东方通信公司合同订单管理

范围

适用于采购部在与供应商釆购合同商务谈判、编制采购合同，向 公

司的法律部合同管理人员申请合同号，釆购订单下达和合 同关闭的全过程

控制目标 确保双方对于合同的各个细节条款的理解一致，避免应合同的理

解不同而引起的纠纷

在谈判的过程中掌握谈判的主动权，尽量避免违反我公司事前确

保证釆购合同经过适当的审核，降低合同签订不当帯来的法律风

保证采购合同在签订之前以经过各有关部门的认可，降低合同不

当引致执行后带来的生产经营风险

合同的统一管理有助于加强合同跟踪管理 降低在公司合同管理人员监管之外订立合同给公司带来的法律风

及时结束合同，降低未能取得合同所有应享有权利的风险 避免质保期内货物未及时处理所造成的损失 确保订单同框架协议和长期合同保持一致，降低合同执行风险 确保订单在各项形式上符合合同和协议以及法律规定，降低订单

定的基本谈判策略和采购价格底线，保护公司的利益

II

II

法律风险

主要控制点

合同商务谈判

谈判前拟制谈判工作计划，报釆购经理审核；

谈判组需充分分析已掌握的信息，制定谈判预案报釆购经理审核;

必要时报物流副总裁审核

谈判中对方提出的条件与预案有重要差异时，需要相关部门审核谈判基本结束拟定的谈判报告须报釆购经理与物流副总裁审核

合同的编制与审核

釆购经理在合同签订之前应在本部门内组织专业人员进行评审，由采购经理决定是否需要其他相关部门的人员协助进行评审釆购经理根据釆购评审记录确定评审是否通过

如评审通过的合同的基本条款与标准合同范本不一致，采购经理将合同交法律部进行审核

超过采购经理权限的上报物流副总裁作出决定

通过釆购经理和物流副总裁审核的应报财务经理进行审阅

合同号申请

采购员填写的合同号申请表应上报釆购经理进行审核是否真实完

整

合同的关闭釆购人员定期检查合同，确定质保条款是否将要到期采购员对接近质保期的货物检查是否仍有库存，对库存的货物请

质量部再次质检

订单下达釆购员编制的订单应上报采购经理进行审阅，由指定的人员签字

认可

特定政策

重要合同谈判预案的保密性应由釆购总经理进行确认，并根据级别分类下发谈判小组组员

釆购部总经理必须为商务谈判组长设置权限，谈判组长仅在权限内有

谈判权

在釆购合同评审记录文件上签字的相关部门人员也对采购合同负责，承担相应的责任

釆购员认为可以关闭的合同必须得到釆购经理的批准，所有的釆购文档存档

对一些特殊产品，应在合同条款上规定合同关闭的条件与期限, 以及相

应的质保条款。

釆购员依据合同签订制度，根据合同签署级别，由相应人员签订合同，谈判组组长或具体采购人员负责小签。若需其他人代签，必须由正规书面授权书授权并作为附件附在合同之后。

对框架合同的合同号经申请确认后，合同项下每个定单号可每周直接由采购员确认后交由合同号管理人员存档。

对合同号的申请采购部总经理不在时可授权采购部经理确认。

涉及部门

釆购部

财务部

总裁办

质量部

物资管理部

流程说明

合同商务谈判流程

合同的编制与审核流程

合同号屮请流程

合同关闭流程

合同关闭流程

订单下达流程

主要涉及文件

填表说明

谈判工作计划

谈判预案

谈判记录

谈判情况小结

谈判报告

步骤说明步骤

合同及框架协议

采购合同及附属文件

采购合同评审记录

合同审批表

合同号申请表

合同号登记表

订单

职责分工