项目合同及信息管理措施

11.1项目合同管理

11.1.1总则

1）合同是指项目公司与其他民事主体，为明确相互权利义务关系而订立的协议。

2）为规范项目合同管理工作，防范运营风险，维护企业合法权益，结合公司实际，制定本制度。

11.1.2工作机构与职责

商务合约部是项目公司的合同归口管理部门，相应职责如下：

1）建立完善项目公司合同管理工作体系；

2）开展合同法律评审，提供法律风险防范意见；

3）组织开展合同的起草、谈判、评审及后评价等合同管理工作，具体开展合同报表、台账和资料管理；

4）指导、监督、检查和考核本单位及项目分部合同管理情况；

5）编制有关台账、报表，定期报送本单位合同管理情况；

6）保管合同订立过程中的有关资料并负责归档工作；

7）其他合同管理的相关工作。

11.1.3合同管理原则

11.1.3.1合法合规原则

合同的订立应当合法合规，并严格履行合同评审、审批制度，否则不得对外签署。

11.1.3.2诚实信用原则

项目有关人员应遵守合同规定，恰当行使合同权利，诚信履行合同义务，重视和维护企业信用及合法权益。

11.1.3.3保密原则

任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技

术秘密。

11.1.4合同订立管理

11.1.4.1合同起草与谈判

1）各类合同签订前，应当履行招标程序的，项目公司应按照法律或制度规定完成相应的招投标手续。

2）商务合约部负责合同文本的草拟、修改，除有特殊要求之外，应当采用企业已发布的合同示范文本。企业未制定示范文本的，采用国家、行业协会制定的示范文本，确保合同文件的合法性、实务性和严谨性。

3）企业示范文本的发布由商务合约部按照合同审核审批流程,经各相关部门及领导审核后方可发布。采用企业示范文本的，除预留的填空和补充条款部分可供填写外，其他固定内容不得擅自修改。

4）合同谈判由商务合约部组织。施工总承包合同、重大投资、融资合同等重大复杂合同由组织合同谈判的商务合约部编制合同谈判策划书，对主要合同条款的谈判提出底线目标、争取目标和策略目标，并记载谈判结果。

11.1.4.2合同评审与审批

1）招投标文件及合同正式文本在盖章用印前必须履行评审、审批程序。

（1）合同评审由商务合约部填报《合同评审表》中合同基本信息，并组织办理评审手续。评审可以采取网上会签、书面会签、评审会议等方式进行。

（2）合同评审完成后，商务合约部负责将合同文件草案、评审表及相关文件报相关领导及有权审批人进行审批。

2）同一合同事项在组织招标时已对招标文件中的合同条款进行过评审的，且签约文本与招标评审及定标结果一致的，商务合约部提出书面说明，填写《合同用印申请表》，可不再对签约文本进行合同评审，直接加盖合同专用章。

3）在合同评审过程中，对评审中发现的重大错误、遗漏和不妥之处，评审部门应当予以明确，并提出修改意见。商务合约部应及时与评审部门沟通，对于评审部门提出的问题，及时澄清、组织修改或者采取控制措施。

4）相关职能部门评审意见应以书面形式提出，并由评审部门负责人或其授权人员签字。评审意见中应明确记载“同意”或“不同意”字样。

11.1.4.3合同签署及用印

1）正式订立的合同，一律采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文函件、数据电文等。

2）签署合同前，验证对方代表身份证明文件。对方不是该单位法定代表人（或自然人本人）的，验证对方授权文件，核对无误后方可正式签署合同。验证资料由商务合约部妥善保管。

3）各类合同用印原则上应当使用项目公司合同专用章。特殊情况下需要加盖行政公章的，由商务合约部填写《合同用印申请表》，经公司副总经理审核，公司总经理审批，方可加盖行政公章。

4）商务合约部应当根据《合同评审表》或《合同用印申请表》等向公司办公室申请用印。对于以下情形，不得用印：

（1）合同实质性条款未完整填写的；

（2）未按照本制度履行评审、审批手续的；

（3）其他不符合本制度管理规定的。

5）合同用印前，综合办公室应当审核合同文本，确保拟盖章的合同文本与评审通过的合同文本一致。

6）合同用印时应当在合同各页之间加盖骑缝章或使用其它防伪印记。

7）合同在用印的同时，由商务合约部对合同按照统一标准进行编号。

8）签订合同时，商务合约部应制作足够数量的合同文本，保证商务合约部、财务部门、合同实施单位各留存一份原件。

9）商务合约部应建立合同台帐，各项目分部应当按季度向商务合约部报送合同台账。

11.1.5合同履行管理

11.1.5.1履约交底、策划及监控

1）施工总承包合同、分包分供合同、投资合同应按相关规定进行合同交底。合同交底应形成交底文件资料，交底人和被交底人签字确认。

2）施工总承包合同、投资合同在签署后履行前，商务合约部应进行合同履行策划。合同履行策划书应涵盖合同风险识别、防控措施及履约安排等内容，合同实施单位可以将合同履行策划书纳入《项目商务策划书》。

3）商务合约部具体负责合同履行监控管理及履约事件处理工作，保障在履约过程中维护公司合法权益，防范和控制合同风险。

11.1.5.2合同变更与解除

1）合同履行过程中的变更、解除，需要签订补充协议、备忘录、会议纪要、承诺函或其他形式的法律文件的，应按本制度履行相应的评审审批手续。未经审核审批，不得对外签署或签发。

2）涉及放弃权利或增加义务的备忘录、会议纪要、承诺函或其它形式的法律文件，应按本制度规定履行相应评审审批手续。未经审核审批，不得对外签署或签发。

11.1.6合同档案资料管理

合同订立阶段的相关档案资料由商务合约部负责保管及归档，合同档案资料包括但不限于：合同当事人资信资料、相对方法定代表人身份证明书、授权委托书、营业执照复印件、资质证书复印件、从业资格证书复印件、招标文件、投标文件、合同文本、补充协议、合同交底资料、会议纪要、往来函件签收单据、合同评审表、合同台账等。

用于归档的合同档案资料应当是原件资料并不得涂改、伪造、编造或损毁。对于合同资料原件的使用，各单位应建立严格的借用、归档制度。

11.1.7合同纠纷管理

项目公司应遵守有关法律规定，本着诚实信用的原则妥善订立、履行、变更和解除合同，尽量避免发生合同纠纷。

发生合同纠纷后，商务合约部应根据合同约定，在维护公司合法权益的基础上积极与合同相对方友好协商解决争议。

商务合约部可要求公司相关部门就合同纠纷的处理提供协助。商务合约部处理合同纠纷时，公司相关部门应该如实提供有关资料，收集各类履约证据材料。

11.2信息管理

11.2.1信息管理目标

保证及时接受建设单位、监理的指令，以便及时将建设单位、监理的意图贯彻到项目中去。及时了解气候气象信息，以合理安排项目施工；确保将项目的进