简、精干、高效”的原则，加强宏观调控与专业部门的管理职能，逐步规范并建立了一支精干高效、运转灵活、职责明确、科学务实的管理机构。

（1）成立了合同管理委员会，依靠集体的力量解决问题，集思广益，避免个人思维的偏见，充分发挥大家的主观能动性，增强合同管理的透明度。合同管理委员会由矿长任

主任，有关副矿长任副主任，财务科、综考办、采购中心、供应科、机电科、基建办等相关科室主要负责人为成员。合同管理委员会是矿合同管理的决策和指挥机构，负责各种合同的管理和指导工作，监督检查各项合同管理制度的实施情况，工作中实行民主集中制，采用集体讨论的形式解决问题，对决定的事项集体负责。

（2）合同管理办公室是对全矿合同进行统一管理的具体业务部门，受合同管理委员会的监督与指导，统一管理企业各部门对外签订的各种合同，对合同依法进行审核、登记、归档，拟订企业合同管理制度和各项合同管理专项制度，合同管理办公室设专职合同管理员，合同管理员对合同管理办公室和合同管理委员会负责，具体负责日常生产经营活动中合同的订立、履行、变更、解除等工作。

2.加强业务学习，注重人员培训

在市场经济中，竞争机制日益加强，受利益驱使，不免会出现以次充好、鱼目混珠的情况，给企业的经济交往增加了风险度，这就更加体现了法制经济、合同管理在企业管理中的重要性。合同管理工作涉及面广，知识性强，要求又相对严格，有些合同业务人员缺乏必要的合同法律常识，也不懂得签订和履行合同的程序，导致合同签订质量不高，甚至不签合同的现象时有发生。因此，要提高合同管理工作的整体水平，必须先提高合同管理人员的整体素质。为此，我们加强了合同管理人员及承办人员的业务技能学习，通过合同例会、集体会审等多种渠道、多种形式深入开展法律知识及合同管理相关知识的学习，及时向合同管理人员、合同承办人员传达上级有关合同管理及材料采购方面的文件精神，通过学习，让大家相互交流新思想、新信息和工作经验，从而提高了合同管理人员的业务技能。

3.建立完善的合同管理制度体系

我们从强化制度、加强管理入手，以创建高产高效高度文明的现代化矿井为目标，修订出台了一系列合同管理办法和管理制度，切实做到了“凡事有章可循，凡事有据可查，凡事有人负责，凡事有人监督”，实现了合同的全过程管理。

合同管理制度既包括合同管理实体方面的内容，又包括合同管理程序方面的内容；既包括实施合同的内容，又包括管理合同的内容，它是包括合同法律法规在内的所有调整合同订立、履行、变更、解除、纠纷处理和管理行为而制定的必须遵守的制度体系。从过程管理程序上讲，主要包括合同签约前的制度、合同签约时的制度、合同履行的制度及合同履行后的制度等。

（1）合同签约前制度

合同签约前制度包括市场调查和资信调查制度。

①市场调查制度。即在合同签订前，对所需物资供货厂家的、质量、价格、付款方式、交货期等情况进行调查的一种制度。其要求切实掌握市场行情，把握供货信息，努力做到“货比三家”，用最小的投入求最大的产出。

②资信调查制度。即对供货厂家的信誉、经营范围、经营权限、技术及人力装备等进行调查的一种制度。如对对方主体资格和资信情况不明的，还可以通过工商行政管理、金融等有关部门咨询对方的主体资格和资信情况，防止上当受骗。

（2）合同签约时制度

①统一文本制度。即在签订合同时必须使用经工商管理部门认可的、集团公司统一要求的合同文本，使用统一的格式文本可以为当事人双方签订合同提供方便，并保证合同签订的合法性、有效性。

②合同招标采购制度。即在对物资进行初步调研后确定供货商，由合同管理部门组织纪监、审计、财务、设备、采购等部门参加，召集三家或以上的供货商进行合同标的报价及说明有关服务承诺，根据其综合情况确定供货厂家，为了确保招标采购工作的有效开展，我们建立了招标采购工作专业人才库，负责具体的技术工作。

③合同审查制度。即合同承办部门在合同草签后，报合同管理机构对合同条款进行审查，以确保签约条款的适宜性，避免因合同签约条款原因给企业造成不必要的损失。

④合同会审制度。即草签的合同经初步审查后，填写合