东方通信公司合同订单管理
范围
适用于米购部在与供应商米购合同商务谈判、编制米购合
同，向公司的法律部合同管理人员申请合同号，采购订单下达和合同关闭的全过程
控制目标
确保双方对于合同的各个细节条款的理解一致，避免应合同的理解不同而引起的纠纷
在谈判的过程中掌握谈判的主动权，尽n避免违反我公司事前确定的基本谈判策略和采购价格底线，保护公司的利
益
保证采购合同经过适当的审核，降低合同签订不当带来的法律风险
保证采购合同在签订之前以经过各有关部门的认可，降低合同不当引致执行后带来的生产经营风险
合同的统一管理有助于加强合同跟踪管理
降低在公司合同管理人员监管之外订立合同给公司带来的
法律风险
及时结束合同，降低未能取得合同所有应享有权利的风险
避免质保期内货物未及时处理所造成的损失
确保订单同框架协议和长期合同保持一致，降低合同执行风险
确保订单在各项形式上符合合同和协议以及法律规定，降低订单法律风险
主要控制点
合同商务谈判
谈判前拟制谈判工作计划，报采购经理审核；
谈判组需充分分析已掌握的信息，制定谈判预案报采购经理审核；必要时报物流副总裁审核
谈判中对方提出的条件与预案有重要差异时，需要相关部门审核
谈判基本结束拟定的谈判报告须报采购经理与物流副总裁审核
合同的编制与审核
采购经理在合同签订之前应在本部门内组织专业人员进行评审，由采购经理决定是否需要其他相关部门的人员协
助进行评审
采购经理根据采购评审记录确定评审是否通过
如评审通过的合同的基本条款与标准合同范本不一致, 采购经理将合同交法律部进行审核
超过采购经理权限的上报物流副总裁作出决定
通过采购经理和物流副总裁审核的应报财务经理进行审阅
合同号申请
采购员填写的合同号申请表应上报采购经理进行审核是否
真实完整
合同的关闭
采购人员定期检查合同，确定质保条款是否将要到期
采购员对接近质保期的货物检查是否仍有库存，对库存的货物请质虽部再次质检
订单下达
米购员编制的订单应上报米购经理进行审阅，由指定的人员签字认可
特定政策
重要合同谈判预案的保密性应由采购总经理进行确认，并根据级别分类下发谈判小组组员
采购部总经理必须为商务谈判组长设置权限, 谈判组长仅在权限内有谈判权
在采购合同评审记录文件上签字的相关部门人员也对采购
合同负责，承担相应的责任
采购员认为可以关闭的合同必须得到采购经理的批准，所有的采购文档存档
对一些特殊产品，应在合同条款上规定合同关闭的条件与期限，以及相应的质保条款。
采购员依据合同签订制度，根据合同签署级别，由相应人员
签订合同，谈判组组长或具体采购人员负责小签。若需
其他人代签，必须由正规书面授权书授权并作为附件附在合同之后。
对框架合同的合同号经申请确认后，合同项下每个定单号可
每周直接由采购员确认后交由合同号管理人员存档。
对合同号的申请采购部总经理不在时可授权采购部经理确认。
涉及部门
采购部财务部
总裁办质虽部
物资管理部
流程说明合同商务谈判流程
合同订单管理程序 2.0范畴：此文件适用于公司与客户签订的合同或正式订单。 3.0定义： 3.1常规合同: 指产品的技术和制造工艺差不多被顾客批准认可、批量供货的产品合同。 3.2专门合同：指新产品、新规格、新工艺的产品合同。 4.0职责： 4.1营销部经理负责常规合同和订单的评审签订。 4.2总经理负责专门合同和订单的评审签订。 4.3采购部负责对原材料及包装材料进行评审。 4.4生产技术部负责对产品的数量、交货期进行评审。 4.5生产技术部负责对新产品的技术要求能否达到顾客要求及模具状况进行评审。 4.6财务部负责对产品成本的核算、比对。 4.7质检部负责顾客对产品的试验及检验型式和标准要求进行评审。 5.0参考文件： 无 7.0内容： 7.1 确定与产品有关的要求 营销部接到顾客的订货要求时应确定：
顾客规定的要求，包括产品接收标准或要求、价格、数量、交货期、交付方式以及交付活动后的要求等； 顾客尽管没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求； 与产品有关的法律法规要求； 公司确定的任何附加要求； 顾客的其它附加要求,如在专门特性的选择、文件化和操纵方面证明的要求。 7.2 与产品有关的要求的评审 7.2.1常规合同，营销部确定与产品有关的要求后，第一确定客户的要求是否能得到满足。 若是现有库存, 营销部员直截了当按公司规定给客户报价。 若客户为公司老客户，且其所订产品已有报价，可省去书面报价程序。 关于零售市场的报价，如营销部员的口头报价被客户同意，并经营销部经理同意，可免去书面报价程序。 若顾客提供的要求没有形成文件（如电话订货等），则由营销部员填写《电话记录》经营销部主管核准后，按正常订单执行，并要求客户尽快补开正式订单，营销部在同意顾客要求前应对顾客的要求进行确认。 常规产品的常规合同由营销部员在合同或订单上签字评审，营销部经理签字认可。 7.2.2 关于专门合同：营销部洽谈为新产品时，营销部应会同生产技术部等有关部门进行评审,是否有能力满足顾客的要求，若能满足要求财务部应核算成本，提交营销部以预算制定报价单。并将评审结果填写于《评审表》。 各部门参加评审后，出具书面意见并签名。 评审时的异议必须得到全部的解决。 评审通过后,由营销部与顾客鉴定合同，并由营销部下达《生产通知》分发有关部门。 7.2.3与顾客有关的要求的评审应在合同、订单签订前或标书递交前予以评审，并确保：
业务运营管理流程 作业经手基本流程 小型贸易公司业务运营管理简易流程 订单内勤网上订单及传真,电话订单整理,能确定的打印,不定的由业务初核 初核业务核对内勤整理的当日订单及当日跑单手工订单,(注意核对品名/数量/价格/折扣/赠品,并签字确认 开单内勤 1.凭手工订单认真核对客户／产品／价格/折扣/赠品开出货单/赠品单/样品单,留存白单 2.当日订单当日必须打印好（特殊情况次日打），并整理好夹在＜待出货单据＞文件夹 3.收现金单据在单据右则提示＂现＂字样，若提示司机没有现金则不给货的单据以＂现打圈＂提示． 5.打印好的所有出货单汇总登记填写＜出货日登记表＞ 审核主管１.主管当日在业务完成订单后仔细审核并在＜出货日登记表＞签字确认． 路线内勤/仓库１.内勤预约送货时间,根据订单安排送货最佳路线及整日送货安排 出单仓库/司机/配送员/内勤等１.仓库根据出货单据仔细清点货物出货,留存黄单,有改单及时改单; ２.仓库凭主管签字的出货单/赠品/样品出货，否则可以拒绝出货， ４.出货完后在＜出货日登记表＞仓库处确认出货． 送货配送１.送货员按照路线安排送货 ２.货物未送达如是对方不要等原因则提请报废字样，若是无货确认改日再送的收集好返回＜待出货单据＞文件夹 ４.货物送完后将签单单据和收现单据整理好于＜签单／回单＞文件夹，现金可寄存公司，次日与财务核对． ５.货物清点有出入当日同仓库及时确认 ６.货物送完在＜出货日登记表＞上确认并备注未送达单据和送达未收签单单据和现金未收单单据 回单仓库 1.仓库与送货人员核对前日送货单据,有改单予以更改; 2仓库核对完将回单与最后回单登帐并交财务
合同管理程序 1.目的： 明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。 2适用范围： 适用于公司产品销售合同、订单的管理。 3定义： 略 4职责分配： 4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进 行跟进。 4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。 4.3 总经理：负责合同/订单评审表的批准。 5. 过程分析乌龟图:
6流程图： 7程序内容： 7.1业务洽谈 7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客 的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况。 7.1.2 洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交 付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。 7.2 接收合同/订单 7.2.1 本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口 头订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。 7.2.2 销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。 7.2.3 销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单； 1）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单 2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、包装要求的合同/订单
7.2.4 销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。 7.3 合同/订单的评审 7.3.1 合同/订单的要求。合同/订单评审要保证： 1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件 2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地方得到了解决 3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求 4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的 5）本公司的附加要求能确保兑现 6）本公司有履行合同或订单要求的能力 7.3.2 常规合同/订单的评审 1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将《合同/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审 2）无现货时，由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将《合同/订单评审表》送采购部就 采购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。 7.3.3 特殊合同/订单的评审 1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加 2) 评审时应注意： ①设计、采购和生产的周期 ②要衡量本公司的设计、工艺和检测能力 ③要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求 ④对成本和利润进行核算 7.3.4 评审后，参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字，最后将《合同/ 订单评审表》送总经理批准。 7.3.5 在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由 销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在《合同/ 订单评审表》中予以记录。 7.4 合同的签订与合同/订单的执行 7.4.1 合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单 评审通过后即生效。 7.4.2 销售部跟单员将合同/订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》，连 同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。 7.4.3 销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同
本文作为国际贸易部管理试行方案附件01,国际贸易部出口流程图作为附件02。 针对自身企业条件状况,以“国际贸易部管理试行方案”为基础,对部门职能管理及流程,进行注释。 职能管理 一、部门工作基本职能管理 1.外贸部分业务组和单证组,两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和相关外贸工作的服务。在公司创业初期,由于业务量不大,可以一人多职,比如业务员可以负责单证的处理。 外贸部所需单据将统一格式,订单合同编码、单据编码等等使用统一编号,订单合同编码及单据编码在“订单合同编码登记册”及“单据编码登记册”中提取并签名记录,以便查询有据。 2.业务组主要职责为: (1积极开展市场调查、分析和预测;做好市场信息的收集、整理和反馈,掌握市场动态,及时上报部门经理; (2业务组人员负责制作产品电子目录,并根据产品更新及时更新目录; (3配合制定出口销售计划及提出建议,完成公司预定出口目标; (4负责市场开拓与配合公司宣传工作(如展会、网站,努力拓宽业务渠道,不断扩大公司产品的市场占有率;及时回复客户的传真和Email,要求当天的函件必须在当天给予回复,如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象;(5与客户洽谈直到形成订单合同,配船订舱协调好货物装船时间和提单出证要求;将订单信息反馈给单证组,要求单证组按具体要求出具相关单据,并负责整个订单的全局跟踪;
(6负责出口单据的最后审查工作,并提示财务部做银行交单记录; (7负责做好产品的售后服务工作,增进客户关系,及时解决客户的问题,并将产品质量信息及时反馈到市场部和品管部;提高客户满意度,增强企业信誉; (8负责出口应收帐款资金的回收工作,及时跟踪货款到帐日的应收情况,提醒单证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作; (9协助单证组做好基本资料归档工作,并对资料信息和整理工作作应有的指导; (10负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作,建立健全各种原始记录、统计台帐,及时汇总填报年、季、月度出口统计报表。 3.单证组是外贸部的内部协调人员,主要职责为: (1做好基本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资 料; (2配合业务组缮制和准备相关出口单据:危包证(可选、出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据; (3及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组;已结汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作; (4协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货,邮寄样品,查询等工作。 二、出口流程管理
河钢供应链平台订单/合同管理使用手册—唐钢 目录 1、服务流程介绍 (2) 2、操作流程介绍 (3) 2.1绑定sap供应商编码 (3) 2.2收货单管理 (4) 2.3入账通知单管理 (5) 2.4 现场/邮寄交单 (6) 2.5发票管理 (6) 3、常见问题处理 (7)
河钢供应链平台订单/合同管理使用手册 河钢供应链平台的【订单/合同管理】-【录发票(唐钢专属)】模块，该模块主要为河钢唐钢供应商提供发票录入以及入账通知单打印等功能。 1、服务流程介绍
2、操作流程介绍 2.1绑定sap供应商编码 2.1.1 登陆河钢供应链平台，点击订单/合同管理。 2.1.2 点击“录发票（唐钢专属）”-“SAP供应商编码”，输入编码，进行绑定保存。首次绑定即可，SAP供应商编码可详询采购方相关人员。
2.2收货单管理 2.2.1点击“收货单管理”，可通过输入SAP采购订单号和SAP采购订单行目号，选择发票状态，查找所需收货单；勾选所需收货单点击“录入发票”，跳转至新界面。 2.2.2在“本次结算数量”处输入开票数量，系统关联生出“本次结算金额”； 2.2.3完善收款信息；
2.2.4添加发票信息，点击“添加发票”后上传至已录入发票处； 2.2.5 依次上传所需发票信息，完成“验票”操作后，点击“保存”。 2.3入账通知单管理 点击“入账通知单管理”，查询所需入账通知单，点击“打印”，即可打印出所生成的入款通知单。
2.4 现场/邮寄交单 供应商将发票与入账通知单一同提交/邮寄至唐钢财务，即完成此次操作。 2.5发票管理 当唐钢财务审核发票有误时，经双方沟通确认错误项后，点击“发票管理”-“修改发票”，录入正确发票信息，在系统上进行替换，并重新提交或邮寄正确发票至唐钢财务。
长春一汽四环汽车股份有限公司车轮分公司 质量体系文件 CAC4Z3-56-014-2001 订货合同管理制度 （B版） 编制/日期：方晖/2001.7.08 审核/日期：郜然/2001.7.10
审批/日期：王进路/2001.7.16
实施日期：2001.7.18 订货合同管理制度 一、总则： 1．本订货合同系指采购部采购所辖物资而签订的合同；2．为了加强订货合同的管理以维护我公司的经济利益，保证合同的正常履约，特制定本制度。 3．签订订货合同一律使用我公司统一编号的“合专用章”； 4．订立订货合同必须采用书面形式。 5．订货合同包括所有能够反映合同内容的直接、间接的函件协议及其它书面内容等。 二、分则： 1．合同签订： 1) 凡外购物资必须由订货者依据技术标准签订合同。 2) 特殊要求进货的物资应由申请单位下达技术便函，经采购 部登记后按规定程序办理。便函由主 管计划员备存作为外购依据。 3) 订货合同依据合同法规定要求签订。其中订货合同内容包
括： 合同编号、签订时间、地点、材料品种、规格、型 号、订货数量、价格、交货时间、技术标准、包 装、运输方式、到货站(港) 、开户行、帐号、结算 方式、邮政编码、税务代码，违约责任、供需双方 签字盖章等。 合同编号：除钢厂合同固有的编号以外，我方签订合同时按规则对合同编号。 年份——交货期——供货商简写(汉字) 。 4) 订货合同签订前必须掌握对方的法人资格、经营范围、资 产情况和履约能力。 5) 未经主管领导同意不得随意签订订货合同。 6) 订货“合同专用章”由采购部部长保管，未经领导同意不 能使用；严禁使用“合同专用章”从事与本业务无关的事情。
公司销售业务合同管理规定及流程 为加强和完善公司销售业务合同的管理，对销售业务合同的履行、实施进行有效监控，特制定本合同管理流程。 一、合同、协议的审批权限 销售副总、市场部经理对业务合同签订进行审核，并对合同执行采取的风险措施提出建议。 1、所有业务合同、协议需要在原始文本上添加内容、修改内容的，必须由 主管副总审批签字，并在修改处加盖合同章。 2、静点非联网客户的合同签订，必须报销售副总审批。 3、新装静点客户《静点业务监控服务期特别约定》中给客户送1—2个月 服务费的，由部门经理审批。 4、新装静点客户《静点业务监控服务期特别约定》中给客户送3个月（含3个 月）以上的月服务费，报销售副总审批。 5、续约客户《静点业务监控服务期特别约定》中给客户送1—2个月月服务 费，由收费主管核实签字，由部门经理签字，报经销售副总批准。 6、续约客户《静点业务监控服务期特别约定》中给客户送3个月（含3个 月）月服务费，由部门经理签字，报经销售副总批准。 7、合同、协议经部门经理签字确认后，方可到办公室盖章。在客户交纳业务款项后，此合同正式生效。 二、合同履行 1、合同生效后，合同履行部门要安排相关项目人员随时跟踪合同履行 情况，发现问题及时上报总经理。 2、合同履行过程中发现客户主体名称不一致、合同权利义务转让及履 行延迟等特殊情况，业务经办及时上报市场部经理及客服部经理， 以便及时处理。 三、合同的登记、归档 1、合同签订后，合同管理员应在合同文本上标注合同编号，以便查找 及监督履行。 2、合同管理员要建立完整的合同静点数据库，静点数据库中要输入的 有：账号、合同编号、合同名称、合同金额、业务类别、监控起止
XXXXXXXXXX有限公司管理文件采购合同订单管理办法 XXXXXXXXX-V1.0 拟制 审核 会签 批准 2020-3-25发布2020-4-1实施 发布
采购合同订单管理办法 1.目的 1.1规范采购合同订单的作业流程； 1.2确保采购作业正确性、时效性和规范化； 2.适用范围 适用于全公司生产性物资的采购作业 3.定义 3.1生产性物资：直接在产品生产过程中使用的各类原材料，包括构成产品设计BOM清单中的设计物料及生产用辅 料，但已确定为零星采购的物料不包括在内。 3.1 风险采购：有下列情况之一者，视为风险采购物资： A)行情波动较大的（含上升或下降）或市场供求关系发生重大变化（供过于求或求过于供），为节约采购成本需 一次性大批量采购的物资； B)原供应商被取消，新的供应商还在认定中的物资； C)因标准采购周期发生变化或采购周期原因造成无法满足需求计划的物资； D)新产品开发过程中出现需求明确而技术状态仍未冻结的物资； E)产品认定已经合格，但还未列入BOM清单的物资； 3.2 采购订单(PO)：是指采购员根据生产计划和资源状况，依据BOM清单向供应商发出的生产、研发过程中所需的各类原材料的到货验证、结算以及相关责任追溯的凭证； 3.3采购预计划（FORECAST）：由操作采购员向供应商发出的供应商备料计划、资源准备的采购意向凭证。 4职责 4.3供应链管理部：负责物资定价，确定供应商份额；保证采购订单的及时性和正确性，物料交期的跟踪、到货， 以及物料使用异常的及时处理； 4.4库房：负责到货物资的数量确认和收货，在发生收料异常(数量短少，型号错误等)时及时通知采购处理；通知IQC 对来料进行检验； 4.5质量部：接到库房检验通知后安排抽样检验，如有品质异常通知采购共同处理； 4.4 生产部：制定生产计划，定期通知供应链管理部排产计划，清理物料实际齐套情况并与供应链管理部一起根据 物料齐套的难点问题及时调整生产计划 4.5 营销部：负责向供应链管理部提供销售预测及其变动情况，并在征询供应链管理部物料采购情况的意见后协调 客户和相关部门，以便供应链管理部制定和修正采购计划。 5分类和作业流程 5.1 分类 采购合同订单管理办法包括：采购合同订单处理及审批流程、未清订单管理办法和采购订单合同书管理办法；
精心整理 合同管理程序 1.目的： 明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。 2适用范围： 适用于公司产品销售合同、订单的管理。 3定义： 略 4职责分配： 4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进 行跟进。 4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。 4.3总经理：负责合同/订单评审表的批准。 5.过程分析乌龟图: 6流程图： 流程图 责任部门 相关表单 合同管理过程 ●业务洽谈●接收合同/订单 ●合同/订单的评审 ●合同的签订和合同/订单的执行 ●合同/订单的更改/取消 ●顾客合同/订单及其 变更 ●计算机系统 ●电话 ●销售部：合同/订单管理的 归口管理部门 ●各部门：参与合同/订单的评审 ●合同/订单评审表 ●顾客订货要求●合同/订单评审及时率 ●订单交期准确率 ●合同管理程序 用什么资源 （设备、材料等）？ 谁来做？ 输入 输出 用何程序、方 法？ 用何指标衡量？
7程序内容： 7.1业务洽谈 7.1.2洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交 付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。 7.2接收合同/订单 7.2.1本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口 头订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。 7.2.2销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。 7.2.3销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单； 1）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单 2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术 要求、包装要求的合同/订单 7.2.4销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。 7.3合同/订单的评审 7.3.1合同/订单的要求。合同/订单评审要保证： 1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件 2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地 方得到了解决 未通 合同/订单业务洽谈 合同/订单评 合同的签订与 合同/订 合同/订 通过
一.客户询盘： 一般来说,客户在下正式的PurchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。 二.报价： 对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品数量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。 比较常用的报价方式有：FOB“船上交货”、CFR“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”等形式。 业务部应及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出ProformaInvoice给客户做正式报价。 三.订单/签约订货： 贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。 在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。 四.下生产订单： 得到客户的订单确认(PurchaseOrder)后，给工厂下订单，安排生产计划。 五.业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。 审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批。合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。 六.落实付款方式（信用证） 比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。 1.如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。TT付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。 2.如果是放帐的客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。
合同管理流程 编制日期 审核日期 批准日期 修订记录 日期修订状态修改内容修改人审核人批准人
合同管理流程 合同策划 合同形成及管理 合同变更、转让或解除 支持文件 区域公司领导各经办部门/合约组成本管理部 亦可由对方提出 审批路径与合同签署前的审批路径相同 Y Y 合约规划 《合同标准文本审批表》 提出变更、转让或解除申请 《采购方式选择作业指引》 合同审批 《合约分解表》 《档案管理作业指引》 合同履约检查和后评估 按审批意见执行 组织编制标准合同文本 登记存档 合同草拟 合同签署 审批 《项目成本管理流程》 审批 总结归档 合同交底履行 工程招标管理流程 发起审核 项目成本管理流程 合同谈判 《工程招标管理流程》《合同会签审批表》
1.目的 1.1.规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益。 2.适用范围 2.1.项目开发中对外签订的各类采购合同，包括实物的采购和服务过程的采购。 3.术语和定义 3.1.标准化合同：本流程中所述标准化合同，即公司为了规避合同风险，同时在合同洽谈前掌 握主动权，对公司核心业务的外包合同自行编制的标准合同文本。在标准合同文本中要基本锁定商务条款和法律条款，任何合同的签订，在有标准合同文本的前提下，应使用标准化合同。 3.2.采购合同的分类定义如下； 3.2.1.工程及材料设备类合同：总、分包施工合同，监理合同，材料、设备订购合同等。 3.2.2.技术服务类合同：勘察、设计合同，造价合同。 3.2.3.营销类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告制作、广告设计、媒体、 营销现场包装、印刷品、销售代理、物业管理等合同。 3.2. 4.其他类合同：土地及相关合同等。 4.职责 4.1.成本管理部 4.1.1.负责组织合约规划并确定合约规划方案。 4.1.2.负责组织并推动公司的合同标准化工作。 4.1.3.负责公司设计、工程及材料设备类合同的商务条款审查和谈判。 4.1.4.负责合同的登记、保管，建立公司合同台帐。 4.1. 5.定期对合同的履约情况、执行情况进行抽查。 4.2.财务管理部 4.3.1．负责对各类合同进行财务审核； 4.3.2．负责有关合同事宜与外部法律顾问的对接。 4.2.1.公司各经办部门 4.2.2.配合进行合约规划。 4.2.3.负责本专业部门标准合同文本的制定和修订。 4.2.4.负责本专业或职责范围内的合同的草拟、谈判与签署。 4.2. 5.负责本部门合同台帐的登记与管理。 4.2.6.负责发起本专业外包合同的评审与会签。 4.2.7.负责本部门经办合同的履约监控。 4.2.8.负责发起本部门经办合同的变更、转让或解除事宜。
外贸公司出口管理制度（会计资料下载） 一、出口贸易统计制度 第一条出口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、出口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。 第二条要专人负责出口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。 第三条统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报送： 1．周报内容为一周内货物实际出口情况，应于每星期六下午报至主管。 2．季报内容为季末月28日到本季末月的27日的实际出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。 3．年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。 第四条已上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，影响应提前填报。 第五条商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。 第六条统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。 二、出口报关管理规定 （一）目的
第一条为加强货物出口报关管理，提高工作效率，特制定本规定。 （二）出口报关 第一条总公司各部门及下属企业虚办理一般贸易出口货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。 第二条在一般情况下，星期日和节假日停止报关出货。如影情况紧急确需报关出货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。 第三条报关员在报关出货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。 三、一般贸易出口收汇核销管理规定 (一)目的 第一条为加强出口收汇管理，健全出口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。 （二）核销单的领用及管理 第一条公司的一般贸易出口收汇核销单由外贸经理统一向外汇管理局申领，集中保管。 第二条各有关出口企业应配备核销单领用登记本，登记本由财务部保管。 第三条领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。
外贸新人的最详细业务流程 外贸就是和老外做生意，挣老外的银子。一般的操作流程过程如下： 1），和老外谈生意，接订单 2），备货：下订单到工厂生产或采购 3），进出口商品检验检疫局检验货物（这个叫“商检”） 4），向海关申报出口（“报关”） 5），把货物运输出国,交给客人（“货运”） 6），从客人那里收钱结汇（“收汇”） 7），向外汇管理局申报（“核销”） 8），向国税局申报（“退税”）。 在这里边，很多工作是交给专门的机构去做的。货代帮你“报关”和“货运”以及买保险，银行帮你“收汇”，工厂帮你“商检”，所以你只要集中心思跟老外谈生意就可以了，但是你也要了解一些这些流程，不光有配合的问题，里边还有费用问题。 第一步和老外谈生意接订单 这里有四个内容： a,客人怎么来？ b,报价怎么报？ c,合同怎么签？ d,钱该怎么付？ 客人怎么来？ 有几种办法，主要的有，一，网上吆喝，找买家。二，参加展会，揽生意。相对而言，网上找客人费用低，成交率低；展会费用高，成交率高。还有其它找客人的办法。 网上一边找客户一边发布信息，在中文的贸易平台上，你招来的都是国内的贸易公司，但也不要都放弃，说不准有的还有用；要上国外的贸易平台，若是你的邮箱里有Enquiry，说不准你的生意来了。 展会就比较直观了，国内的有广东的广交会，上海的华交会.国外的就更多了，若是有老外前来询盘，你就可以跟老外当面外讨价还价了，这就是要报价了。小提示 A 尤其是在网上找客人的业务人员，你给客人的mail 等信函是被快速阅读的，如何吸引人和得到回复，那你的mail必须符合当地的特色，比如说你按欧洲人的标准来写，那将是被认为你在了解欧洲，是“courtoisie”（礼节）。同时信函不要写得太长或太短；不要忘了写自己的职务和名字；不要忘了很多老外对中国是一无所知的。。。。 报价怎么报？ 报价里有什么内容呢？货物的成本+其他费用+利润。 以一单服装为例，货物的成本就是采购服装的价钱(如果是让工厂生产的话，就是采购面辅料的费用+付给工厂的加工费用)。 其它费用就是运费（价格条件里有说明）+杂费+报关费用+公司日常开销费用......等等。 利润就是自己挣的钱，有两部分组成：从老外那里获利+国税局的退税。所以在搞清货物品名、型号、数量、包装规格、交货期、付款方式及柜型等等之时，要搞清报价里还含有以下内容：
天水嘉讯网络科技有限公司合同管理制度及流程 <第一版> 天水生活网 二〇一四年一月二十四日
目录 第一节目的 (1) 第二节适用范围 (1) 第三节合同管理部门及职责 (1) 第四节合同时间流程具体规定 (2) 第五节合同具体要求 (3) 第六节合同的变更、解除合同（产品的下线） (5) 第七节无效合同 (6)
第一节目的 第一条为规范公司合同管理、防范与控制合同信息正确性，将有效团购信息全面的展示给消费者，明确自己的岗位职责，特制定本规范。 第二节适用范围 第二条本规范适用于天水嘉讯网络科技有限公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等。 第三节合同管理部门及职责 第三条总经理负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。市场部经理负责团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等经济合同的审批，出现特殊情况合同可向总经理请示；编辑部负责合同信息的编辑审核上线；行政部负责合同发放、盖章、归档、备案和管理，监督检查合同履行执行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出修改意见。 第四条相关部门的主要职责： （一）业务员负责合同洽谈协商起草签订工作。
（二）业务员签订好正式合同后和商家约定拍照时间，应告知商家拍照基本内容，友好提醒商家安排好拍照所准备的物品。 （三）市场部经理负责合同的答疑、审核工作。 （四）编辑部负责合同信息的编辑（拍照、图片处理、文字编辑）审核上线工作； （五）编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码； （六）业务员在产品上线前一天负责将菜单、账号、密码提供给商家，并教会兑换流程； （七）财务部门负责按期给商家打款工作，及时报送合同打款情况报表及有关资料提供给市场部； （八）行政部负责合同的归档管理工作。 第四节合同时间流程具体规定 第五条合同正式签订交至行政部起为合同开始流通时间，合同流通时间为2天。编辑部自接到合同起在流通时间范围内合理安排工作流程（拍照时间、图片处理、上线审核）按时将产品上线，不得随意延期。 第六条如出现产品需及时上线的特殊情况（即加急上线合同），需业务员向部门经理请示，部门经理审批，市场部必须提前一小时以书面形式告知行政部，行政审核，编辑部接到行政部加急书面通知，编
一般工厂外贸操作流程 1．客户询盘： 一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3．得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。 4．下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。 审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6．下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后 应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他 可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7．验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查 货日期告知计划部。
一般合同管理业务流程 一、业务目标 1经营目标 1.1规范公司经营行为，强化合同治理，防范法律风险, 有效爱护公司的合法权益。 2合规目标 2.1合同订立符合相关法律、法规和股份公司合同治理 制度的规定。 二、业务风险 1经营风险 1.1合同内容不完整，阻碍合同履行，致使生产经营受 到阻碍。 1.2合同权益义务约定不明确，存在或然风险。 1.3合同条款不完善，显现加重公司责任或排除公司权 益的情形，不利于公司合法权益的爱护。 2合规风险 2.1违反相关法律、法规，导致合同不能成立、无效或 被撤销。 2.2违反相关法律法规、侵害社会公共利益，受到行政 或司法惩戒。
2.3违反股份公司章程和相关内部治理制度，合同不能 通过内部批准，阻碍生产经营。 三、业务流程步骤与操纵点 1合同依据 1.1合同主办部门应在本部门职责范畴和权限内依照公 司生产经营打算订立合同。生产经营打算包括但不 限于物资采购打算、产品销售打算、大中小修打算 等。 2资信调查 2.1合同主办部门应当审查（或者配合内部资信治理部 门审查）拟签约对象的主体资格、资信情形及履约 能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象， 必要时可提请相关部门予以协助。 3文本选择 4合同会签及审批 4.1合同主办部门依照合同的性质、种类、关联程度等 确定合同会签部门，会签部门一样包括业务关联部 门、打算部门、财务部门、法律事务部门等。4.2合同会签的表现形式为《合同会签审批表》。各会签 部门依照职责分工对相关条款进行审查，在《合同 会签审批表》上发表会签意见。分（子）公司可采
取业务信息治理系统等电子形式，进行合同审批工 作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。 会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会 签单位协商，取得一致意见；无法取得一致意见的， 列出各方的理据，按规定权限报批。 4.3履行完会签程序的合同，按规定权限审批。 5文本审核 合同签署前，文本必须通过合同治理员审核。 5.1下列合同文本由合同主办部门兼职合同治理员审 核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订 合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文 本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应 该在合同会签前完成。 5.2下列合同文本由法律事务部门专职合同治理员审 核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上 做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟 订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。该 审核前，合同文本必须通过其他相关部门会签。5.3法律事务部门专职合同治理员以出具法律意见书作 为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部 门负责人签发。 6合同编号
文件编号：HLLG-GS-B-09 页数：共6页第1页 浙江海亮股份有限公司 合同订单管理程序 编制：雷婷 审核：何旭鸣 批准：赵利兴 受控：受控 执行日期： 2015年3月15日
本管理文件修订历史信息： 文件会签：
合同订单管理程序 1.0目的 为保证能正确识别和理解顾客要求，评价并确认本公司具有满足顾客要求的能力，以规范合同/订单评审活动，并加强与顾客的沟通，特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司与顾客有关过程的控制及与产品有关的所有合同/订单的评审活动。 3.0职责 3.1销售部开展市场调查、拟订营销目标和策略，组织开展产品推广和售前服务。 3.2销售部负责与顾客有关的过程的控制，组织合同评审并实施监控，负责与顾 客的沟通及交付后的服务活动，并保存相关记录及资料。 3.3 各部门负责人就本部门满足顾客和合同要求的能力进行评审并实施。 3.4 必要时由总经理审核并协调合同评审结论。 4.0定义 4.1合同：是指有长期合作协议或以公司规范合同销售定型产品的书面合同，是 产品长期批量供货的总合同。 4.2 订单：是指根据需要，在合同范围内下的订货协议(包括口头、来电、来函、 传真、邮件等)。 5.0程序 5.1市场营销和售前服务 5.1.1销售部组织并开展市场调查的工作，每年不得低于一次，并于每次调查完 成之后提交《市场调研报告》，其内容至少包括： 1)主导产品的市场占有率 2)国内外竞争对手的占有率与竞争策略，技术现状 3)当前顾客及潜在顾客的需求和对未来产品发展的期望 4)外部竞争中的机会 5)外部竞争中的威胁 5.1.2销售部根据市场调查的分析结果，拟订《市场营销计划》，于每年12月15
LAGM/P—YW-03合同管理程序 1目的 为明确审批资格及合同管理权责，规范合同管理流程，防范和化解经营风险，有效维护公司合法权益，特制定本程序。 2范围 适用于公司本部、专业子（分）公司对外签订的各类合同、协议的全过程管理。3职责 3.1专业子（分）公司 负责各自职责和授权范围内非标准文本合同的草拟，组织本公司业务范围内的常规合同谈判和履行。 3.2综合管理部 a)负责制定、修订公司主营业务格式合同的标准文本； b)组织合同签订前的评审； c)对重大合同评审，参与重大合同的谈判，防范法律风险； d)归口管理经济合同纠纷、仲裁及诉讼等法律事务； e)管理合同台账、档案、合同专用章。 3.3商务运营部 a)负责组织战略合作框架协议、重大合同的谈判； b)组织供销集体定价及业务合同执行的全程监管； c)负责外贸合同的翻译，外文版合同的草拟。 3.3财务管理部 负责对合同中财务风险条款评审，负责合同预算执行控制。 3.4风险管理部 负责合同管理全过程风险控制措施的监管。 3.5人力资源部 负责确定合同管理相关人员的岗位要求，组织合同管理人员的培训及调整。3.6党政工作部 负责公司办公品及低值易耗品等采购合同的签订。
4 程序 4.1合同管理人员 4.1.1合同经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 4.1.2人力资源部制定《合同管理员岗位说明书》识别合同管理岗位所需的管理技能、经验、培训、工作经历，监督、调整公司合同管理岗位，保证不相容岗位的设置，并根据需要加以调整。 4.1.3公司对外合同的签订应由法定代表人或其授权的人签章，按《公司法人授权委托管理办法》分级授权，未经授权岗位不得参与合同管理。 4.2合同文本拟定 4.2.1综合管理部制定《合同文本编制审核流程》对合同编制前对方的资格审查、内容谈判和文本拟定进行规范，明确合同文本管理权责、流程，确保合同文本行为符合国家法律法规，避免公司遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 4.2.2各专业子(分)公司拟定合同过程中，与合同对方充分沟通，必要时按《合同谈判流程》组织相应规格的谈判，在合同谈判过程中，谈判人应认真了解对方当事人的情况，包括对方的主体资格、经营范围、履约能力和资信情况等信息，保留谈判记录。 4.2.3合同分常规合同和特殊合同，常规合同指业务正常运行的批次合同；特殊合同指除常规合同外的重大合同，如大型业务合同、新开发业务合同、战略合作业务合同（协议）、涉外合同等。 4.2.4常规合同应使用综合管理部审批后的统一标准合同文本，未经公司审批，任何人无权变更合同文本。特殊合同由各专业子(分)公司根据《合同文本编制审核流程》的规定草拟合同文本，经综合管理部审核，总经理批准后，拟定正式合同文本。 4.3合同评审 4.3.1合同评审的组织形式 a)各专业子（分）公司拟定的正式合同文本，在正式签订前由综合管理部组织合同评审。 b)特殊合同必须实行内部评审、会签制。
华为合同订单管理 前言 蓝草咨询的目标：为用户提升工作业绩优异而努力，为用户明天事业腾飞以蓄能！蓝草咨询的老师：都有多年实战经验，拒绝传统的说教，以案例分析，讲故事为核心，化繁为简，互动体验场景，把学员当成真诚的朋友！ 蓝草咨询的课程：以满足初级、中级、中高级的学员的个性化培训为出发点，通过学习达成不仅当前岗位知识与技能，同时为晋升岗位所需知识与技能做准备。课程设计不仅注意突出落地性、实战性、技能型，而且特别关注新技术、新渠道、新知识、创新型在实践中运用。 蓝草咨询的愿景：卓越的培训是获得知识的绝佳路径，同时是学员快乐的旅程，为快乐而培训为培训更快乐！目前开班的城市：北京、上海、深圳、苏州、香格里拉、荔波，行万里路，破万卷书！ 蓝草咨询的增值服务：可以提供开具培训费的增值税专用发票。让用户合理利用国家鼓励培训各种优惠的政策。报名学习蓝草咨询的培训等学员可以申请免费成为“蓝草club”会员，会员可以免费参加（某些活动只收取成本费用）蓝草club定期不定期举办活动，如联谊会、读书会、品鉴会等。报名学习蓝草咨询培训的学员可以自愿参加蓝草企业“蓝草朋友圈”，分享来自全国各地、多行业多领域的多方面资源，感受朋友们的成功快乐。培训成绩合格的学员获颁培训结业证书，某些课程可以获得国内知名大学颁发的证书和国际培训证书（学员仅仅承担成本费用）。成为“蓝草club”会员的学员，报名参加另外蓝草举办的培训课程的，可以享受该培训课程多种优惠。 课程背景 华为的企业管理已经进入流程化、规范化的阶段。华为在市场上不断取得成功的同时，也
在不断地引入世界一流的管理理念和管理方法。而且，华为能够做到博采众家之长，把西方现代化的管理思想与中国实践相结合，创造了华为独具特色的管理方式。其中，华为在订单管理上的一整套体系的建立，降低了企业内部履行订单的成本，加速了订单履行的进度，改进了订单履行的质量，提高了客户满意度，从而保证了客户与华为紧密的合作关系，非常值得众多企业借鉴与学习。 课程收益 如何从客户需求的前端去挖掘和引导需求 如何正确地分析市场、引导客户 如何与客户共同做好市场预测和网络规划 如何保证合同质量和订单履行的质量 如何保证工程进度和项目验收进度 如何保证订单的回款 课程对象：总经理、销售总监、运营总监、区域总监、培训总监、销售经理、运营经理、区域经理、培训经理、中高层主管等 课程特色 陈锐老师结合在华为近20年的一线销售经验，运用案例、讨论、演练、视频、辩论等多种手段，带领学员从华为在市场一线取得的成功案例和经验出发，总结和提炼出普遍性的理论，使学员迅速掌握核心理念和工具方法，能够应用到实际工作当中 课程大纲 第一部分了解合同订单管理方面的基本知识 一、为什么要进行合同订单管理 1、市场环境的变化 2、企业良性经营的需要